Утвержден
Главным архивным управлением
при Совете Министров СССР
6 марта 1963 года
Одобрен
Центральной
экспертно-проверочной комиссией
Главного архивного управления
при Совете Министров СССР
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ, ОБЩЕСТВЕННЫХ И КООПЕРАТИВНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ СССР
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ
МЕТОДИЧЕСКИЕ
УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ
МАТЕРИАЛОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1. ВВЕДЕНИЕ
"Перечень документальных материалов
по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений,
организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов"
распространяется на документальные материалы по личному составу государственных,
общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий союзного,
республиканского и местного значения. Перечень предусматривает различные виды
документов, касающиеся лиц, как состоящих (состоявших) в штате учреждений,
организаций и предприятий <*>, так и привлекавшихся для работы в качестве
нештатных сотрудников (по договору, трудовому соглашению и т.п.). Эти материалы
отражают вопросы приема, перемещения, увольнения и учета рабочих и служащих,
выдачи заработной платы (расчетов с военнослужащими, с членами кооперативных и
общественных организаций), награждения, аттестации и квалификации. Помимо
перечисленных материалов в настоящий Перечень включены также документы по учету
персонального состава депутатов высших и местных органов государственной
власти, членов Верховных, краевых, областных, городских судов, народных судей и
заседателей, членов общественных и кооперативных организаций, материалы,
подтверждающие получение образования, присвоение ученых степеней и званий,
материалы по пенсионному обеспечению.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте вместо слов
"учреждения, организации и предприятия" употребляется, как правило,
слово "учреждения".
Все поименованные материалы характеризуют
правовые, трудовые, служебные и другие взаимоотношения отдельных лиц с
государственными, общественными и кооперативно-колхозными учреждениями,
организациями, предприятиями и подтверждают трудовой стаж, оплату труда,
изменения в должностном и социально-правовом положении рабочих и служащих, получение
образования учащимися и некоторые другие стороны жизни. Поэтому данную
документацию принято называть материалами по личному составу. Они используются,
в первую очередь, в справочных целях. Вместе с тем определенная часть этих
материалов является ценным источником биографического, исторического и
социально-экономического характера, так как в них содержатся сведения о
конкретных участниках строительства социалистического и коммунистического
общества.
В связи с этим экспертиза ценности
материалов по личному составу предполагает выявление и отбор на постоянное
хранение тех из них, которые имеют научное значение.
Ранее изданными перечнями документальных
материалов для значительной части документации по личному составу
предусматривалось постоянное хранение (приказы по личному составу, личные дела,
лицевые счета, трудовые книжки и др.). Однако постоянное хранение всех этих
материалов не вызывается необходимостью, ибо не все они имеют
научно-историческую ценность, а практическое значение их ограничивается, в основном,
продолжительностью жизни лиц, сведения о которых отражены в этих материалах.
Вследствие этого для многих категорий документов, которым раньше
предусматривалось постоянное хранение, настоящим Перечнем устанавливаются
временные (до 75 л. ЭПК) сроки хранения <*> (приказы по личному составу,
личные дела, лицевые счета и др.) с последующим проведением экспертизы их
ценности.
--------------------------------
<*> Порядок исчисления сроков
хранения документальных материалов по личному составу определен в подразделе
"Структура и порядок применения перечня" настоящих Указаний.
Настоящий Перечень применяется при
экспертизе ценности документации по личному составу, при составлении
ведомственных перечней документальных материалов и номенклатур дел. При этом
снижение в ведомственных перечнях сроков хранения, установленных данным
Перечнем, и снятие стоящей при сроках хранения отметки ЭПК воспрещается.
Увеличение сроков хранения в ведомственных перечнях допускается тогда, когда
это вызывается особенностями работы учреждений.
В тех случаях, когда в учреждениях
образуются материалы по личному составу, не предусмотренные данным Перечнем,
они также должны включаться в ведомственный перечень. Сроки хранения для таких
материалов устанавливаются по согласованию с соответствующим архивным
учреждением.
2. СТРУКТУРА И
ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕРЕЧНЯ
Документальные материалы распределены в
Перечне в зависимости от их целевого назначения по девяти разделам. Первый
раздел включает материалы по персональному учету депутатов высших и местных
органов государственной власти, членов Верховных, краевых, областных, городских
судов, народных судей и заседателей. Второй раздел содержит материалы,
относящиеся к приему, перемещению, увольнению и учету личного состава
учреждений, организаций и предприятий, подразделений армии и флота. В третьем
разделе представлена документация, подтверждающая получение образования и
относящаяся к учету учащихся учебных заведений и регистрации их успеваемости.
Четвертый раздел посвящен документальным материалам по оплате труда рабочих и
служащих, денежным расчетам с военнослужащими, выплате стипендий учащимся.
Пятым разделом предусмотрены документы по учету членов общественных и
кооперативных организаций, а шестым - материалы, связанные с денежными и
другими расчетами с ними. В седьмом разделе содержится документация по
награждению и присвоению почетных званий, в восьмом - материалы по присвоению
ученых степеней и званий, аттестации и квалификации. Девятый раздел включает
документы по пенсионному обеспечению рабочих и служащих <*>.
--------------------------------
<*> VII - IX
разделами Перечня не предусмотрены законодательные и другие руководящие
материалы, а также материалы статистического и планового характера по вопросам
награждения, присвоения почетных званий и ученых степеней, аттестации и
квалификации рабочих и служащих, пенсионному обеспечению, образующиеся в
деятельности Президиумов Верховных Советов, министерств социального
обеспечения, министерств высшего и среднего специального образования,
Министерства Обороны СССР, т.е. тех учреждений, для которых названные вопросы являются основными или занимают большое место в их
деятельности. Сроки хранения такой документации в этих учреждениях
предусматриваются соответствующими ведомственными перечнями.
Настоящим Перечнем не предусмотрены также
переписка и статистические материалы по личному составу (отчеты, доклады и
обзоры о состоянии кадров, отчеты по заработной плате, отчеты по учебной части,
по учету успеваемости и т.п.), образующиеся в деятельности учреждений. Такие
материалы должны предусматриваться соответствующими ведомственными перечнями.
В каждой статье Перечня обычно
предусматривается определенная разновидность документов по личному составу
(списки, книги, карточки и т.п.). В некоторых случаях в одной статье
объединяется несколько видов документов, однородных по содержанию или целевому
назначению. В названиях статей Перечня, в первую очередь, указываются виды
документов, а затем, как правило, раскрывается их содержание.
Основная часть документов представлена
материалами, образующимися в делопроизводстве учреждений в настоящее время.
Статьи в разделах Перечня
систематизированы по степени значимости вопросов, видам документов и срокам их
хранения.
Сроки хранения материалов установлены
Перечнем в зависимости от их научного и практического значения. Перечень
предусматривает постоянное хранение только для тех материалов, которые имеют
бесспорное научно-историческое значение. Для остальных документальных
материалов, в зависимости от их практического значения, установлены временные
сроки хранения от 1 года до 75 лет ЭПК. Отметка ЭПК, проставленная к срокам
хранения, означает, что среди этих материалов могут быть документы, имеющие
научное значение, которые должны быть отобраны на постоянное хранение.
Материалы, для которых Перечнем предусматриваются сроки хранения с указанной
отметкой, не могут быть уничтожены без санкции архивных органов. Отсутствие
отметки ЭПК предполагает, что эти документы имеют, в основном, только
справочное значение. Однако это не означает, что по истечении установленных
Перечнем сроков они безусловно подлежат уничтожению.
Уничтожение таких материалов допускается в том случае, когда в фонде имеются
основные документы долговременного хранения по определенному вопросу (и в
первую очередь, с отметкой ЭПК). Если основные документы по каким-либо причинам
не сохранились, то срок хранения других документальных материалов продлевается
в соответствии с примечаниями к статьям Перечня.
Исчисление сроков хранения документальных
материалов, которым установлены сроки хранения до 40 лет, производится с 1
января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством, за
исключением тех случаев, которые оговорены в примечаниях к статьям Перечня.
Для документальных
материалов, которым установлены сроки "50 л. ЭПК-в" и "75 л.
ЭПК-в", исчисление срока хранения следует производить с учетом возраста
человека (обозначаемого в Перечне буквой "в" к моменту окончания
дела. Продолжительность хранения такого дела
после окончания его делопроизводством должна равняться разности
"75-в" или "50-в", где "в" есть возраст данного
лица к моменту окончания дела.
Например, личное дело служащего
какого-либо учреждения, если оно окончено делопроизводством, когда служащему
было 25 лет, в справочных целях должно храниться в течение 50 лет (75 - 25 =
50).
Для документальных материалов,
составленных на группу лиц, срок хранения исчисляется с момента окончания их
делопроизводством.
По мере истечения указанных в Перечне
сроков хранения соответствующая документация должна подвергаться экспертизе
научной и практической ценности независимо от места ее хранения (в
государственном или ведомственном архиве).
Особое значение эта работа имеет для
ведомственных архивов, так как в соответствии с Положением о Государственном
архивном фонде Союза ССР документация по личному составу должна храниться в
учреждениях в течение 40 лет. По истечении этого срока
материалы по личному составу, утратившие справочное значение, но имеющие
научно-историческую ценность, передаются в государственные архивы <*>.
Документальные материалы по личному составу, не утратившие практического
значения, в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР по
решению архивных учреждений могут оставаться в учреждениях до истечения
установленных для них настоящим Перечнем сроков хранения.
--------------------------------
<*> Вопрос о передаче
документальных материалов по личному составу в виде оригиналов или их
микрофотокопии решается по согласованию с соответствующими архивными органами
или государственными архивами.
Архивные учреждения СССР осуществляют
прием материалов по личному составу согласно действующим спискам учреждений,
организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные
архивы. Если в учреждении, от которого указанными списками
прием материалов на государственное хранение не предусмотрен, образуются
некоторые материалы постоянного хранения (списки передовиков и новаторов
производства, списки лиц, добровольно выехавших на постоянную работу на
новостройки, в колхозы, совхозы, на лесоразработки, на освоение целинных
земель, личные дела лиц, впоследствии особо отличившихся, и др.), то оно
обязано об этом поставить в известность соответствующий государственный
архив. Государственный архив осуществляет их прием или от руководящего органа,
или непосредственно от этого учреждения.
Экспертиза ценности документальных
материалов по личному составу перед сдачей их на государственное хранение
проводится экспертной комиссией учреждения при участии сотрудников
соответствующего государственного архива. По материалам ранее ликвидированных
учреждений экспертизу проводит экспертная комиссия учреждения, которому были
переданы материалы на хранение.
При проведении экспертизы ценности
материалов по личному составу в ведомственных архивах отбираются материалы,
подлежащие сдаче на государственное хранение, и определяются сроки хранения
каждого дела, оставляемого для использования учреждением в справочных целях. На
материалы, отобранные к сдаче в государственный архив, составляется отдельная
опись по форме, предусмотренной действующими Правилами работы архивов
учреждений, организаций и предприятий. На документальные материалы по личному
составу, отобранные к уничтожению, составляются соответствующие акты,
предусмотренные правилами работы государственных и ведомственных архивов. Акты
на документацию временного хранения без отметок ЭПК утверждаются руководителями
учреждений. Однако уничтожение включенных в акты материалов может производиться
только после того, как ЭПК архивного органа утвердит описи на документацию
постоянного хранения. Акты на остальные материалы представляются на
рассмотрение ЭПК архивного органа. Самостоятельно, без представления в архивные
учреждения описей на материалы постоянного хранения, уничтожаются копийные и
дублетные документы по личному составу.
В работе по экспертизе в качестве
основного методического пособия должен использоваться данный Перечень. В случае
необходимости могут использоваться как типовые, так и ведомственные перечни, а
также раздел экспертизы научной и практической ценности документальных
материалов действующих правил работы государственных и ведомственных архивов и
другие пособия.
3. МЕТОДИКА
ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ
ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Экспертиза ценности документальных
материалов по личному составу проводится в соответствии с основными принципами
экспертизы научной и практической ценности документальных материалов. При
экспертизе ценности материалов необходимо учитывать обстоятельства, которые
определяют ценность документов не только с точки зрения современности, но и
будущего. Экспертиза ценности материалов проводится путем полистного просмотра
дел. Решение об оставлении документации на дальнейшее хранение или о выделении
к уничтожению принимается после ее всестороннего изучения. В процессе изучения
учитываются следующие критерии: вид документа и его содержание, роль и значение
деятельности лица, на которое заведены документальные материалы, значение
учреждения, в котором это лицо работало, время образования материалов, степень
сохранности фонда. Кроме того, учитываются юридическая сила, подлинность,
дублетность, поглощенность и другие особенности документов. Совокупность
указанных факторов определяет научную и практическую ценность документальных
материалов и позволяет правильно решать вопросы отбора их для хранения и
уничтожения.
Вид документа и его
содержание
В зависимости от целевого назначения и
содержания все документальные материалы по личному составу могут быть
подразделены на основные и второстепенные
(вспомогательные).
Основными документами следует считать те,
содержание которых наиболее полно раскрывает правовые, трудовые, служебные и
другие взаимоотношения граждан (рабочих, служащих, научных работников,
инженеров, деятелей науки и искусства, учащихся, пенсионеров и др.) с
государственными, общественными и кооперативными учреждениями и организациями.
Это - приказы по личному составу, личные дела и списки рабочих, служащих,
журналы и книги регистрации приема, перемещения и увольнения личного состава,
протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, личные дела и
списки учащихся, лицевые счета рабочих и служащих, наградные дела, материалы по
утверждению в ученых степенях и званиях и другие.
Определенная часть этих материалов имеет
бесспорное научное значение и должна оставляться на постоянное хранение. К их числу Перечнем отнесены личные дела и списки депутатов высших
и местных органов государственной власти, членов Верховных, краевых, областных,
городских судов, списки рабочих и служащих ведущих, основных учреждений,
материалы которых подлежат передаче в государственные архивы, книги, карточки и
списки учета передовиков и новаторов производства, заслуженных деятелей науки,
культуры и искусства, личные дела, списки и характеристики лиц, награжденных
правительственными наградами, материалы о присвоении почетных званий,
материалы об утверждении в ученых степенях и званиях, протоколы заседаний
государственных экзаменационных комиссий и другие документы. Поименованные
материалы являются ценным источником для изучения различных проявлений
общественной, политической, экономической, культурной и другой жизни общества,
так как они отражают конкретную деятельность лиц в конкретных исторических
условиях. Большое количество основной документации составляют
приказы по личному составу, личные дела рабочих и служащих, личные (учетные)
карточки рабочих, лицевые счета рабочих и служащих, протоколы заседаний
переводных экзаменационных комиссий, списки лиц, окончивших учебные заведения,
учетные карточки студентов и др. В этих материалах фиксируются все изменения в
служебном и другом положении трудящихся (или учащихся), и поэтому они являются
главными источниками для исполнения соответствующих запросов. Таким
материалам Перечнем установлены длительные сроки хранения - от 10 до 75 лет
ЭПК.
Второстепенными (вспомогательными)
документальными материалами являются материалы, создаваемые для различных целей
текущего характера. Это - копии документов по личному составу, листки по учету
кадров, книги учета личных дел, книги учета командированных, ведомости на
выдачу заработной платы (при наличии лицевых счетов), книги, журналы и
ведомости регистрации прихода и ухода рабочих и служащих, зачетные и
экзаменационные ведомости и листы, списки стипендиатов и другие. Таким
материалам Перечнем установлены кратковременные (от 1 года до 5 лет) сроки
хранения.
Вследствие того, что в довоенный период
некоторыми ведомственными перечнями для лицевых счетов рабочих и служащих
устанавливались временные сроки хранения, следует оставлять на хранение, на
срок, предусмотренный для них настоящим Перечнем, расчетные, платежные и тому
подобные ведомости. Аналогичный подход при отсутствии лицевых счетов должен
быть к договорам на производство работ и трудовым соглашениям. Особое внимание
при этом следует уделять материалам фондов строительных и промышленных
организаций.
Необходимо также иметь в виду, что в
одних и тех же целях в течение одного и того же исторического периода в
различных учреждениях создаются различные виды основной и вспомогательной
документации. Так, в настоящее время для фиксирования всех изменений в
прохождении службы в одних учреждениях применяются приказы, распоряжения,
постановления, в других - личные карточки рабочих, в третьих - записки о приеме
на работу рабочих и т.д. Кроме того, в различные периоды развития советского
государства создавались документы, аналогичные по назначению и сходные по
содержанию с ныне применяемыми документальными материалами, но отличные от них
по наименованиям документов. Так, в первые годы существования Советской власти
значение лицевых счетов имели ресконтро рабочих и служащих, наряду с личными
делами составлялись также формулярные и послужные списки. Приказы по личному
составу повсеместно были введены на территории Советского Союза только с начала
30-х годов, поэтому за более ранний период следует на тот же срок оставлять на
хранение другие документы, заменявшие их по своему назначению.
Таким образом, при проведении экспертизы
ценности документальных материалов по личному составу в первую очередь
необходимо установить, какие документы образовались в деятельности учреждения,
и выявить их основные и второстепенные виды. При определении научной или
практической ценности материалов по личному составу на постоянное или
дальнейшее временное хранение следует оставлять основные виды документов. При
отсутствии в фонде основных документов более длительное время должны храниться
заменяющие их второстепенные документы. Например, в случае отсутствия лицевых
счетов или ресконтро следует хранить в течение установленных для них сроков
требовательные и платежные ведомости; при отсутствии списков лиц, сдавших
государственные экзамены и окончивших учебное заведение, - списки учащихся
учебного заведения и т.д. Документы (основные и второстепенные) одного и того
же целевого назначения и содержания, независимо от их разновидности (приказ и
записка о приеме на работу, послужной и формулярный списки и т.п.), подлежат
хранению в течение одинаковых сроков.
При проведении экспертизы ценности
документальных материалов по личному составу, которым Перечнем установлены
временные сроки хранения, следует учитывать, что содержание этих материалов
(как основных, так и вспомогательных) может быть шире их целевого назначения,
выходить за рамки, определяемые их целевым назначением, вследствие чего они
могут иметь научно-историческое значение. Такие материалы должны быть оставлены
на постоянное хранение.
Например, должны быть сохранены книги
учета членов артелей, отложившиеся в двадцатые годы текущего столетия, если они
по своему содержанию могут служить дополнительным источником
социально-экономического характера, или приказы по личному составу, если по ним
устанавливаются существенные факты о деятельности данного учреждения,
отсутствующие в других документальных материалах фонда. Целесообразно оставлять
на хранение документы (отзывы, характеристики, представления и др.), независимо
от того, на кого они составлены, в которых раскрываются интересные и
малоизвестные события или отмечаются не повторяющиеся нигде биографические
сведения о другом лице, материалы о котором подлежат постоянному хранению.
Следует также оставлять на постоянное хранение характеристики лиц,
представленных к награждению или проходивших аттестацию, материалы по
назначению пенсий и другую документацию, предусмотренную VII - IX разделами
Перечня, если содержание этих документов существенно дополняет основные
материалы по личному составу, подлежащие постоянному хранению. Целесообразно
оставлять на постоянное хранение пенсионные дела, по которым можно проследить
случаи редкого долголетия, и другие материалы, являющиеся источниками, имеющими
научное значение.
Роль и значение
деятельности лица,
на которое заведены
документальные материалы
Материалы по личному составу являются
одним из основных источников биографического характера при изучении жизни и
деятельности лиц, особо проявивших себя в различных областях творчества,
общественной, политической, народнохозяйственной, научной, военной, культурной
и другой жизни. Поэтому одной из важнейших задач экспертизы ценности материалов
по личному составу является отбор на постоянное хранение материалов, которые
заведены на передовиков и новаторов производства во всех отраслях народного
хозяйства, представителей интеллигенции, внесших существенный вклад в развитие
науки, искусства, культуры, военнослужащих - активных участников боевых
действий, революционеров, активных строителей Советского государства.
При отборе материалов по личному составу
на хранение следует исходить из того, что роль и значение деятельности лиц,
сведения о которых отражаются в документах, может оцениваться в масштабе Союза,
республики, края, области, а в ряде случаев - в масштабе отдельно взятого
учреждения.
На хранение следует оставлять основные
виды документальных материалов по личному составу (личные дела, личные
карточки, послужные и формулярные списки, книги и карточки учета награжденных и
т.п.). Однако необходимо также учитывать содержание и других документов,
касающихся этих лиц, с целью выявления тех из них, которые представляют научную
ценность. Например, оставляются на хранение характеристики лиц, представленных
к награждению, характеристики лиц, награжденных ведомственными наградами, или
материалы по назначению пенсий и пенсионные дела, если в них имеются
существенные сведения, дополняющие содержание личного дела, послужного списка и
т.д.
Значение учреждения
При определении ценности документальных
материалов по личному составу следует учитывать значение учреждения, в процессе
деятельности которого они отложились. В зависимости от роли учреждения в
определенной ведомственной системе, а также в общей системе государственных и
общественных учреждений, документацию по личному составу следует оценивать
различно. В ведущих учреждениях они будут более ценными, чем в учреждениях
обслуживающего и вспомогательного характера. Например, списки личного состава
органов государственной власти и государственного управления, научно-исследовательских
и проектных организаций, крупных промышленных предприятий, совхозов, строек
наряду со справочным значением представляют научную ценность для изучения
истории этих учреждений и предприятий, их вклада в общее дело строительства
коммунизма (социализма). В то же время, списки рабочих и служащих
фабрики-прачечной, ателье, столовой, гаража и тому подобных заведений имеют,
как правило, только справочное значение. Списки учащихся Университета дружбы
народов им. Патриса Лумумбы, безусловно, имеют научно-историческую ценность для
изучения истории научных и культурных связей Советского Союза со слаборазвитыми
странами, а списки учащихся одного из многочисленных техникумов представляют,
главным образом, лишь справочное значение. Также неравнозначна ценность
приказов и распоряжений по личному составу арктических экспедиций и аналогичных
приказов и распоряжений по авиаремонтной мастерской, дровяному складу, магазину
и т.п. Лицевые счета забойщиков и других категорий рабочих высокой квалификации
крупных промышленных предприятий могут представлять научную ценность для
изучения вопросов о заработной плате, производительности труда, а лицевые счета
служащих контор связи имеют лишь справочное значение.
Время образования
материалов
При проведении экспертизы ценности
документальных материалов по личному составу следует учитывать такой фактор,
как время образования материалов. Все основные материалы по личному составу,
относящиеся к первым годам существования Советской власти вплоть до окончания
гражданской войны, как правило, уничтожению не подлежат вследствие того, что
они представляют большую ценность для использования в научных целях. Приказы по личному составу, личные дела, послужные и формулярные
списки, карточки учета рабочих и служащих, списки и другие основные материалы
по личному составу Советов рабочих, солдатских и крестьянских депутатов, фабрик
и заводов, высших и средних специальных учебных заведений и других учреждений
дают возможность более полно представить события Октябрьской революции на
местах, борьбу за установление и упрочение Советской власти. Поэтому
могут отбираться к уничтожению только дублетные документы и некоторые
поглощенные материалы, если последние не могут служить дополнительным
источником для научных исследований. Следует оставлять на постоянное хранение
материалы по учету безработных и выдачи им пособий (карточки учета безработных,
ведомости на выдачу пособия и т.п.). Такие материалы отложились за период 1918
- 1929 гг. во многих учреждениях, к которым безработные прикреплялись для
получения пособия до момента определения их на работу. Эти материалы
представляют научную ценность для изучения истории определенного периода
советского государства, для изучения роли того или иного учреждения в общих
усилиях страны, направленных на ликвидацию последствий разрухи.
Материалы по личному составу, относящиеся
к периоду Великой Отечественной войны, также требуют более тщательного
просмотра с целью выявления документов, необходимых для научного использования.
Например, следует оставлять на постоянное хранение списки сотрудников
учреждений, действовавших в прифронтовых районах, списки рабочих заводов
Ленинграда в период его блокады, списки членов выездных бригад на фронт, списки
лиц, внесших деньги на строительство танков, самолетов и т.п. Аналогичный
подход должен быть к материалам по личному составу, отложившимся в период
первых пятилеток и коллективизации сельского хозяйства.
В ряде случаев целесообразно оставлять на
хранение большинство основных материалов по личному составу некоторых
учреждений за первоначальный период их организации, например
сельскохозяйственных и рыболовецких артелей, культбаз и других учреждений в
национальных районах.
Степень сохранности
фонда
При проведении экспертизы ценности
материалов по личному составу, особенно за довоенный и военный периоды, особое
внимание следует также уделять степени сохранности материалов соответствующего
учреждения и в случае отсутствия основных документов хранить в течение
установленных для них сроков в справочных целях второстепенные материалы.
При отсутствии в составе фонда
документальных материалов обобщающего характера необходимо учитывать
возможность использования материалов по личному составу в качестве источника
социально-экономического характера.
Так, при отсутствии
в фонде крупного промышленного предприятия сводных статистических данных об
образовательном, возрастном, половом, партийном и социальном составе рабочих и
служащих, а также погодных списков, целесообразно оставлять для использования в
научных целях другие материалы по личному составу, в которых имеются
соответствующие сведения (личные дела, приказы, книги и журналы учета личного
состава, лицевые счета, ресконтро и др.). Если в
фонде какого-либо высшего учебного заведения отсутствуют статистические данные
о социальном, национальном, возрастном, половом составе учащихся, необходимо
оставлять на хранение списки окончивших учебное заведение, а в случае
отсутствия последних - списки учащихся учебных заведений с соответствующими
данными.
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ, ОБЩЕСТВЕННЫХ И КООПЕРАТИВНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ СССР
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ
┌───┬──────────────────────────────────────────────────────┬──────────────┐
│
N │ Наименование категорий документов, │ Сроки
│
│п/п│
книг и других материалов
│ хранения │
├───┼──────────────────────────────────────────────────────┼──────────────┤
│ │
I. Персональный состав депутатов высших и местных │ │
│ │
органов государственной власти, членов Верховных, │ │
│ │ краевых, областных и городских
(городов │ │
│ │ республиканского подчинения)
судов, │ │
│ │ народных судей и заседателей │ │
│ │
│ │
│1 │Личные дела депутатов Верховного
Совета СССР, │Пост. │
│ │Верховных Советов союзных и
автономных республик │ │
│2 │Картотеки личных дел депутатов
Верховного Совета │Пост. │
│ │СССР, Верховных Советов союзных и
автономных республик│ │
│3 │Списки депутатов Верховного Совета СССР,
Верховных │Пост. │
│ │Советов союзных и автономных
республик, местных │ │
│ │Советов депутатов трудящихся │ │
│4 │Личные дела членов Верховного Суда
СССР, Верховных │Пост. │
│ │судов союзных и автономных республик,
краевых, │ │
│ │областных и
городских (городов республиканского
│ │
│ │подчинения) судов │ │
│5 │Списки членов Верховного суда СССР,
Верховных судов │Пост. │
│ │союзных и автономных республик,
краевых, областных, │ │
│ │городских (городов республиканского
подчинения) судов,│ │
│ │народных судей │ │
│6 │Альбомы фотографий депутатов
Верховного Совета СССР, │Пост. │
│ │Верховных Советов союзных и
автономных республик, │ │
│ │Советов депутатов трудящихся краев,
областей и городов│ │
│ │республиканского подчинения │ │
│7 │Карточки депутатов местных Советов
депутатов │ │
│ │трудящихся: │ │
│ │
а) краевых, областных и городских
(республиканского │Пост. │
│ │
подчинения) Советов │ │
│ │
б) остальных Советов │75 л.
ЭПК-в │
│8 │Личные дела судей народных судов │75 л. ЭПК-в │
│9 │Лицевые счета депутатов Верховных
Советов Союза ССР и │75 л. ЭПК │
│ │союзных республик │ │
│10
│Списки народных заседателей: │ │
│ │
а) по 1 экземпляру списка каждого состава │Пост. │
│ │
б) остальные экземпляры │1 г.
<1> │
│ │
│ │
│ │
II. Прием, перемещение, увольнение рабочих │ │
│ │
и служащих учреждений, организаций и предприятий; │ │
│ │
служба в Советской Армии и Военно-Морском флоте; │ │
│ │ учет военнослужащих │ │
│ │
│ │
│11
│Карточки, книги, списки передовиков и новаторов │Пост. │
│ │производства, заслуженных деятелей науки,
техники, │ │
│ │культуры и искусства │ │
│12
│Списки личного состава учреждений, организаций и │ │
│ │предприятий с полными анкетными
данными и сведениями о│ │
│ │прохождении
службы:
│ │
│ │
а) материалы которых подлежат передаче в │Пост. │
│ │
государственные архивы <2> │ │
│ │
б) материалы которых не подлежат передаче
в │75 л. │
│ │
государственные архивы │ │
│13
│Списки номенклатурных работников системы │Пост. │
│14
│Списки инженерно-технических работников и других │ │
│ │специалистов с высшим и средним
специальным │ │
│ │образованием: │ │
│ │
а) в учреждениях, материалы которых подлежат │Пост. │
│ │
передаче в государственные архивы <3> │ │
│ │
б) в учреждениях, материалы которых не подлежат │75 л. │
│ │
передаче в государственные архивы │ │
│15
│Списки территориального размещения специалистов │Пост. │
│16
│Списки специалистов, рабочих, служащих, мобилизованных│Пост. │
│ │на
выполнение ответственных заданий (для организации │ │
│ │колхозов, на новостройки, освоение
целины и др.) │ │
│17
│Списки лиц, добровольно выехавших на постоянную работу│Пост. │
│ │на новостройки, в колхозы, совхозы,
на лесоразработки,│ │
│ │освоение целинных земель │ │
│18
│Списки рабочих и служащих участников войн, │ │
│ │составленные
в учреждениях, организациях и │ │
│ │предприятиях: │ │
│ │
а) материалы которых подлежат передаче в │Пост. │
│ │
государственные архивы <4> │ │
│ │
б) материалы которых не подлежат передаче
в │75 л. │
│ │
государственные архивы │ │
│19
│Списки временных сотрудников │75 л. ЭПК │
│20
│Альбомы фотографий лучших работников учреждений, │Пост. │
│ │организаций и предприятий, материалы
которых подлежат │ │
│ │передаче в государственные архивы
<5> │ │
│21
│Личные дела членов правительства, руководителей │Пост. │
│ │центральных учреждений союзного и
республиканского │ │
│ │значения
(министров, председателей государственных
│ │
│ │комитетов и т.п.), высшего командного
состава │ │
│ │вооруженных сил СССР (маршалов,
генералов и адмиралов)│
│
│22
│Личные дела и штатные формуляры научных сотрудников и │ │
│ │профессорско-преподавательского
состава научно- │ │
│ │исследовательских учреждений и
учебных заведений: │ │
│ │
а) имеющих ученые степени и звания или │Пост. │
│ │
опубликованные научные работы │ │
│ │
б) не имеющих ученых степеней и званий или │75 л. ЭПК-в │
│ │
опубликованных научных работ │ │
│23
│Личные дела изобретателей и рационализаторов: │ │
│ │
а) получивших патенты, авторские свидетельства
или │Пост. │
│ │
имеющих опубликованные научные работы │ │
│ │
б) не имеющих патентов, авторских свидетельств и │75 л. ЭПК │
│ │
опубликованных работ │ │
│24
│Личные дела иностранных специалистов │Пост. │
│25
│Личные дела рабочих и служащих: │ │
│ │
а) заявления, анкеты, автобиографии, копии приказов,│75 л.
ЭПК-в │
│ │
распоряжений и постановлений о зачислении, перемеще-│ │
│ │
нии и увольнении, копии личных документов, листки по│ │
│ │ учету кадров, характеристики, личные карточки
(кроме│ │
│ │ находящихся в делах, указанных в ст. 21, 22,
23, 24)│ │
│ │
б) справки с места жительства, медицинские справки и│3 г.
<6> │
│ │ другие документы второстепенного значения
(кроме │ │
│ │
аналогичных документов, относящихся к лицам, │ │
│ │
перечисленным в ст. 21) │ │
│26
│Записки о приеме, перемещении и увольнении рабочих и │75 л. ЭПК │
│ │служащих (заменяющие приказы по
личному составу) │ │
│27
│Личные дела, послужные и формулярные списки и карты │75 л. ЭПК-в │
│ │командиров, политработников и
офицеров вооруженных сил│
│
│ │СССР (кроме указанных
в ст. 21) │ │
│28
│Личные карточки рабочих и служащих, ведущиеся вместо │75 л. ЭПК-в │
│ │личных дел (в том числе на временных
работников) │ │
│29
│Приказы, распоряжения и постановления по личному │ │
│ │составу <7>: │ │
│ │
а) подлинники │75
л. ЭПК │
│ │
б) один комплект копий │75 л. │
│30
│Книги учета приказов, распоряжений и постановлений │75 л. │
│ │по личному составу, в том числе
алфавиты к приказам и │
│
│ │постановлениям │ │
│31
│Журналы и книги регистрации приема, перемещения и │75 л. ЭПК │
│ │увольнения рабочих и служащих; книги
учета личного │ │
│ │состава армии и флота │ │
│32
│Должностные карточки номенклатурных работников │75
л. ЭПК │
│33
│Лично-штатные ведомости │75 л.
ЭПК │
│34
│Книги учета и списки погибших при чрезвычайных │75 л. ЭПК │
│ │происшествиях │ │
│35
│Книги учета и алфавиты личных дел │75 л. │
│36
│Алфавитные карточки личных дел <8> │75 л.-в │
│37
│Учетно-послужные и алфавитные карточки солдат, │75 л. ЭПК-в │
│ │матросов, сержантов и старшин │ │
│38
│Трудовые книжки и списки (невостребованные) │До востребова-│
│ │
│ния или не │
│ │
│менее 50 лет │
│ │
│после ухода с │
│ │
│работы │
│39
│Подлинные личные документы (невостребованные) │До востребова-│
│ │ │ния
или не │
│ │
│менее 50 лет │
│ │
│после ухода с │
│ │ │работы │
│40
│Карточки эвакуированных рабочих и служащих │25 л. ЭПК │
│41
│Материалы (ходатайства, указания, отношения и др.) о │25 л. ЭПК │
│ │персональных переводах
и вызовах рабочих и служащих, │ │
│ │находившихся
в эвакуации │ │
│42
│Списки эвакуированных и реэвакуированных рабочих │25 л. ЭПК │
│ │и служащих │ │
│43
│Списки кандидатов на выдвижение по службе │5 л. │
│44
│Списки рабочих и служащих, составлявшиеся по │5 л. <9> │
│ │различным поводам (кроме указанных в ст. 12 - 19, 42) │ │
│45
│Книги регистрации приказов, распоряжений и │5 л. │
│ │постановлений по личному составу │ │
│46
│Книги и списки учета лиц, командированных для │5 л. <10> │
│ │работы за границей │ │
│47
│Материалы (сведения, справки, представления и т.д.) │5 л. <11> │
│ │об откомандировании рабочих и
служащих в другие │ │
│ │министерства и ведомства │ │
│48
│Извещения о расчете, приемные и увольнительные листы │3 г. <12> │
│ │рабочих и служащих │ │
│49
│Копии архивных справок о стаже работы │3 г. <13> │
│50
│Книги движения личных дел
│3 г. │
│51
│Книги учета послужных карт офицеров вооруженных сил │3 г. │
│52
│Листки по учету кадров, не входящие в состав личных │3 г. │
│ │дел
│ │
│53
│Производственные характеристики, не вошедшие в состав │3 г. │
│ │личных дел │ │
│54
│Листы военной присяги с подписями принявших присягу │3 г. <14> │
│55
│Листы торжественных и клятвенных обещаний │3 г. <15> │
│56
│Выездные дела сотрудников учреждений, оформлявшихся │ │
│ │для выезда
на работу за границей (справки, анкеты,
│ │
│ │автобиографии, медицинские справки,
производственные │ │
│ │характеристики, копии личных
документов, копии │ │
│ │приказов по учреждению,
командировавшему сотрудника): │ │
│ │
а) выехавших на работу за границу │3 г. <16> │
│ │
б) не выехавших на работу за границу │3 г. │
│57
│Карточки учета лиц, командированных на работу за │3 г. <17> │
│ │границу │ │
│58 │Книги учета командированных (кроме предусмотренных
в │3 г. │
│ │ст. 46) │ │
│59
│Путевки, корешки путевок для направления на работу и │3 г. │
│ │основания к выдаче путевок │ │
│60
│Списки лиц, направленных или принятых на работу по │3 г. │
│ │оргнабору │ │
│61
│Списки военнообязанных: │ │
│ │
а) в военкоматах │3
г. │
│ │
б) в других учреждениях, организациях и предприятиях│1 г. │
│62
│Карточки учета военнообязанных │3 г.
<18> │
│63
│Списки переменного состава армии │1 г. │
│64
│Карточки и листки персонального учета специалистов с │1 г. <20> │
│ │высшим и средним (специальным)
образованием; │ │
│ │регистрационные карточки сотрудников
учреждений │ │
│65
│Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и │1 г. │
│ │заявления лиц, не принятых на
работу │ │
│66
│Книги и ведомости выдачи удостоверений личности и │1 г. <21> │
│ │пропусков │ │
│67
│Командировочные удостоверения │1 г. │
│68
│Отпускные билеты и командировочные предписания │1 г. │
│69
│Уведомления о прибытии командированных на работу │1 г. │
│70
│Графики распределения отпусков, заявления, списки и │1 г. │
│ │сводки по использованию отпусков
рабочими и служащими │
│
│71
│Книги учета выдачи удостоверений и справок о работе │1 г. │
│72
│Копии удостоверений и различных справок, выданных │1 г. │
│ │личному составу (кроме указанных в ст. 49) │ │
│73
│Обходные листы уволенных рабочих и служащих │1 г. │
│74
│Дела по допускам к работе │1 г.
<22> │
│ │
│ │
│ │ III. Прием учащихся в учебные
заведения (на курсы); │ │
│ │
учет учащихся и регистрация их успеваемости │ │
│ │
│ │
│75
│Протоколы заседаний государственных экзаменационных │ │
│ │комиссий: │ │
│ │
а) в высших учебных заведениях │Пост. │
│ │
б) в остальных учебных заведениях │75 л. ЭПК │
│76
│Приказы о зачислении, выбытии и выпуске учащихся │75 л. ЭПК │
│77
│Книги и журналы регистрации выдачи дипломов, │ │
│ │аттестатов, свидетельств и
удостоверений об окончании │
│
│ │учебных заведений: │ │
│ │
а) в высших учебных заведениях │75 л. ЭПК │
│ │
б) в остальных учебных заведениях │50 л. │
│78
│Копии дипломов, аттестатов и свидетельств │До востребова-│
│ │
│ния или не │
│ │
│менее 50 л. │
│79
│Списки лиц, получивших дипломы, аттестаты и │10 л. <23> │
│ │свидетельства об окончании учебного
заведения │ │
│80
│Альбомы фотографий отличников учебы: │ │
│ │
а) в высших учебных заведениях │75 л. ЭПК │
│ │
б) в остальных учебных заведениях │50 л. │
│81
│Личные дела учащихся, в том числе аспирантов │ │
│ │(окончивших и отчисленных) высших и
средних │ │
│ │специальных учебных заведений: │ │
│ │
а) заявления, автобиографии, экзаменационные │75 л. ЭПК-в │
│ │
письменные работы, анкеты, копия приказов по учебно-│ │
│ │
му заведению, учебные (личные) карточки учащихся, │ │
│ │
характеристики или аттестации, копии диплома или │ │
│ │
академической справки, копия вкладыша к диплому │ │
│ │
б) справки с места жительства и места работы, │3 г. <24> │
│ │
медицинские справки, справки о возвращении личных │ │
│ │
документов владельцу и т.п. │ │
│82
│Поименные книги учащихся ремесленных, технических │50 л. ЭПК │
│ │училищ и школ │ │
│83
│Списки учащихся, сдавших государственные экзамены и │ │
│ │окончивших
учебные заведения:
│ │
│ │
а) в учебных заведениях │50 л. ЭПК
<25>│
│ │
б) в других учреждениях │5 л. │
│84
│Списки слушателей, окончивших специализированные курсы│50 л.
<26> │
│85
│Списки учащихся (в том числе аспирантов) и слушателей │10 л. ЭПК
<27>│
│ │учебных заведений │ │
│86
│Журналы регистрации сдачи государственных экзаменов и │5 л.
<28> │
│ │защиты дипломных проектов
студентами │ │
│87
│Протоколы заседаний экзаменационных комиссий по │5 л. <29> │
│ │приему учащихся в учебные заведения и
в аспирантуру │ │
│88
│Протоколы заседаний экзаменационных комиссий по │5 л. <30> │
│ │переводу учащихся на следующий
курс │ │
│89
│Списки лиц, сдавших переводные экзамены, списки │5 л. │
│ │экзаменующихся │ │
│90
│Зачетные и экзаменационные ведомости и листы │5 л. <31> │
│91
│Журналы учета посещения занятий и успеваемости │5 л. │
│ │студентов и учащихся курсов │ │
│92
│Классные журналы общеобразовательных школ: │ │
│ │
а) журналы V - XI классов │5 л. │
│ │
б) журналы I - IV классов │3 г. │
│93
│Личные дела учащихся общеобразовательных школ │3 г. <32> │
│ │(заявления,
справки с места жительства, медицинские
│ │
│ │справки и др.) │ │
│94
│Списки слушателей специализированных курсов │3 г. <33> │
│95
│Журналы регистрации заявлений и карточки учета лиц, │1 г. │
│ │поступающих
в учебные заведения
│ │
│96
│Книги учета личных дел лиц, поступающих в учебные │1 г. │
│ │заведения │ │
│97 │Личные дела (заявления, автобиографии, анкеты,
справки│1 г. <34> │
│ │с места жительства и места работы,
медицинские │ │
│ │справки, экзаменационные письменные
работы и др.) │ │
│ │поступавших,
но не принятых в учебные заведения │ │
│98 │Списки лиц, поступающих в учебные заведения (в
том │1 г. │
│ │числе на
курсы)
│ │
│ │
│ │
│ │
IV. Оплата труда рабочих и служащих, денежные │ │
│ │
расчеты с военнослужащими, выплата стипендий │ │
│ │
│ │
│99
│Приказы об установлении и изменении окладов и ставок │75 л. ЭПК │
│ │рабочим и служащим │ │
│100│Лицевые
счета и карточки-справки рабочих и служащих,
│75 л. ЭПК-в │
│ │перфокарточные расчеты, заменяющие
лицевые счета │ │
│101│Ресконтро
рабочих и служащих
│75 л. ЭПК │
│102│Материалы
(анкеты, списки, договоры и др.) об
│50 л. ЭПК-в │
│ │установлении
надбавок за отдаленность и вредность │<35> │
│ │производства │ │
│103│Лицевые
счета на выплату денежного содержания
│25 л. │
│ │генералам, адмиралам, офицерам и
военнослужащим │ │
│ │сверхсрочной службы │ │
│104│Раздаточные,
расчетные и расчетно-платежные ведомости │5 л. <36> │
│ │на выплату денежного содержания
офицерскому составу │ │
│105│Списки
стипендиатов, получающих стипендии имени
│ │
│ │выдающихся научных и общественных
деятелей: │ │
│ │
а) в учебных заведениях │10 л.
ЭПК │
│ │
б) в других учреждениях │5 л. │
│106│Списки
стипендиатов (кроме указанных в ст. 105)
│5 л. │
│107│Материалы (характеристики, представления,
анкеты, │5 л. <37> │
│ │списки и др.) об утверждении
персональных ставок и │ │
│ │окладов │ │
│108│Материалы
(представления, анкеты, списки и др.) об
│3 г. │
│ │утверждении
надбавок за выслугу лет
│ │
│109│Протоколы
заседаний комиссий по установлению стажа
│3 г. │
│ │работы (в том числе непрерывного
стажа) для выплаты │ │
│ │надбавок за выслугу лет │ │
│110│Окладные
листы рабочих и служащих, договоры на
│3 г. <38> │
│ │производство работ │ │
│111│Расчетные,
требовательные, раздаточные и платежные
│3 г. <39> │
│ │ведомости и
списки (в том числе на выдачу стипендий,
│ │
│ │гонораров), платежные ордера на
выдачу заработной
│ │
│ │платы и денежного содержания, расчеты
по заработной │ │
│ │плате (штатному и внештатному
персоналу) │ │
│112│Расчетные
книжки военнослужащих
│3 г. <40> │
│113│Наряды
на работу, табели сдельных работ, рабочие
│3 г. │
│ │карточки по производственным заданиям
и другие │ │
│ │первичные документы, служащие
основанием для расчетов │
│
│ │с рабочими и служащими по заработной
плате │ │
│114│Списки
рабочих и служащих, представленных к
│3 г. │
│ │премированию │ │
│115│Книги,
журналы и ведомости регистрации прихода и
│1 г. │
│ │ухода рабочих и служащих │ │
│ │
│ │
│ │
V. Прием, выбытие и учет членов общественных │ │
│ │ и кооперативных организаций │ │
│ │ │ │
│116│Личные
дела членов обществ бывших политических
│Пост. │
│ │каторжан, красных партизан и
красногвардейцев │ │
│117│Протоколы
заседаний правлений творческих союзов о
│Пост. │
│ │приеме новых
членов и исключении из членов союзов │ │
│118│Личные дела членов творческих организаций
(союзов │Пост. │
│ │писателей, композиторов, художников,
журналистов и │ │
│ │т.п.) │ │
│119│Личные
дела освобожденных и выборных работников
│ │
│ │профессиональных организаций,
научно-технических │ │
│ │обществ, обществ изобретателей и рационализаторов, │ │
│ │спортивных и
других общественных организаций (кроме │ │
│ │указанных в ст. 116, 118): │ │
│ │
а) заявления, анкеты, автобиографии, копии приказов,│75 л. ЭПК-в │
│ │
распоряжений и постановлений о назначении и │ │
│ │
освобождении от занимаемой должности и др. │ │
│ │
б) справки с места жительства, медицинские справки и│3 г. │
│ │
другие документы второстепенного значения │ │
│120│Альбомы
фотографий членов обществ, творческих
│Пост. │
│ │организаций │ │
│121│Списки
членов творческих организаций │Пост. │
│122│Списки передовиков сельскохозяйственных артелей
(по │Пост. │
│ │месту составления и представления в вышестоящее │ │
│ │учреждение) │ │
│123│Книги
учета членов колхозов и их семей
│75 л. ЭПК │
│124│Книги
учета и списки членов промысловых и
│75 л. │
│ │коммунально-бытовых артелей │ │
│125│Списки членов кооперативных организаций
(потребитель- │75 л. │
│ │ских,
промысловых, коммунально-бытовых и др.)
│ │
│126│Заявления
деятелей литературы и
│ │
│ │искусства о приеме в члены творческих
союзов: │ │
│ │
а) принятых в члены │75 л.
ЭПК │
│ │
б) не принятых в члены │3 г. │
│127│Заявления
граждан о приеме в члены кооперативных
│ │
│ │организаций: │ │
│ │
а) принятых в члены │75
л. │
│ │
б) не принятых в члены │3 г. │
│128│Заявления
граждан о выбытии из членов потребительских │75 л. │
│ │обществ и кооперативных
организаций │ │
│129│Членские
книжки членов кооперативных промысловых │До востребова-│
│ │артелей и кооперативных артелей инвалидов │ния или не │
│ │
│менее 50 л. │
│ │
│после выбытия │
│130│Книги
учета новых членов потребительских обществ
│10 л. │
│131│Списки
и карточки учета членов профессиональных,
│5 л. <41> │
│ │научно-технических
и других обществ (кроме │ │
│ │предусмотренных ст. 121, 122, 125,
133) │ │
│132│Личные
карточки и листки учета колхозников, членов
│3 г. <42> │
│ │промысловых, коммунальных
артелей │ │
│133│Списки
членов добровольных спортивных обществ
│3 г. │
│ │ │ │
│ │
VI. Денежные и другие расчеты с членами │ │
│ │
общественных и кооперативных организаций │ │
│ │
│ │
│134│Книги
лицевых счетов колхозников
│75 л. ЭПК │
│135│Лицевые
счета авторов
│75 л. ЭПК │
│136│Книги
лицевых счетов членов потребительских обществ,
│75 л. │
│ │коммунально-бытовых и промысловых
артелей │ │
│137│Справки
о размере оплаченного пая, представляемые
│75 л. │
│ │пайщиками при вступлении в
потребительские общества │ │
│138│Ведомости,
книги и справки учета трудодней │3 г. <43> │
│ │колхозников │ │
│139│Книги
и ведомости расчетов с членами колхозов
│3 г. <44> │
│ │(денежных и натуральных) │ │
│140│Ведомости
учета паевых взносов
│3 г. │
│141│Ведомости
уплаты членских взносов членами общественных│3 г. │
│ │организаций; квитанции платежных
объявлений по сбору │ │
│ │членских взносов │ │
│ │
│ │
│ │
VII. Награждение и присвоение почетных званий │ │
│ │
│ │
│142│Личные
(наградные) дела лиц, награжденных орденами и
│Пост. <45> │
│ │медалями
Союза ССР (представления, ходатайства,
│ │
│ │анкеты, справки, сообщения, акты,
копии и выписки из
│ │
│ │протоколов собраний, комиссий и др.)
в учреждениях, │ │
│ │представивших
к награде │ │
│143│Наградные
листы
│Пост. │
│144│Списки
и характеристики (справки) лиц, награжденных
│ │
│ │орденами и медалями Союза ССР: │ │
│ │
а) в учреждениях, представивших к награде │Пост. │
│ │
б) по месту награждения и вручения наград │10 л. │
│145│Материалы (представления, ходатайства,
анкеты, │ │
│ │характеристики, списки и др.) о
присвоении почетных
│ │
│ │званий: Героя Советского Союза, Героя
Социалистичес- │ │
│ │кого Труда, лауреата Ленинской и Государственной │ │
│ │премий, заслуженного деятеля науки,
искусства и других│ │
│ │(кроме указанных в ст. 156): │ │
│ │
а) в учреждениях, представивших к присвоению звания │Пост. │
│ │
б) в Президиумах Верховных Советов Союза ССР, │10 л. │
│ │
союзных и автономных республик │ │
│146│Материалы (представления, ходатайства,
анкеты, │ │
│ │характеристики и др.) о присвоении
почетных званий: │ │
│ │Героя Советского Союза, Героя
Социалистического Труда,│
│
│ │лауреата Ленинской и Государственной
премий, │ │
│ │заслуженного деятеля науки, искусства
и других, по │ │
│ │отклоненным представлениям: │ │
│ │
а) в учреждениях, представивших к присвоению звания │Пост. │
│ │
б) в Президиумах Верховных Советов Союза ССР, │5 л. │
│ │
союзных и автономных республик │ │
│147│Списки
лиц, которым присвоены почетные звания
│Пост. │
│148│Личные
(наградные) дела лиц, отмеченных
│75 л. ЭПК-в │
│ │правительственными
наградами за выслугу лет (по месту │ │
│ │составления) │ │
│149│Списки
и характеристики (справки) лиц, награжденных
│ │
│ │почетными грамотами Президиумов
Верховных Советов │ │
│ │союзных республик и ведомственными
наградами: │ │
│ │
а) в учреждениях, представивших к награде │50 л. ЭПК │
│ │
б) по месту утверждения и награждения
│10 л. │
│150│Книги
и карточки учета лиц, награжденных орденами и
│40 л. │
│ │медалями Союза ССР (по месту
представления к награде) │
│
│151│Книги
учета выдачи ведомственных наград
│40 л. │
│152│Карточки
учета лиц, имеющих почетные звания
│40 л. │
│153│Личные
(наградные) дела лиц, представленных к
│10 л. ЭПК │
│ │награждению
правительственными наградами (анкеты,
│ │
│ │представления, ходатайства, копии и
выписки из
│ │
│ │протоколов и др.), кроме
указанных в ст. 142, 148 │ │
│154│Списки
и характеристики (справки) лиц, представленных │ │
│ │к награждению правительственными
наградами, кроме
│ │
│ │указанных в ст. 144: │ │
│ │
а) по месту составления │10 л.
ЭПК │
│ │
б) представленные в вышестоящие учреждения │3 г. ЭПК │
│155│Списки
и характеристики (справки) лиц, удостоенных
│Пост. │
│ │звания ударника коммунистического
труда, лучшего по
│ │
│ │профессии мастера и т.п. │ │
│156│Списки
и характеристики (справки) лиц, представленных │ │
│ │к награждению ведомственными
наградами и присвоению │ │
│ │ведомственных
почетных званий (значками отличника, │ │
│ │почетными званиями отличников, ударников
и др.), кроме│ │
│ │указанных в ст. 149: │ │
│ │
а) по месту составления │10 л.
ЭПК │
│ │
б) представленные в вышестоящее учреждение │3 г. ЭПК │
│ │
│ │
│ │
VIII. Присвоение ученых степеней и званий; │ │
│ │ аттестация и квалификация │ │
│ │ │ │
│157│Протоколы
заседаний научных и ученых советов и
│ │
│ │постановления комиссий по утверждению
ученых степеней │ │
│ │и званий: │ │
│ │
а) по месту утверждения │Пост. │
│ │
б) по месту принятия решения о представлении к │Пост. │
│ │
утверждению │ │
│158│Материалы
об утверждении в ученых степенях и званиях: │ │
│ │
а) личные аттестационные дела (заявления, │Пост. │
│ │
представления, выписки из решений ученых или научных│ │
│ │
советов, анкеты, списки трудов, отзывы о
научной │ │
│ │
деятельности и др.) │ │
│ │
б) приложения к личным аттестационным делам (авто- │10 л. │
│ │
рефераты диссертаций, отзывы оппонентов и научных │ │
│ │
руководителей, публикации о защите и другие докумен-│ │
│ │
ты в виде копий, типографских экземпляров и т.п.) │ │
│159│Списки
(книги учета) лиц, защитивших диссертации и
│Пост. │
│ │получивших
ученые степени и звания
│ │
│160│Приказы
министерств, государственных комитетов,
│25 л. ЭПК │
│ │главных управлений и других
учреждений по должностной │ │
│ │аттестации │ │
│161│Протоколы
заседаний и постановления аттестационных │25 л. │
│ │комиссий служебной аттестации и
квалификационных │ │
│ │комиссий │ │
│162│Отзывы,
характеристики, списки, анкеты и копии личных │ │
│ │документов лиц, проходящих
аттестацию: │ │
│ │
а) по месту аттестации │25 л.
ЭПК │
│ │
б) в других учреждениях, организациях и предприятиях│5 л. │
│163│Материалы (представления, анкеты, списки трудов
и │10 л. ЭПК │
│ │др.) по отклоненным представлениям в
присвоении ученых│ │
│ │степеней и званий │ │
│164│Списки
аттестационных дел, переданных в аттестационные│5 л. <46> │
│ │и квалификационные комиссии для
обсуждения кандидатур │
│
│ │на утверждение в ученой степени или
звании │ │
│165│Материалы (представления, ходатайства, выписки
из │5 л. │
│ │послужных списков и др.) по
присвоению воинских званий│
│
│166│Копии
аттестационных листов (листков), в том числе на │5 л. │
│ │командный состав армии и флота │ │
│167│Книги
учета аттестования офицерского состава
│5 л. │
│168│Материалы (характеристики, отзывы, заявления,
выписки │3 г. <47> │
│ │из протоколов комиссий) по переаттестации │ │
│169│Материалы (заявления, анкеты, представления,
копии │3 г. <48> │
│ │документов) о переквалификации или
повышении │ │
│ │квалификации сотрудников │ │
│170│Списки
лиц, окончивших курсы по повышению квалификации│3 г. <49> │
│171│Списки
лиц, занимающихся на курсах повышения деловой
│3 г. │
│ │квалификации (по месту основной
работы) │ │
│172│Учетные
журналы краткосрочных курсов повышения
│3 г. │
│ │квалификации │ │
│ │
│ │
│ │ IX. Пенсионное обеспечение │ │
│ │
│ │
│173│Протоколы
заседаний комиссий органов социального
│75 л. ЭПК │
│ │обеспечения по назначению пенсий │ │
│174│Протоколы
заседаний комиссий по установлению
│40 л. │
│ │трудового стажа │ │
│175│Пенсионные
дела персональных пенсионеров
│Пост. │
│176│Пенсионные
дела ведомственных пенсионеров
│25 л. ЭПК <50>│
│177│Пенсионные
дела членов семей персональных и
│5 л. <51> │
│ │ведомственных пенсионеров │ │
│178│Пенсионные дела пенсионеров (заявления, заключения │5 л. <52> │
│ │врачей, справки и др.), образующиеся
в органах соци- │ │
│ │ального обеспечения, кроме указанных в ст. 175, 176
│ │
│179│Лицевые
счета пенсионеров
│5 л. <53> │
│180│Материалы (заявления, анкеты, характеристики,
справки │5 л. ЭПК │
│ │и др.) по назначению персональных
пенсий │ │
│ │(в учреждениях, направляющих на
пенсию) │ │
│181│Книги
учета, выплаты пенсий работающим пенсионерам
│5 л. │
│182│Пенсионные
листы и ведомости на выплату пенсий
│3 г. │
│183│Талоны
на выплату пенсий
│3 г. │
│184│Извещения
на выдачу пенсий │3 г. │
└───┴──────────────────────────────────────────────────────┴──────────────┘
--------------------------------
<1> После
истечения полномочий.
<2> При
наличии в документальных фондах вышестоящих учреждений списков личного состава
подведомственных им организаций, от которых материалы не принимаются в
государственные архивы, и если эти списки будут признаны имеющими
научно-историческое значение, они подлежат постоянному хранению.
<3> См.
примечание 2.
<4> При
наличии в документальных фондах вышестоящих учреждений списков личного состава
подведомственных им организаций, от которых материалы не принимаются в
государственные архивы, и если эти списки будут признаны имеющими
научно-историческое значение, они подлежат постоянному хранению.
<5> См.
примечание 2.
<6> После
увольнения рабочего или служащего.
<7> Приказы, распоряжения и
постановления о предоставлении отпусков, наложении взысканий за нарушение
трудовой дисциплины, назначении дежурных по учреждению в праздничные дни и т.п.
оперативного характера могут уничтожаться через 3 г.
<8> Уничтожаются
вместе с личными делами; в случае передачи личных дел в государственный архив
карточки передаются вместе с личными делами.
<9> За
довоенный период, в случае отсутствия списков, указанных в ст. 12 - 75 л.
<10> После
окончания книги.
<11> При
отсутствии приказов об откомандировании - 75 л. ЭПК.
<12> При
отсутствии приказов по личному составу и личных дел - 75 л. ЭПК-в.
<13> При
отсутствии личных дел или другой основной документации по личному составу - 25
л. ЭПК.
<14> После
окончания службы военнослужащим.
<15> За
период войн - хранить постоянно.
<16> После
возвращения командированного из-за границы.
<17> После
возвращения командированного из-за границы.
<18> После
снятия с учета.
<20> После
увольнения специалиста (сотрудника). При отсутствии личных дел - 75 л. ЭПК-в.
<21> После
внесения отметки о возвращении удостоверений и пропусков.
<22> После
увольнения сотрудника.
<23> При
отсутствии списков, указанных в ст. 83, хранить 50 л. ЭПК.
<24> После
окончания учащимся учебного заведения или отчисления его из учебного заведения.
<25> При
отсутствии приказов, предусмотренных ст. 76, хранить 75 л. ЭПК.
<26> См.
примечание 25.
<27> При
отсутствии документации, предусмотренной ст. 76, 81, хранить 50 л.
<28> При
отсутствии приказов, предусмотренных в ст. 76, хранить 75 л. ЭПК.
<29> После
окончания учащимся (аспирантом) учебного заведения (аспирантуры).
<30> См.
примечание 29.
<31> См.
примечание 29.
<32> После
окончания, ухода из школы или перехода учащегося в другую школу.
<33> При
отсутствии списков, указанных в ст. 84, хранить 50 л.
<34> Уничтожаются
после изъятия личных документов, которые хранить "до востребования"
или не менее 50 л. ЭПК.
<35> При
отсутствии приказов, предусмотренных ст. 99, хранить 75 л. ЭПК.
<36> При
отсутствии лицевых счетов на выплату денежного содержания хранить 25 л.
<37> При
отсутствии приказов, указанных в ст. 99, хранить 75 л. ЭПК.
<38> При
отсутствии основных материалов, подтверждающих стаж, хранить 75 л. ЭПК.
<39> При
отсутствии лицевых счетов, карточек-справок рабочих и служащих, хранить 75 л.
ЭПК.
<40> После
замены новыми.
<41> После
замены новыми.
<42> При
отсутствии документации, предусмотренной в ст. 123, 124, хранить 75 л.
<43> При
отсутствии лицевых счетов хранить 75 л. ЭПК.
<44> См.
примечание 43.
<45> Кроме
дел, указанных в ст. 148.
<46> После
утверждения или отклонения кандидатур.
<47> После
внесения соответствующих данных в личное дело аттестованного.
<48> См.
примечание 47.
<49> См.
примечание 47.
<50> После
прекращения выплаты пенсии.
<51> После
прекращения выплаты пенсии.
<52> См.
примечание 51.
<53> См.
примечание 51.
Отдел комплектования, экспертизы
и учета архивных фондов Главного
архивного управления при Совете
Министров СССР