ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ
МИНИСТРОВ СССР
ПРИКАЗ
от 29 февраля 1988 г. N 16
С ОБЪЯВЛЕНИЕМ РЕШЕНИЯ КОЛЛЕГИИ ГЛАВАРХИВА СССР ОТ 20.01.88
"О ТИПОВЫХ ПОЛОЖЕНИЯХ ОБ
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНЫХ И ЭКСПЕРТНЫХ
КОМИССИЯХ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И
ВЕДОМСТВ"
1. Объявляется для исполнения решение
коллегии Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 20.01.88
"О Типовых положениях об экспертно-проверочных и
экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств" (прилагается).
2. Признать утратившими силу Приказы
Главархива СССР N 97 от 18.05.77, N 125 от 04.08.78 и N 136 от 16.07.79.
Начальник
Главного управления
Ф.М.ВАГАНОВ
Приложение
к Приказу Главархива СССР
от 29 февраля 1988 г. N 16
КОЛЛЕГИЯ ГЛАВНОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР
РЕШЕНИЕ
от 20 января 1988 года
О ТИПОВЫХ ПОЛОЖЕНИЯХ ОБ
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНЫХ И ЭКСПЕРТНЫХ
КОМИССИЯХ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ВЕДОМСТВ
Рассмотрев проекты Типовых положений об
экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств,
коллегия решила:
1. Одобрить:
- Типовое положение о центральной
экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) главархива союзной республики;
- Типовое положение об
экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления - отдела автономной
республики, края, области;
- Типовое положение о постоянно
действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства);
- Типовое положение о постоянно
действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации,
предприятия.
2. Рекомендовать главархивам союзных
республик, министерствам, ведомствам, учреждениям, организациям и предприятиям
привести в соответствие с указанными Типовыми положениями действующие положения
об экспертно-проверочных комиссиях архивных органов и экспертных комиссиях
министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.
Председатель коллегии -
Начальник Главного
архивного управления
при Совете Министров СССР
Ф.М.ВАГАНОВ
Секретарь коллегии
В.И.ИЛЬИЧЕВ
Приложение N 1
к решению коллегии
Главархива СССР
от 20 января 1988 года
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ
(ЦЭПК)
ГЛАВНОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ СОЮЗНОЙ РЕСПУБЛИКИ
<1>
--------------------------------
<1> В
дальнейшем вместо слов "союзной республики" употребляется слово
"республики".
1. Основные
положения
1.1. Для рассмотрения вопросов, связанных
с экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и
ведомственных архивов республики, организацией документов в делопроизводстве
учреждений, а также для осуществления методического руководства и контроля за деятельностью ЭПК (ЭК) архивных учреждений и
экспертных служб министерств и ведомств республики при главархиве республики
создается Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).
1.2. В своей деятельности ЦЭПК
руководствуется законодательством Союза ССР и союзной республики, Положением о
Государственном архивном фонде СССР, положением о главархиве союзной
республики, приказами и указаниями Главархива СССР и главархива республики,
нормативными документами и методическими пособиями по работе с документами,
решениями ЦЭПК Главархива СССР и настоящим Положением.
1.3. ЦЭПК является совещательным органом.
Решения ЦЭПК утверждаются руководством главархива республики, после чего
являются обязательными для исполнения архивными учреждениями, а также
министерствами, ведомствами и организациями республики.
Решения и предложения ЦЭПК, связанные с
определением сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и
ведомственными перечнями документов (союзных и союзно-республиканских
министерств и ведомств), внесением изменений в общесоюзные нормативные
документы и методические пособия, в установленном порядке подлежат дальнейшему
рассмотрению на ЦЭПК Главархива СССР.
1.4. В состав ЦЭПК входят: председатель,
его заместитель (заместители), секретарь и члены комиссии из числа специалистов
главархива и государственных архивов республики, партийных архивов,
представителей республиканских министерств и ведомств, общественных и
научно-исследовательских организаций, высших учебных заведений. Состав ЦЭПК
утверждается приказом начальника главархива республики.
Председатель ЦЭПК назначается из числа
руководящих работников главархива республики.
1.5. Общее руководство работой ЦЭПК
осуществляет руководитель главархива республики или его заместитель.
1.6. По усмотрению руководства главархива
республики при ЦЭПК может быть создана группа экспертов, состав которой
утверждается приказом главархива по представлению председателя ЦЭПК.
1.7. В соответствии с настоящим Типовым
положением разрабатываются положения о ЦЭПК главархивов союзных республик,
утверждаемые приказами их руководителей.
2. Основные задачи
и функции ЦЭПК
2.1. Основными задачами ЦЭПК являются:
2.1.1. Определение видов
источников комплектования государственных архивов республики и состава
документов ГАФ СССР, подлежащих хранению в этих архивах.
2.1.2. Рассмотрение и принятие решений по
вопросам оптимизации состава документов ГАФ СССР, методическим и практическим
вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и
ведомственных архивов.
2.1.3. Методическое руководство и контроль за деятельностью ЭПК (ЭК) архивных учреждений и
экспертных служб министерств и ведомств республики, в т.ч. осуществляющих
государственное хранение документов ГАФ СССР.
2.2. ЦЭПК в соответствии с возложенными на
нее задачами рассматривает:
2.2.1. Проекты нормативных документов и
методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и
комплектования ими государственных и ведомственных архивов республики,
организации документов в делопроизводстве учреждений, а также проекты
аналогичных документов, разработанных Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГА СССР,
общесоюзными и союзно-республиканскими министерствами и ведомствами <1>.
2.2.2. Доклады, научные отчеты, обзоры и
другие материалы о результатах научных исследований по вопросам экспертизы
ценности документов и комплектования ими государственных архивов; доклады и
сообщения по этим вопросам, подготавливаемые архивными учреждениями республики
для всесоюзных и республиканских конференций, совещаний и семинаров <1>.
--------------------------------
<1> Указанные документы
рекомендуется рассматривать на совместных заседаниях ЦЭПК и комиссии по
координации научно-исследовательской работы (методической комиссии) главархива
республики. При необходимости их рассмотрение выносится на научный совет
главархива республики.
2.2.3. Предложения архивных и других
учреждений республики по разработке (переработке) нормативных документов и
методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и
комплектования ими государственных и ведомственных архивов и организации
документов в делопроизводстве учреждений.
2.2.4. Списки учреждений (лиц) -
источников комплектования центральных государственных архивов республики и их
филиалов; примерные (типовые) списки учреждений, документы которых подлежат и
не подлежат приему в государственные архивы республики; изменения и дополнения
к спискам.
2.2.5. Ведомственные перечни документов
со сроками их хранения республиканских министерств (ведомств) и подчиненных им
организаций.
2.2.6. Типовые и примерные номенклатуры
дел учреждений, организаций и предприятий республики.
2.2.7. Отраслевые (ведомственные) перечни
документов, подлежащих постоянному хранению в виде микрокопий, представляемые
республиканскими министерствами и ведомствами.
2.2.8. Предложения архивных и других
учреждений республики по определению сроков хранения документов.
2.2.9. Акты о выделении к уничтожению
документов, образовавшихся по 1945 г. включительно и хранящихся во всех
государственных архивах республики, а также акты о выделении к уничтожению
документов из фондов I категории независимо от времени образования документов.
2.2.10. Отчеты и доклады о работе ЭПК (ЭК) центральных государственных архивов республик и их
филиалов, ЭПК архивных управлений - отделов автономных республик, краев,
областей, а также экспертных служб министерств и ведомств республики, в т.ч.
осуществляющих государственное хранение документов ГАФ СССР.
2.2.11. Спорные вопросы экспертизы
ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных
архивов, возникающие между экспертными службами министерств и ведомств
республики и экспертно-проверочными комиссиями архивных учреждений.
3. Права ЦЭПК
3.1. ЦЭПК имеет право принимать решения:
3.1.1. Об утверждении актов о выделении к
уничтожению документов (п. 2.2.9).
3.1.2. О согласовании списков учреждений
(лиц) - источников комплектования государственных архивов, изменений и
дополнений к ним (п. 2.2.4).
3.1.3. Об одобрении проектов нормативных
документов и методических пособий (п. 2.2.1), результатов научных исследований,
докладов и сообщений по вопросам экспертизы ценности документов и
комплектования ими государственных архивов (п. 2.2.2), перечней документов (пп.
2.2.5 и 2.2.7), типовых и примерных номенклатур дел (п. 2.2.6).
3.2. ЦЭПК выносит рекомендации по
результатам обсуждения: предложений о разработке (переработке) нормативных
документов и методических пособий (п. 2.2.3), об определении сроков хранения
документов (п. 2.2.8), отчетов и докладов о работе экспертно-проверочных и
экспертных комиссий (п. 2.2.10), спорных вопросов, возникающих между
экспертными службами министерств и ведомств и экспертно-проверочными комиссиями
архивных учреждений.
3.3. ЦЭПК имеет право:
3.3.1. Требовать от экспертных служб
архивных учреждений, министерств и ведомств республики соблюдения
установленных правил по экспертизе ценности документов и подготовке их к
передаче на государственное хранение.
3.3.2. Запрашивать у архивных учреждений,
министерств, ведомств и организаций республики отзывы и заключения по
научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и
комплектования ими государственных и ведомственных архивов, протоколы заседаний
экспертно-проверочных и экспертных комиссий по обсуждению указанных вопросов,
материалы к ним, а также информации о деятельности комиссий.
3.3.3. Информировать руководителей
архивных учреждений, министерств и ведомств республики по вопросам деятельности
их экспертно-проверочных и экспертных комиссий.
3.3.4. Возвращать составителям для
доработки проекты подготовленных ими документов, рассмотренных ЦЭПК (пп. 3.1.1,
3.1.2, 3.1.3).
3.3.5. Возбуждать перед руководством
главархива республики вопрос о привлечении к ответственности лиц, виновных в
незаконном уничтожении документов постоянного хранения.
3.4. Председатель ЦЭПК обладает правами,
вытекающими из положения о комиссии, руководит ее деятельностью и несет
ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.
Председателю ЦЭПК предоставляется право
приглашать на заседания комиссии и привлекать к подготовке отдельных вопросов
для рассмотрения на ЦЭПК специалистов архивных и других учреждений.
3.5. Секретарь ЦЭПК имеет право требовать
от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих
рассмотрению на заседаниях комиссии.
4. Организация
работы ЦЭПК
4.1. Деятельность ЦЭПК предусматривается
планами работы главархива союзной республики.
4.2. Заседания ЦЭПК созываются по мере
необходимости, но не реже одного раза в два месяца. Заседание ЦЭПК считается
правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.
4.3. Заседания ЦЭПК протоколируются.
Решения ЦЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством
голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов
поровну решение принимается руководством главархива республики.
Особые мнения членов ЦЭПК и других
присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются
к нему.
4.4. Протоколы ЦЭПК подписываются
председателем и секретарем и утверждаются руководством главархива республики.
4.5. По результатам рассмотрения на
заседаниях ЦЭПК вопросов (документов) заинтересованным учреждениям и лицам
направляются решения комиссии.
4.6. Секретарь ЦЭПК по указанию ее
председателя обеспечивает созыв заседаний комиссии, протоколирует их; доводит
до сведения заинтересованных учреждений и лиц решения комиссии; осуществляет
учет и отчетность о работе комиссии; ведет документацию ЦЭПК и обеспечивает ее
сохранность.
4.7. Работа в ЦЭПК сотрудников главархива
и архивных учреждений республики предусматривается в планах работы по месту их
основной деятельности и дополнительной оплате не подлежит.
Оплата работы членов ЦЭПК, экспертов и
консультантов, не являющихся сотрудниками архивных организаций, производится
главархивом республики за счет ассигнований на научно-исследовательскую работу.
Приложение N 2
к решению коллегии
Главархива СССР
от 20 января 1988 года
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ (ЭПК) АРХИВНОГО
УПРАВЛЕНИЯ - ОТДЕЛА АВТОНОМНОЙ РЕСПУБЛИКИ, КРАЯ,
ОБЛАСТИ
1. Основные
положения
1.1. Для рассмотрения
научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов и
комплектования ими государственных и ведомственных архивов, организации
документов в делопроизводстве учреждений, а также для осуществления
методического руководства и контроля за деятельностью ЭПК (ЭК) государственных
архивов и экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий при
архивном управлении - отделе автономной республики, края, области создается
экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) <1>.
--------------------------------
<1> По
решению главархива союзной республики экспертно-проверочные комиссии могут
создаваться при городских и районных государственных архивах с постоянным
составом документов, а также при филиалах государственных архивов автономных
республик, краев и областей. Положения об ЭПК (ЭК)
государственных архивов утверждаются архивным управлением - отделом автономной
республики, края, области.
1.2. В своей
деятельности ЭПК руководствуется законодательством Союза ССР и союзной республики,
Положением о Государственном архивном фонде, приказами и указаниями Главархива
СССР, главархива союзной республики, архивного управления - отдела автономной
республики, края, области, нормативными документами и методическими пособиями
по работе с документами, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии
(ЦЭПК) Главархива СССР, ЦЭПК главархива союзной республики.
1.3. ЭПК является совещательным органом.
Решения ЭПК утверждаются руководством архивного управления - отдела автономной
республики, края, области, после чего являются обязательным для исполнения
соответствующими архивными и другими организациями.
Решения и предложения комиссии, связанные
с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими
перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в
общесоюзные и республиканские нормативные документы и методические пособия,
подлежат рассмотрению ЦЭПК Главархива СССР и ЦЭПК главархива союзной республики
в установленном порядке.
1.4. В состав ЭПК, утверждаемый приказом
руководителя архивного управления - отдела автономной республики, края,
области, входят председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов
архивных организаций, а также представителей партийных и академических архивов,
отраслевых органов управления, научно-исследовательских организаций, вузов и
т.п.
Председатель ЭПК назначается из числа
ответственных работников архивного управления - отдела или республиканского
(АССР), краевого (областного) государственного архива.
1.5. Общее руководство работой ЭПК
осуществляет начальник (заведующий) архивного управления - отдела - или его
заместитель.
1.6. При ЭПК может создаваться группа
экспертов, состав которой утверждается приказом руководителя архивного
управления - отдела - по представлению председателя ЭПК.
1.7. В соответствии с настоящим Типовым
положением разрабатывается положение об ЭПК каждого архивного управления -
отдела автономной республики, края, области, утверждаемое приказом его
руководителя.
2. Основные задачи
и функции ЭПК
2.1. Основными задачами ЭПК архивного
управления - отдела автономной республики, края, области являются:
2.1.1. Определение видов источников
комплектования государственных архивов автономной республики, края, области и
состава документов ГАФ СССР, подлежащих хранению в этих архивах.
2.1.2. Рассмотрение и принятие решений по
вопросам оптимизации состава документов ГАФ СССР, методическим и практическим
вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и
ведомственных архивов.
2.1.3. Методическое руководство и контроль за деятельностью ЭПК (ЭК) государственных архивов и
экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий.
2.2. ЭПК в соответствии с возложенными на
нее задачами рассматривает:
2.2.1. Списки учреждений - источников
комплектования государственных архивов автономной республики, края, области, в
том числе учреждений, создающих научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию; списки источников
комплектования государственных архивов документами личного происхождения;
изменения и дополнения к спискам.
2.2.2. Представляемые ведомствами и
организациями - источниками комплектования государственных архивов планы и
графики подготовки и передачи документов на государственное хранение.
2.2.3. Перечни документов и дел,
подлежащих государственному хранению; перечни проектов (объектов), проблем
(тем), научно-техническая документация, по которым подлежит передаче на
государственное хранение.
2.2.4. Типовые, примерные и
индивидуальные номенклатуры дел для учреждений - источников комплектования
государственных архивов автономной республики, края, области <1>.
--------------------------------
<1> При
наличии типовых или примерных номенклатур дел для учреждений районного
(городского) звена индивидуальные номенклатуры дел соответствующих учреждений
согласовываются только с районным (городским) государственным архивом.
2.2.5. Представляемые учреждениями описи
дел (документов) постоянного хранения на управленческую, научно-техническую,
кинофотофоно-, художественно-творческую и другую
специальную документацию; описи дел долговременного хранения по личному
составу; акты о выделении к уничтожению научно-технической и
кинофотофонодокументации.
2.2.6. Описи дел постоянного хранения,
составленные в государственных архивах автономной республики, края, области
после проведения научно-технической обработки документов и переработки описей
<2>; акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов
государственных архивов <3>.
--------------------------------
<2> Описи, прошедшие
усовершенствование, предварительно рассматриваются экспертными комиссиями
соответствующих государственных архивов.
<3> Акты о выделении к уничтожению
документов из фондов первой категории, а также документов, образовавшихся по
1945 г. включительно, направляются на рассмотрение ЦЭПК главархива союзной
республики.
2.2.7. Акты о неисправимом повреждении
документов постоянного хранения, находящихся в государственных и ведомственных
архивах <4>, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на
государственное хранение.
2.2.8. Перечни особо ценных документов,
хранящихся в государственных архивах, описи особо ценных дел и описи страховых
копий, представляемые учреждениями - источниками комплектования госархивов
<4>.
--------------------------------
<4> Указанные документы
рекомендуется рассматривать на совместных заседаниях ЭПК и методической
комиссии.
2.2.9. Перечни документов, подлежащих
постоянному хранению, в виде микрокопий, представляемых организациями -
источниками комплектования Государственных архивов.
2.2.10. Вопросы приема (приобретения) на
государственное хранение документов личного происхождения.
2.2.11. Методические пособия по вопросам
экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и
ведомственных архивов, разработанные архивными и другими организациями
автономной республики, края, области.
2.2.12. Программы исследований, этапные и
итоговые отчеты о разработке научно-исследовательских тем в области
комплектования и экспертизы ценности документов <1>.
--------------------------------
<1> Указанные документы
рекомендуется рассматривать на совместных заседаниях ЭПК и методической
комиссии.
2.2.13. Предложения архивных и других
организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических
пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими
государственных и ведомственных архивов, организации документов в
делопроизводстве учреждений.
2.2.14. Предложения архивных и других
организаций по определению сроков хранения документов.
2.2.15. Отчеты и доклады о работе
экспертно-проверочных и экспертных комиссий государственных архивов, а также
экспортных комиссий учреждений по вопросам, входящим в компетенцию этих
комиссий.
2.2.16. Спорные вопросы экспертизы
ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов,
возникающие при отборе документов на государственное хранение.
3. Права ЭПК
3.1. ЭПК имеет право принимать решения:
3.1.1. Об утверждении перечней (п.
2.2.3), описей дел (документов) постоянного хранения (пп. 2.2.5 и 2.2.6),
перечней и описей особо ценных документов, а также описей страховых копий (п.
2.2.8).
3.1.2. О согласовании списков учреждений
(лиц) - источников комплектования, изменений и дополнений к ним (п. 2.2.1),
перечней (п. 2.2.9), номенклатур дел (п. 2.2.4), описей документов по личному
составу (п. 2.2.5), актов (пп. 2.2.5, 2.2.6, 2.2.7).
3.1.3. Об одобрении планов и графиков
передачи документов (п. 2.2.2), методических пособий (п. 2.2.11), программ и
результатов научных исследований (п. 2.2.12).
3.2. ЭПК выносит
рекомендации по результатам обсуждения вопросов о приеме на государственное
хранение документов личного происхождения (п. 2.2.10), предложений по
разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий (п.
2.2.13), предложений по определению сроков хранения документов (п. 2.2.14),
докладов и отчетов о работе экспертно-проверочных и экспертных комиссий (п.
2.2.15), спорных вопросов, возникающих при отборе документов на государственное
хранение (п. 2.2.16). Рекомендации ЭПК по этим вопросам, в необходимых
случаях, направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК главархива союзной
республики.
3.3. ЭПК предоставляется право:
3.3.1. В необходимых случаях при
рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать предоставления
учреждением актов о выделении документов к уничтожению.
3.3.2. Рекомендовать учреждениям принятие
мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать
письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или
незаконного уничтожения документов.
3.3.3. Запрашивать предложения и
заключения архивных и других организаций по методическим и практическим
вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы
заседаний экспертно-проверочных и экспертных комиссий по рассмотрению указанных
вопросов и материалы к ним.
3.3.4. Информировать руководителей
архивных и других организаций по вопросам деятельности их экспертно-проверочных
и экспертных комиссий.
3.3.5. Ставить перед руководством
архивного управления - отдела - вопрос о привлечении к ответственности лиц,
виновных в незаконном уничтожении документов ГАФ СССР и нарушении правил
обеспечения сохранности документов.
3.3.6. Возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы.
3.4. Председатель ЭПК обладает правами,
вытекающими из положения о комиссии, руководит ее деятельностью и несет
ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач. Председателю ЭПК
предоставляется право приглашать на заседания комиссии и привлекать к
подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК,
специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.
3.5. Секретарь ЭПК имеет право требовать
от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих
рассмотрению на заседаниях комиссии.
3.6. ЭПК имеет штампы об утверждении и
согласовании документов, предусмотренных пп. 3.1.1 и 3.1.2 настоящего
Положения.
4. Организация
работы ЭПК
4.1. Деятельность ЭПК предусматривается
планами основных мероприятий архивного управления - отдела.
4.2. Заседания ЭПК созываются по мере
необходимости, но не реже одного раза в месяц. При необходимости могут
проводиться выездные заседания ЭПК, а также совместные заседания ЭПК и
методической комиссии. Заседание комиссии считается правомочным, если в нем
принимает участие более половины ее состава.
4.3. Заседания ЭПК протоколируются.
Решения комиссии принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно,
большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении
голосов поровну решение принимается руководством архивного управления - отдела
автономной республики, края, области.
Особые мнения членов ЭПК и других
присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются
к нему.
4.4. Протоколы ЭПК подписываются
председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководством архивного
управления - отдела автономной республики, края, области.
4.5. По результатам рассмотрения на
заседаниях ЭПК вопросов (документов) заинтересованным учреждениям и лицам
направляются решения комиссии.
4.6. Секретарь ЭПК по указанию ее
председателя обеспечивает созыв заседаний комиссии, протоколирует ход
заседаний, информирует заинтересованных учреждений и лиц о решениях ЭПК,
осуществляет учет и отчетность о работе комиссии; ведет документацию и
обеспечивает ее сохранность.
4.7. Работа в ЭПК сотрудников архивных
учреждений предусматривается в планах работы по месту их основной деятельности
и дополнительной оплате не подлежит. Оплата работы экспертов, не являющихся
сотрудниками архивных учреждений, может производиться за счет нештатного фонда
зарплаты по договорам.
Приложение N 3
к решению коллегии
Главархива СССР
от 20 января 1988 года
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ
(ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА (ВЕДОМСТВА) <*>
--------------------------------
<*> Данное Положение
распространяется на ЦЭК министерств (ведомств) СССР, союзных и автономных
республик, отраслевых органов управления областного (краевого) звена и других
организаций, имеющих сеть подведомственных учреждений и предприятий. В
дальнейшем употребляется наименование "министерство".
1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения
методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к
передаче на архивное хранение документов, включая управленческую
(делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно-
и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и
координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) структурных подразделений
министерства и подведомственных ему организаций и предприятий создается
постоянно действующая Центральная экспертная комиссия.
1.2. Центральная экспертная комиссия
является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их
руководством министерства, а в необходимых случаях - соответствующего архивного
учреждения.
1.3. Центральная экспертная комиссия
назначается приказом руководителя министерства из числа наиболее
квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под
председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в
обязательном порядке включаются заведующий архивом (начальник архива)
министерства и представитель соответствующего государственного архива, на учете
которого состоит данное министерство. В состав ЦЭК могут быть включены представители
подведомственных организаций.
1.4. В своей работе ЦЭК
руководствуется Положением о Государственном архивном фонде СССР,
соответствующими нормативами документационного обеспечения управления,
приказами и указаниями, действующими в данной отраслевой (ведомственной)
системе, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при
Совете Министров СССР, типовыми и ведомственными перечнями документов,
нормативно-методическими документами соответствующих учреждений Государственной
архивной службы СССР, положением о ЦЭК министерства.
1.5. В соответствии с настоящим Типовым
положением министерство разрабатывает свое положение о ЦЭК, утверждаемое
руководством министерства по согласованию с соответствующим архивным органом.
2. Функции Центральной
экспертной комиссии
Центральная экспертная комиссия
осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и
рекомендации по вопросам оптимизации состава документов Государственного
архивного фонда СССР, образующихся в деятельности министерства и
подведомственных ему организаций и предприятий.
2.2. Рассматривает и
представляет на утверждение соответствующего государственного архива списки
учреждений, организаций и предприятий непосредственного подчинения, являющихся
и не являющихся источниками комплектования, проекты инструкций по
делопроизводству, классификаторов, перечней документов, подлежащих передаче в
государственные архивы, положений об ЭК структурных подразделений министерства
и подведомственных ему организаций, а также проекты других
нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в
делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки документов для
архивного хранения.
2.3. Рассматривает и
выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности
документов, организации документов в делопроизводстве (классификация
документов, составление номенклатур дел и внедрение их в практику работы
министерства, организаций и предприятий непосредственного подчинения,
формирование документов в делопроизводстве и подготовка их для архивного
хранения) и представляет эти рекомендации на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
2.4. Определяет совместно с архивом и
службой делопроизводства министерства организацию и порядок проведения работы
по отбору документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях
министерства и в подчиненных ему организациях.
2.5. Рассматривает и выносит решения об
одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:
- графиков по подготовке и передаче
документов на государственное хранение;
- сводных описей дел (годовых разделов)
постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- перечней, проектов, проблем (тем)
научно-технической документации постоянного хранения;
- актов о выделении к уничтожению
находящихся в архиве министерства и подведомственных организациях
непосредственного подчинения документов, сроки
хранения которых истекли.
2.6. По согласованию с соответствующим
архивным учреждением может выносить решения о предоставлении права ЭК структурных подразделений министерства и подчиненных ему
организаций самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения по
актам установленной формы после рассмотрения описей дел постоянного и долговременного
хранения за соответствующий хронологический период.
2.7. Рассматривает предложения об
установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими
перечнями, и изменении сроков хранения отдельных документов и в установленном
порядке вносит соответствующие предложения для рассмотрения их архивными
учреждениями.
2.8. Осуществляет методическое
руководство и контроль за работой экспертных комиссий
министерства и подведомственных ему организаций; периодически заслушивает на
своих заседаниях результаты проверок деятельности экспертных комиссий, доклады
и сообщения председателей этих комиссий.
2.9. Организует инструктаж и консультации
для членов ЭК структурных подразделений министерства и
ЭК подведомственных ему организаций. Участвует совместно с центральным архивом
министерства и делопроизводственными службами в подготовке и проведении
мероприятий по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных
служб и архивов, членов ЭК подведомственных
организаций.
2.10. Оказывает методическую и
практическую помощь подчиненным организациям, не стоящим на учете архивных
учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур
дел, составлению пособий по организации, хранению и учету документов.
3. Права
Центральной экспертной комиссии
Центральной экспертной комиссии
предоставляется право:
3.1. В соответствии с установленными
требованиями давать рекомендации структурным подразделениям министерства и
подведомственным ему организациям по вопросам экспертизы ценности документов, а
также розыска недостающих дел постоянного и долговременного хранения;
запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов.
3.2. Заслушивать на своих заседаниях
информации руководителей структурных подразделений, делопроизводственных служб
и архивов подведомственных организаций о качестве оформления документов и
формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел
постоянного и долговременного хранения.
3.3. Запрашивать от структурных
подразделений министерства и подведомственных ему организаций заключения и
другие материалы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.4. Приглашать на заседания ЦЭК в
качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений
министерства и организаций его системы, а в случае необходимости - работников
соответствующих архивных учреждений.
3.5. Принимать участие в организации и
проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архивов подведомственных министерству организаций.
3.6. Информировать руководство
министерства и подведомственных ему организаций по вопросам деятельности ЦЭК и ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных
организаций.
4. Организация
работы Центральной экспертной комиссии
4.1. Центральная экспертная комиссия
работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией соответствующего
архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические
указания.
4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному
руководством министерства, и отчитывается перед ним о результатах своей
деятельности.
4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции
ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности,
но не реже 2-х раз в год.
4.4. Решения ЦЭК принимаются большинством
голосов. Заседания ЦЭК протоколируются.
4.5. Ведение делопроизводства ЦЭК и
хранения ее документов возлагается на секретаря комиссии.
Приложение N 4
к решению коллегии
Главархива СССР
от 20 января 1988 года
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК)
УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ <*>
--------------------------------
<*> В дальнейшем вместо слов
"учреждений, организаций, предприятий" употребляется слово
"учреждение".
1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работы
по экспертизе ценности документов, включая управленческую
(делопроизводственную), научно-техническую и другую специальную документацию
учреждения, и подготовке их к передаче на архивное хранение в учреждении
создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
1.2. ЭК является
совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их
руководителем учреждения, а в необходимых случаях и соответствующего архивного
учреждения.
1.3. ЭК
назначается приказом руководителя учреждения из наиболее квалифицированных
специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав
комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы
и заведующий архивом учреждения (ответственное за архив лицо), а там, где это
необходимо, также представитель соответствующего архивного учреждения.
Секретарем комиссии, как правило, назначается работник делопроизводственной
службы или заведующий архивом учреждения (ответственное за архив лицо).
1.4. В своей работе ЭК
руководствуется Положением о Государственном архивном фонде СССР,
соответствующими нормативами документационного обеспечения управления,
приказами и указаниями, действующими в данной отраслевой (ведомственной)
системе, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при
Совете Министров СССР, типовыми и ведомственными перечнями документов,
соответствующими нормативно-методическими документами республиканских и местных
архивных органов, положением об ЭК учреждения.
1.5. В соответствии с настоящим Типовым
положением учреждение разрабатывает свое положение об ЭК,
утверждаемое руководителем учреждения.
2. Функции
экспертной комиссии
ЭК учреждения осуществляет следующие функции:
2.1. Организует и проводит совместно с
делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов учреждения
для дальнейшего хранения и уничтожения, осуществляет контроль
за организацией документов в делопроизводстве учреждения.
2.2. Рассматривает и выносит решения об
одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:
- графиков по подготовке и передаче
документов на государственное хранение;
- сводных описей
дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет)
хранения;
- перечней, проектов, проблем (тем)
научно-технической документации постоянного хранения;
- актов о выделении к уничтожению
находящихся в архиве учреждения документов, сроки
хранения которых истекли.
2.3. Принимает участие в подготовке и
рассмотрении номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов
в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке документов для
последующего хранения.
2.4. Рассматривает предложения об
изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими
перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных
перечнями, и выносит решения на утверждение соответствующего архивного
учреждения.
2.5. Обеспечивает проведение инструктажа
и консультаций работников учреждения по вопросам организации документов в
делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее
хранение.
3. Права экспертной
комиссии
ЭК учреждения предоставляется право:
3.1. В соответствии с установленными
требованиями давать указания структурным подразделениям учреждения и
соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации
документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче
на архивное хранение.
3.2. Требовать от руководителей
структурных подразделений учреждения розыска отсутствующих дел, подлежащих
передаче на хранение в государственный архив, и представления письменного
объяснения в случае их утраты.
3.3. Запрашивать от структурных
подразделений учреждения сведения и заключения, необходимые для определения
ценности и сроков хранения документов.
3.4. Заслушивать на своих заседаниях
информацию руководителей делопроизводственной службы и архива учреждения о
качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии
учета и сохранности дел постоянного и долговременного хранения.
3.5. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов
соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников архивных
учреждений.
3.6. Принимать участие в организации и
проведении отраслевых и региональных общественных смотров и проверок состояния
делопроизводства и архивов.
3.7. Информировать руководство учреждения
по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.
4. Организация
работы экспертной комиссии
4.1. Экспертная комиссия осуществляет
свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного
учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЭК работает
по плану, утвержденному руководителем учреждения, и отчитывается перед ним о
своей работе.
4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности
и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях,
которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.
4.4. Решения ЭК
принимаются большинством голосов. Заседания ЭК
протоколируются.
4.5. Обязательному утверждению
соответствующим архивным учреждением подлежат: решения ЭК
об одобрении описей на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
хранения; предложения об установления сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.
4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря
комиссии.