МИНИСТЕРСТВО ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ СССР

 

УКАЗАНИЕ

от 17 декабря 1984 г. N 840/У-1

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

ДЛЯ УПРАВЛЕНИЙ И АВИАПРЕДПРИЯТИЙ ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ

 

В целях совершенствования делопроизводства, контроля исполнения, подготовки и издания документов, их хранения и использования, а также повышения ответственности в работе с документами всех категорий работников управленческого аппарата в гражданской авиации предлагаю:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении гражданской авиации (Приложение 1) и Типовую инструкцию по делопроизводству в авиапредприятии ГА (приложение 2 - не приводится).

Начальникам управлений и командирам авиапредприятий обеспечить изучение Типовых инструкций и соблюдение их требований.

2. Начальникам управлений, предприятий, учреждений и организаций гражданской авиации принять действенные меры по наведению порядка в делопроизводстве, улучшению работы по изучению и исполнению документов, сокращению документооборота.

3. Управляющему делами МГА т. Мишукову К.С. до 01.05.85 разработать типовые положения о канцелярии управлений и авиапредприятий и типовые должностные инструкции работникам делопроизводства.

4. Контроль за соблюдением Типовой инструкции по делопроизводству в управлениях гражданской авиации возложить на Управление делами МГА.

Контроль за соблюдением Типовой инструкции по делопроизводству в авиапредприятиях возложить на управления гражданской авиации.

5. Типовую инструкцию по организации делопроизводства в управлениях гражданской авиации, утвержденную МГА 08.08.71, считать утратившей силу.

 

Министр

Б.П.БУГАЕВ

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

Утверждена

указанием МГА

от 17 декабря 1984 г. N 840/У-1

 

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ

 

При подготовке Типовых инструкций по делопроизводству для управлений и авиапредприятий гражданской авиации были использованы Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, ГОСТы на управленческую документацию, приказы, инструкции и указания МГА по вопросам работы с документами, а также опыт постановки делопроизводства в управлениях, предприятиях и организациях гражданской авиации и других ведомствах.

Типовыми инструкциями по делопроизводству следует пользоваться с учетом требований руководящих документов МГА по вопросам контроля исполнения, подготовки и издания документов, работы с заявлениями, предложениями и жалобами трудящихся, архивного дела.

На основе Типовых инструкций в управлениях и авиапредприятиях могут разрабатываться инструкции по делопроизводству, учитывающие опыт и конкретные условия их работы.

Типовые инструкции могут быть также использованы учреждениями и организациями гражданской авиации при разработке соответствующих документов, регламентирующих делопроизводство.

Настоящие Типовые инструкции подготовлены Управлением делами МГА с привлечением ЦНОТиУП при ГосНИИ ГА.

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящая Типовая инструкция является нормативным документом, регламентирующим порядок работы с организационно-распорядительными документами в управлении гражданской авиации (УГА) а также правила их подготовки и оформления.

На документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительных (плановая, отчетно-статистическая, финансовая, бухгалтерская и другие системы документации), действие Инструкции распространяется в части, касающейся общих принципов работы с документами и подготовки их к сдаче в архив.

Особенности оформления и обработки этих документов, а также порядок ведения секретного делопроизводства, делопроизводства по документам с грифом "Для служебного пользования", порядок работы с заявлениями, предложениями и жалобами граждан устанавливаются специальными инструкциями, положениями, методическими указаниями, стандартами.

1.2. Выполнение требований Инструкции по делопроизводству обязательно для всех работников УГА.

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременность исполнения документов, обеспечение их надлежащего формирования и сохранности в аппарате управления гражданской авиации возлагается на начальника управления и руководителей структурных подразделений УГА.

Руководители структурных подразделений управления обязаны знакомить с Инструкцией всех вновь принимаемых на работу сотрудников.

1.4. Организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Типовой инструкции осуществляются помощником начальника управления и канцелярией УГА.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в управлении возлагается на канцелярию (общий отдел) <1>, а в структурных подразделениях УГА - на должностных лиц, назначаемых приказом начальника управления.

--------------------------------

<1> Далее в тексте при упоминании канцелярии имеется в виду и общий отдел.

 

Деятельность канцелярии управления регламентируется положением, утверждаемым начальником управления.

Работники канцелярии управления и лица, ведущие делопроизводство в структурных подразделениях УГА, осуществляют свои функции в соответствии с утвержденными должностными инструкциями.

1.6. В случае увольнения, перехода на другую работу начальников структурных подразделений УГА, помощника начальника управления, заведующего канцелярией и должностных лиц, ведающих делопроизводством, все дела и документы, числящиеся за ними, должны быть переданы по акту вновь назначенным работникам или другим работникам, на которых возлагаются их обязанности.

Прием-передача дел, документов производится путем сверки их наличия по номенклатуре дел с карточками (журналами) учета, о чем составляется акт, который утверждается начальником управления (по должностям руководящего состава) или руководителем структурного подразделения.

1.7. При реорганизации управления с передачей его функций другому учреждению все документы текущего делопроизводства и архив передаются учреждению-преемнику по акту, в составлении которого принимают участие его канцелярия и архив.

При полной ликвидации управления без передачи его функций другому учреждению все документы текущего делопроизводства систематизируются в установленном порядке в соответствующих делах. Дела, подлежащие сдаче на государственное хранение, передаются вместе с архивом управления в местный государственный архив.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут знакомиться только лица, имеющие отношение к их рассмотрению и исполнению в соответствии с резолюциями руководителей.

Опубликование в печати и использование в докладах материалов, связанных с деятельностью управления гражданской авиации, допускаются только с разрешения руководства управления в соответствии с Перечнем Главного управления по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР.

1.9. В целях систематизации учета и оформления документов каждому структурному подразделению управления присваивается условный цифровой индекс, который используется при индексации дел и документов.

При разработке индексов учитываются требования, предъявляемые государственным архивом к классификационной схеме построения номенклатуры дел управления.

 

2. Подготовка и оформление служебных документов

 

2.1. Общие требования

 

2.1.1. Служебный документ должен быть кратким, точным, исключающим дублирование сведений, тщательно отредактированным, не допускающим различных толкований, общих формулировок и неконкретных указаний. Не разрешается употреблять непринятые сокращения или обозначения, а также устаревшие или малоизвестные слова и термины.

За содержание, грамотность и четкость изложения документов, представляемых на подпись или утверждение руководству управления, несут ответственность руководители структурных подразделений УГА, в которых эти документы подготовлены.

2.1.2. Не допускается оформлять в виде внутренней переписки решение оперативных вопросов взаимодействия структурных подразделений УГА.

Сопроводительные письма к рассылаемым документам составляются только в случаях крайней необходимости.

2.1.3. Служебный документ должен составляться, как правило, по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное рассмотрение его адресатом. Исключение допускается лишь для отчетов, планов мероприятий и других документов, затрагивающих взаимосвязанные вопросы.

2.1.4. Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывается основание или обоснование к составлению документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, указания, просьбы.

2.1.5. Документы, составленные на основании и во исполнение законов, указов, постановлений, распоряжений и решений вышестоящих органов, а также приказов, указаний и инструкций МГА, должны содержать ссылку на них с указанием даты, номера и точного наименования.

2.1.6. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс составных частей (реквизитов) и стабильный порядок их расположения и оформления.

Комплекс реквизитов, места их расположения и порядок оформления для организационно-распорядительных документов определены ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и формуляр-образец".

2.1.7. На основе ГОСТ 6.39-72 разрабатываются бланки организационно-распорядительных документов (ОРД).

Изготовление и учет гербовых бланков ОРД управления осуществляются в соответствии с Инструкцией МГА о порядке разработки, изготовления и учета стандартных бланков организационно-распорядительных документов <1>.

--------------------------------

<1> Дату и номер Инструкции смотри в действующем Перечне руководящих документов МГА по делопроизводству.

 

2.1.8. В управлении гражданской авиации применяются два вида бланков:

- бланк для писем формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Формат А5 предназначен для документов, текст которых не превышает 10 строк машинописи через один межстрочный интервал;

- общий бланк формата А4 (для оформления приказов, указаний, инструкций, положений, уставов, протоколов, заключений, актов и др.).

Допускается изготовление бланков для отдельных видов документов на основе общего бланка (приказ, указание). Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их количество превышает 200 документов в год.

Не допускается изготовление, так называемых, должностных бланков (с указанием в штампе бланка должностного лица, его использующего).

Внутренние документы (докладные записки, справки, заявления, объяснительные записки и др.) могут оформляться на чистых листах бумаги.

 

2.2. Требования к оформлению реквизитов документов

 

2.2.1. Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, указание, акт, докладная записка, отчет и т.д.). Название вида документа обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа и степень обязательности выполнения его требований.

2.2.2. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например:

датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта - дата события, датой плана, отчета и других документов, требующих утверждения, - дата их утверждения.

Даты в документе оформляются цифровым способом арабскими цифрами, разделенными точками, со следующей последовательностью элементов: день месяца, месяц, год. Например: дату 29 июля 1984 года следует оформлять 29.07.84.

Допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: 1 августа 1984 г. или 1 августа 1984 года.

Дата (число) в реквизите "дата документа" указывается (вписывается от руки) должностным лицом, подписывающим документ, в месте, отведенном для этого реквизита; месяц и год допускается печатать на машинке.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

2.2.3. Реквизит "индекс документа", располагаемый рядом с реквизитом "дата документа", присваивается документу в момент его регистрации. Состав регистрационного индекса зависит от вида документа. Порядок регистрации документов определен в соответствующих разделах Инструкции.

2.2.4. Документ, составленный на основании другого (инициативного) документа, должен иметь ссылку на его индекс и дату. Ссылка либо выделяется отдельным реквизитом: "На N ___ от __________" (письмо), либо указывается в тексте документа (распорядительные документы, акты).

При ссылках на документы в тексте указывается сначала дата, а потом номер.

2.2.5. Документы формата А4 должны иметь заголовок (краткое изложение содержания документа), который формулируется составителем документа.

Заголовок не проставляется на телефонограммах, телеграммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулируется заголовок, как правило, одной общей фразой и должен отвечать на вопрос "о чем?" ("Об изменении...", "Об отмене...", "Об организации...", "О выделении..." и т.д.).

Если документ подготовлен в дополнение к ранее направленному, в заголовке указываются номер и дата первичного документа.

Заголовок не должен превышать 5 строк. Печатается заголовок через один интервал. В конце заголовка точка не ставится.

2.2.6. Документы адресуются учреждению, организации, предприятию или их структурным подразделениям.

Допускается адресование документов конкретному должностному лицу в тех случаях, когда отправителю известно, что именно это лицо может решить вопрос, изложенный в документе, или это лицо должно быть с ним ознакомлено.

Документ не должен содержать более четырех адресов; в противном случае составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес (перед фамилией исполнителя документа указывается "рассылается по списку"). В случаях, когда каждому адресату важна информация о других получателях документа, список рассылки может быть оформлен на оборотной стороне последнего листа каждого документа.

Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресами не проставляется.

При рассылке документов адресат может быть обозначен обобщенно, например: начальникам объединений, командирам авиапредприятий, начальникам отделов и служб управления.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, например:

 

                                                         ВГПО "Авиаремонт"

                                                         Отдел капитального

                                                         строительства

 

При направлении документа должностному лицу указывается в именительном падеже название организации (структурного подразделения), а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

 

                                              Ленинградское УГА

                                              Начальнику планового отдела -

                                              главному экономисту

                                              т. Иванову И.И.

 

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителям, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

 

                                              Директору завода N 400 ГА

                                              т. Иванову И.И.

 

При адресовании документа с указанием условного обозначения организации или предприятия адресат указывается в соответствии с приведенными ниже примерами:

 

                                              Руководителю предприятия

                                              п/я А-8577

 

                                              т. Петрову П.П.

 

                                              112000 Киев

 

или

 

                                              Главному инженеру

                                              предприятия п/я Л-8577

 

                                              т. Сидорову Н.Н.

 

                                              115220 Ленинград

 

Полный почтовый адрес следует указывать в следующей последовательности: индекс предприятия связи, республика, область (край), город, номер почтового отделения, улица, номер дома. Почтовый адрес предприятия (организации) с условным наименованием включает только индекс предприятия связи и город.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала печатают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

 

                                              327025 Николаев-25

                                              Киевское шоссе, 10, кв. 51

                                              Иванову Н.И.

 

В документах, адресуемых вышестоящим органам, а также постоянным корреспондентам (предприятиям отрасли и др.), почтовые адреса не указываются, так как канцелярии, осуществляющей отправку документов, они известны.

Каждая составная часть адресата (наименование предприятия (организации), структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются.

При написании адресата допускается применять сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл., г. (город), пос., с. (село), р-н, ул., пер., наб., пр., корп., кв. Города, в наименование которых входит слово "град" или "город" (Ленинград, Новгород), а также столичные города (Москва, Киев и др.) указываются без сокращения "г.". В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номеров буква пишется слитно с цифрой (48а).

2.2.7. Ссылка на приложения (отметка о наличии приложения) к документу оформляется тремя способами:

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то после текста документа указывается:

Приложение: на ___ л. в ___ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

 

    Приложение: 1. Проект постановления Государственного комитета Совета

                   Министров СССР по науке и технике на 2 л. в 1 экз.

                2. Техническое обоснование целесообразности командирования

                   специалистов _______________________________ в институт

                   транспорта и связи ____________________________________

                   на 2 л. в 1 экз.

 

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

 

    Приложение: Решение Ленгорисполкома от 18.11.78 N 690 и приложение к

                нему, всего на 6 л.

 

Отметка о приложении может включать дополнительные учетные данные. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если приложений большое количество, на них составляют отдельную опись, а в самом документе после текста указывают:

Приложения: согласно описи на ___ л.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не делается; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "(приложение)", "(приложение 1)", "...представить перечень документов по прилагаемой форме" и т.д.

В правом верхнем углу первой страницы документа-приложения проставляется отметка, связывающая приложение с основным документом. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами.

Например:

 

                                                     Приложение 1 к приказу

                                                     от 03.04.84 N 121

 

На документах, утверждаемых распорядительными актами, в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа: заголовка, даты, подписи и др. В тексте документов при ссылке на приложения и в самих приложениях знак "N" не ставится.

2.2.8. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, состоящей из инициалов и фамилии, например:

 

Начальник финансового

отдела Коми УГА                  (личная подпись)               П.П.Петров

 

Расшифровка подписи в распорядительных документах может состоять из инициала имени и фамилии лица, подписавшего документ.

При оформлении документа на бланке наименование предприятия в реквизите "подпись" не указывается или приводится в сокращенном виде, например:

 

Начальник управления                                            В.В.Иванов

 

При оформлении документа не на бланке наименование предприятия (полное или условное) в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности, например:

 

Заместитель начальника

Уральского УГА                                                  И.Б.Яковлев

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Начальник управления                                            В.В.Иванов

 

Главный бухгалтер                                               П.П.Петров

 

Когда документ подписывается несколькими лицами одной должности, их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

 

Председатель комиссии                                           Н.В.Петров

 

Члены комиссии:                                                 А.С.Сергеев

                                                                Н.К.Смирнов

 

Если должностное лицо, которое должно подписать проект документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия и инициалы. Исправления, если заранее неизвестно, кто будет подписывать документ, вносят чернилами или машинописным способом, например:

"и.о.", "зам."; исправления может сделать должностное лицо, подписывающее документ, например:

 

Зам. начальника управления          (Личная подпись)            В.Б.Смирнов

 

Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.2.9. Согласование проектов-документов может производиться как внутри управления (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его - с организациями, имеющими в соответствии с их компетенцией непосредственное отношение к содержанию документа.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего и расшифровка его подписи.

Письма и другие исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в управлении, внутренние документы (в том числе нормативно-распорядительные, телефонограммы) визируют на первом экземпляре.

При печатании документов, исходящих от Министерства гражданской авиации, но подготавливаемых управлением гражданской авиации, предусматривается один дополнительный экземпляр, остающийся в управлении. В этом случае все визы исполнителей управления проставляются на этом экземпляре, а экземпляры, представленные на подпись в МГА, визируются начальником управления - исполнителем документа.

Отказываться от визирования или делать какие-либо исправления в документе не допускается. При наличии разногласий замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. В этом случае виза имеет следующее содержание:

 

    С проектом не согласен.

    Замечания прилагаются.

 

    Начальник планового отдела         (личная подпись)         В.И.Петров

    10.05.84

 

Если замечание небольшое по объему, оно излагается на визируемом экземпляре документа.

Юридическая служба при визировании проекта приказа определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом и соответствие проекта документа действующему законодательству и постановлениям правительства.

Внешнее согласование (с предприятиями, общественными организациями) оформляется грифом согласования, включающим в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование предприятия), личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Директор завода "Калибр"

(Личная подпись)   В.В.Волков

16.05.84

 

Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Протоколом профсоюзного

комитета от 15.01.84 N 2

 

Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.

При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами.

Грифы согласования со сторонними организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в месте, предусмотренном этими положениями.

2.2.10. Утверждение документов производится путем проставления грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного акта (например, приказа).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но распорядительный акт следует издавать в случаях, когда введение документа требует дополнительных действий или указаний.

Утверждению подлежат положения о структурных подразделениях УГА, должностные инструкции, структура аппарата управления, штатное расписание, инструкции, технологии, методические указания, отчеты и балансы, планы мероприятий, акты и другие документы, утверждение которых установлено соответствующими нормативными актами.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование управления, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

 

                                                УТВЕРЖДАЮ

 

                                                Начальник Молдавского

                                                управления гражданской

                                                авиации

                                                (личная подпись) И.И.Иванов

                                                09.09.84

 

При утверждении документа приказом (указанием) гриф утверждения оформляется по следующей форме:

 

                                                             УТВЕРЖДЕНО

                                                          приказом Коми УГА

                                                          от 15.11.84 N 217

 

Дата в грифе утверждения проставляется должностным лицом, утверждающим документ, месяц и год допускается печатать на машинке.

2.2.11. Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

 

Верно. Секретарь        (Личная подпись)           В.И.Сидорова

13.08.84

 

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать. В этом случае подпись удостоверяется по форме: "п/п" (подлинник подписан) и личная подпись заверяющего, например:

 

п/п (Личная подпись)

 

При пересылке копий документов в другие организации или выдаче их на руки отдельным лицам допускается заверять их печатью. Кроме того, удостоверяются печатью размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника. Электрографические копии заверяют только в случае необходимости использования заверенной копии в качестве арбитражного документа.

При заверении документа или его копии печатью ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, например:

 

Главный бухгалтер              (Личная подпись)                 И.И.Петров

 

2.2.12. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции руководства управления.

В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия и инициалы исполнителя (или исполнителей), содержание предписываемого действия, срок исполнения документа (в необходимых случаях), личная подпись руководителя, дата резолюции.

Резолюция проставляется на лицевой стороне документа, справа под реквизитом "адресат" на свободном от текста месте. В случае отсутствия такой возможности ее располагают на любой свободной площади, кроме полей.

Указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу. Если указание дается нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение документа в целом является первое должностное лицо, указанное в резолюции. При подготовке ответа или предложений ему предоставляется право созыва соисполнителей.

При наличии одной конкретной резолюции руководителя, в компетенцию которого входит решение вопроса, изложенного в документе, последующие резолюции необходимы только в том случае, если в них уточняется порядок исполнения и указывается фамилия непосредственного исполнителя.

Каждый сотрудник предприятия непосредственно отвечает за исполнение и сохранность документов, находящихся у него на исполнении.

2.2.13. Прохождение документа в управлении сопровождается соответствующими отметками.

Отметка о поступлении наносится штампом на нижнем поле первого листа документа, справа. В отметке о поступлении приводятся сокращенное наименование управления, дата поступления, входящий индекс документа и количество листов.

Отметка о контроле документа проставляется по форме: "К" или "Контроль" и помещается на левом поле первого листа документа в соответствии с ГОСТ 6.39-72, на бланках площадь для проставления отметки о контроле ограничена прямоугольником.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа и включает слова "В дело", индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует специальный документ, свидетельствующий об исполнении, например:

 

"В дело N 3.21.  Вопрос решен  по телефону  с зам. начальника  технического

отдела т. Петровым А.И. 06.11.84.

 

    08.11.84   (Личная подпись)"

 

В противном случае дается ссылка на вновь составленный документ, например: "Отвечено N 3.21-94 от 06.11.84".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

На копии исходящего документа, остающегося в деле, допускается помещать отметку "Исп. вх. N ___ от ___".

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе, состоящую из фамилии исполнителя (составителя документа) и номера его служебного телефона, которые проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу.

Ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки, состоящий из первых букв ее имени и фамилии, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:

 

    Петров   245 63 87

    ИН   5.   11.10.83

 

Содержание аналогичных данных в документах, имеющих гриф ограничения доступа, определяется соответствующими инструкциями.

 

2.3. Некоторые требования к лексико-грамматическому

и орфографическому оформлению текстов документов

 

2.3.1. Документы, как правило, составляются от первого лица множественного числа или от третьего лица, местоимения заменяются существительными. Например: "Направляем...", "Сообщаем...", "Просим..." или "Управление не возражает...", "Управлению требуется..." (а не "Нам требуется..."). Исключение составляют распорядительные документы, в которых применяются языковые конструкции повелительного характера ("ПРИКАЗЫВАЮ").

2.3.2. В документах не допускается применять диалектизмы, жаргонные, бытовые и профессиональные слова и выражения, например: "черная суббота", "тринадцатая зарплата", "безлюдный фонд" и др.

2.3.3. Из текста следует исключать вводные слова и выражения, не несущие активной смысловой нагрузки, например: "Направляем для подписания и утверждения" вместо "Направляем на рассмотрение", "При этом представляем" вместо "Направляем", "обеспечить решение" вместо "решить" и т.д. Не допускаются такие концовки писем, как "В ожидании Вашего ответа...", "В просьбе моей прошу не отказать...".

2.3.4. Для ускорения составления документов и облегчения их восприятия применяются устойчивые (трафаретные) словосочетания, термины и обороты, например: "Считать утратившими силу", "Контроль за исполнением возлагается", "Обязанности вменяются", "Дисциплинарная ответственность", "Показатели плана рассчитываются, устанавливаются", "Плановое задание составляется, выполняется", "Платежи обеспечиваются", "Затраты исчисляются", "Пошлина взимается" и др.

2.3.5. Следует следить за правильностью употребления предлогов: "затраты на (производство)", "отчисления на (социальное страхование)", "работа по (анализу финансовой деятельности)", "прибыль по (товарному выпуску)", "вознаграждение по (итогам работы)" и т.д.

2.3.6. Предложения рекомендуется строить, соблюдая прямой порядок слов: подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемым словом, дополнения - после управляющего слова, обстоятельственные слова - ближе к слову, к которому они относятся, вводные слова - в начале предложения. Обратный порядок слов (сказуемое предшествует подлежащему) используется в случае, если логическое (смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действий.

Сложные предложения, как правило, заменяются простыми; их употребление оправдано только в случае, когда в одной языковой конструкции необходимо выразить несколько мотивировок.

2.3.7. В документах допускается применять только общепринятые сокращения.

Сокращения "т.с." (так сказать), "т.о." (таким образом), "т.н." (так называемый), "т.к." (так как) употребляться не должны.

Можно сокращать союз "т.е." (то есть).

Сокращения "и т.д." (и так далее), "и т.п." (и тому подобное), "и пр." (и прочее), "и др." (и другие) допускаются только в конце предложения при перечислениях.

В тексте документа, в реквизитах "адресат" и "подпись" применяются сокращенные названия ученых степеней и звания, например: акад. А.А. Чернов, проф. Д.В. Васильев, член-корр. А.К. Поспелов, канд. техн. наук С.Н. Смирнов, д-р (или докт.) хим. наук В.И. Свиридова.

Наименования должностей сокращаются только в тексте документа: гл. инженер Б.П. Васильев, зам. директора И.К. Петров; в адресате и подписи сокращения не допускаются.

Слово "товарищ" сокращается: в адресате (т. Иванову С.С.), в тексте документа в начале предложения (Тов. Иванову С.С.); в форме обращения "товарищ" не сокращается: "Уважаемый товарищ Иванов!" (без инициалов). В тексте документов слово "товарищ" допускается не указывать, оставляя его лишь в адресате и в форме обращения. В середине предложения пишется т. Иванову.

2.3.8. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в подписи, тексте); после сокращений "т." и "тов." (в адресате, тексте), а также при перечислении фамилий в порядке алфавита (в списках, в вводной части протоколов, актов) инициалы следует располагать после фамилий.

2.3.9. При обозначении в документе временного периода (план 1981 - 1985 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...": "с 1982 по 1984 г.", "за период 1970 - 1975 гг.", "за период с 15.03.82 по 31.03.82", "по состоянию на 13.03.84".

Слово "год" сокращается только при цифрах. Не допускается сокращение: "19 декабря с.г." (или "т.г.").

При обозначении учебного, хозяйственного, административного или бюджетного года следует писать: "1984/85 уч. год"; "1984/85 г.".

При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается: "в сентябре 1984 г." (а не "в сентябре м-це 1984 г.").

Слово "квартал" в дате не сокращается: "в IV квартале 1984 г." (а не "в IV-ом кв. 1984 г."); квартал обозначается римской цифрой.

Слово "полугодие" пишется словами: "В первом полугодии 1984 г.".

2.3.10. Цифровая информация в документах передается с помощью словесно-цифровой записи: "509 тыс.".

Однозначные числа, сопровождающиеся обозначением меры, следует писать цифрами: "2 кг"; без указания меры - словами: "три - пять дней".

Многозначные числа записываются цифрами: "25 изделий"; исключение делается в тех случаях, когда с числа начинается предложение: "Двадцать пять изделий было забраковано".

Порядковые числительные употребляются с падежными окончаниями, состоящими из одной буквы: -й, -м, -я, -е. В трех случаях употребляется двухбуквенное окончание: -го, -му, -ми: "изделия 1, 2 и 3-го сорта" (падежное окончание при перечислениях ставится только при последней цифре).

Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют: "на XXVI съезде КПСС". Если порядковое числительное стоит после существительного, к которому оно относится, падежное окончание также не применяется: "на с. 25", "в табл. 2" (слова "страница", "лист", "таблица", "рисунок", "пункт" сокращаются только при сочетании с цифрами: "на 8 л.", "рис. 1", "пп. 1 - 6").

Количественные числительные указываются всегда без падежных окончаний: "Приложение: на 5 л. в 3 экз." (а не "на 5-ти л. в 3-х экз.").

Числа, начиная с десятков тысяч, можно записывать смешанным способом: "20 тыс. экз.", "10 млн. человек".

Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом через дефис (без падежных окончаний): "100-летие", "10-тонный", "25-миллиметровый" (но 25%-ный).

Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, указываются один раз: "10 - 20 шт.", "от 10 до 15 т" и т.д.

Знаки "%", "N", "§" употребляются только в сочетании с цифрами, причем во множительном числе они не удваиваются: "90, 60 и 70%", "N 5, 6, 9", "§ 8, 9, 14".

При расшифровках денежных сумм в финансовых документах сначала указывается вся денежная сумма цифрами, затем (в скобках) - сумма рублей словами и копейки цифрами (все в именительном падеже): "в размере 1253 руб. 30 коп. (одна тысяча двести пятьдесят три руб. 30 коп.)".

2.3.11. При ссылках в тексте на какой-либо документ после конструкции "в соответствии", "в связи", "во исполнение", а также перед словом "согласно" и после него запятая не ставится.

После слов "согласно", "благодаря", "вопреки" следует дательный падеж, а не родительный: "согласно приказу", "вопреки отклонениям".

2.3.12. Употребление прописных букв

В названиях высших союзных и республиканских партийных, советских, правительственных, профсоюзных и комсомольских органов все слова пишутся с прописной буквы: Центральный Комитет КПСС, Верховный Совет СССР, Совет Министров СССР, Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов. В названиях местных органов с прописной буквы пишутся первое слово, имена собственные, слово "совет", если оно входит в полное название органа власти (в других случаях слово "совет" следует писать со строчной буквы): Московский горком КПСС, Ленинградский городской Совет народных депутатов, Ленинградский областной совет профсоюзов.

Допускаются общепринятые сокращения, аббревиатуры наименований высших и местных органов власти: ЦК КПСС, ВЦСПС, исполком Моссовета, Леноблсовпроф, Ждановский райсовет. Не допускаются сокращения: Совмин СССР, СМ РСФСР (Совет Министров СССР, РСФСР и других республик).

С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Секретарь ЦК КПСС, Министр финансов СССР, Генеральный Прокурор СССР, Маршал Советского Союза, Герой Советского Союза, Герой Социалистического труда. В остальных случаях наименования должностей и званий пишутся со строчной буквы: член Политбюро ЦК КПСС, заместитель Министра связи СССР, председатель Ленгорисполкома, маршал артиллерии, генеральный директор объединения.

Наименования правовых актов следует писать со строчной буквы: постановление Совета Министров СССР, приказ Министра обороны СССР, инструкция Стройбанка СССР, решение исполкома Моссовета, указание МГХ. С прописной буквы пишутся наименования правовых актов высших органов государственной власти: Закон СССР, Указ Президиума Верховного Совета РСФСР.

В названиях орденов все слова пишутся с прописной буквы, кроме слов "орден", "степень": орден Трудового Красного Знамени, орден Отечественной Войны I степени, орден Славы II степени. В выделяемых кавычками названиях орденов, медалей, знаков отличия с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в название имена собственные: орден "Мать-героиня", медаль "За отвагу", медаль "В память 800-летия Москвы".

В названиях революционных праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишется первое слово: Первое мая или 1 Мая, Международный женский день, Новый год, Девятое января или 9 Января, День Аэрофлота.

В названиях двух великих исторических событий с прописной буквы пишутся два первых слова: Великая Октябрьская социалистическая революция, Великая Отечественная война.

 

2.4. Оформление рукописей и требования к машинописному

изготовлению документов

 

2.4.1. Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги. Не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

2.4.2. Документы печатаются на бланках или на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм), если объем документа не превышает 7 - 10 строк машинописного текста, и формата А4 (210 х 297 мм), если объем документа свыше 7 - 10 строк.

Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке оформляется первая страница, последующие - на обычной бумаге.

2.4.3. Текст документа ограничивается полями: левым, правым, верхним и нижним. Левое поле должно составлять 35 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее для формата А4 - не менее 19 мм, для формата А5 - не менее 16 мм.

При оформлении документа на двух сторонах листа размер левого поля оборотной стороны листа должен составлять не менее 8 мм, правого - не менее 35 мм, размеры верхнего и нижнего полей не изменяются.

2.4.4. Длина печатной строки должна соответствовать 60 - 64 печатным знакам. Максимальное количество печатных строк для формата А4 равно 38 - 40 при печатании через 1,5 интервала; или 28 - 30 - через 2 интервала.

2.4.5. Номера страниц документа должны проставляться посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков препинания. Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.

Нумерация документов, состоящих из нескольких страниц, должна начинаться со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется только при наличии третьей.

2.4.6. Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.

От 0-го положения табулятора (граница левого поля) печатаются следующие реквизиты: наименование предприятия (подразделения) - автора документа; почтовый и телеграфный адрес предприятия; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляется для числа, затем печатается месяц и год: __.02.79); ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "подпись"; гриф (визы) согласования; заверительная отметка: слово "Верно" и дата заверения копии (выписки) документа; отметка о составителе документа.

От 1-го положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов (подпунктов).

От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля) печатается переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифе согласовано.

От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля) располагается адресат.

От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения; второй ряд подписей, грифов и виз согласования, если их несколько (первый ряд начинается от 0-го положения табулятора); грифы ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Секретно" и др.); отметка на документе-приложении, связывающая его с основным документом.

От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границ левого поля) печатается расшифровка подписи в реквизите "подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.

От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица" (без кавычек).

2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.

2.4.7. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения") отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется от другого 2 - 4 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. В служебных письмах, докладных записках между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.

Текст документов, оформляемых на бланках (бумаге) формата А5, допускается печатать через 1 межстрочный интервал с абзацными отступами в 1,5 - 2 интервала.

Документы, предназначенные для устного прочтения (например, доклады) или для последующего типографского издания, печатают через 2 интервала.

Примечания, приложения и ссылки в тексте печатаются через 1 межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова "Примечание", "Приложение", "Основание".

2.4.8. Реквизиты документов ("заголовок к тексту", "адресат", "подпись" и другие, кроме текста) печатаются без точек в конце; знаки препинания сохраняются в середине строк реквизита.

Заголовок к тексту допускается продлевать до границы правого поля документа, если объем заголовка включает более 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста в пределах площади, отводимой под заголовок; длина строки при этом не должна превышать 28 печатных знаков).

В реквизите "подпись" инициалы и фамилию лица, подписывающего документ, следует печатать на уровне последней строки наименования должности без скобок.

2.4.9. В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печатание прописными буквами, кроме: наименования вида документа; слов "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" (в грифах утверждения и согласования), "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказах), "ПРЕДЛАГАЮ" (в указаниях), "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" (в протоколах); фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, а также в реквизитах документов: "адресат", "подпись", грифах утверждения и согласования фамилии печатаются строчными буквами).

2.4.10. При переносах слов в тексте не допускается разделять сокращенные слова, отделять сокращенные слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилии. Знаки тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя их в конце строки.

В реквизитах документов типа "адресат", "заголовок" переносы слов не рекомендуются.

Новую страницу документа не следует начинать последней неполной строкой абзаца.

2.4.11. При оформлении таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

Над таблицей, справа (7-е положение табулятора), указывается слово "Таблица" (без кавычек) и ее порядковый номер (без знака N). Если в тексте документа приведена одна таблица, ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают. Над таблицей (посредине) помещается заголовок.

Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой; при переносе частей таблицы слово "Таблица" и ее заголовок помещаются только над первой частью, над другими - указывается: "Продолжение". Но, как правило, если сумма печатных знаков граф таблицы (включая интервалы) превышает 64 (т.е. длину печатной строки документа), таблица оформляется на отдельном листе как приложение к документу.

Графы таблицы не нумеруются; их нумерация дается только в случае, если в тексте документа имеются ссылки на номера граф.

Если таблица размещается на нескольких страницах, на каждой странице положено повторять наименования граф таблицы, а не номера граф.

 

2.5. Подготовка и оформление

нормативно-распорядительных документов

 

2.5.1. К нормативно-распорядительным документам, издаваемым в управлении гражданской авиации, относятся приказы, указания и инструкции.

Приказы, указания, инструкции должны издаваться только в тех случаях, когда это действительно необходимо. Не должно допускаться повторения вопросов, изложенных в ранее изданных документах, или противоречий им.

2.5.2. Приказы издаются только начальником управления.

Отдельно от приказов по основной деятельности издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях, о стажировке, допуске к работе, аттестовании кадров (присвоении классов) и т.п.

2.5.3. Указания и инструкции могут издаваться как начальником управления, так и его заместителями.

Права и ответственность заместителей начальника управления при подготовке и издании нормативно-распорядительных документов определяются начальником управления.

2.5.4. Приказы по основной деятельности издаются во исполнение нормативно-распорядительных документов вышестоящих органов, а также по инициативе управления по наиболее важным вопросам производственной деятельности и безопасности полетов.

Указания, как правило, издаются для разрешения оперативных вопросов, а также для организации исполнения поручений вышестоящих органов, планов мероприятий МГА и управления.

Инструкциями оформляются нормативные документы, регламентирующие различные стороны функционально-производственной деятельности аппарата управления гражданской авиации и подчиненных ему авиапредприятий и организаций, в том числе положения (кроме положений о структурных подразделениях), руководства, правила, технологии, методики, методические указания, программы <1>.

--------------------------------

<1> Рекомендуется стремиться к сокращению названий разновидностей документов, издаваемых в виде "Инструкций".

 

Инструкции разрабатываются структурными подразделениями управления, подписываются их руководителями и утверждаются начальником управления или его заместителями в соответствии с предоставленными им правами.

2.5.5. Приказы, указания, инструкции, издаваемые во исполнение распорядительных документов МГА, местных партийных и советских органов, должны быть подготовлены в сроки, указанные в соответствующем документе или резолюции начальника управления.

2.5.6. Ответственными исполнителями проектов нормативно-распорядительных документов управления назначаются должностные лица не ниже руководителей структурных подразделений УГА, отвечающих за соответствующее направление деятельности управления.

В случаях, когда документ затрагивает несколько направлений деятельности управления, ответственным исполнителем назначается соответствующий заместитель начальника управления или один из руководителей структурных подразделений УГА <2>.

--------------------------------

<2> Отметка об исполнителе на нормативно-распорядительных документах оформляется на лицевой стороне последней страницы.

 

2.5.7. К составлению и оформлению текстов приказов и указаний предъявляются следующие дополнительные требования.

2.5.7.1. Текст приказа или указания, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части излагаются факты и сведения, вызвавшие издание распорядительного документа. Если документ издается на основании (в развитие) распорядительного акта вышестоящего органа, то констатирующая часть должна содержать ссылку на этот акт с указанием его наименования, даты, номера и заголовка; при этом следует применять устойчивые формулировки: "В соответствии с приказом МГА от 05.11.84 N 245 "О порядке издания нормативно-распорядительных документов МГА" ...", "Во исполнение указания МГА от 19.12.84 N 850/У-2...", "На основании...", "В развитие...".

Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

2.5.7.2. Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", указания - "ПРЕДЛАГАЮ", которые печатаются с отдельной строки от нулевого положения табулятора и отделяются от последующего текста тремя межстрочными интервалами.

Текст распорядительной части содержит перечисление предписываемых действий и при необходимости делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одноразового характера излагаются в одном пункте.

2.5.7.3. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия и сроки их исполнения.

Уровень исполнителей заданий в распорядительных документах, издаваемых по управлению, не должен быть ниже руководителей структурных подразделений.

При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, пункт строится по образцу:

 

"Начальнику ООТиЗ т. Сидорову С.И. совместно с главным бухгалтером т. Петровой А.И. определить порядок оплаты труда рабочих, направляемых в командировки на _______. Срок - 17.12.84".

 

Отсутствие указания об ответственном исполнителе (без слова "совместно") означает, что каждый исполнитель отвечает за выполнение задания самостоятельно.

Исполнители, которым адресуется задание, могут быть названы обобщенно, например: "Начальникам отделов кадров...".

Пункты распорядительных документов, возлагающие обязанности длительного (постоянного) действия и ответственность за их выполнение, формулируются с указанием должностей исполнителей - по штатному расписанию. В этом случае фамилии исполнителей указывать не следует. Такие пункты должны являться основанием для корректировки должностных инструкций.

2.5.7.4. Сроки исполнения заданий должны определяться исходя из их трудоемкости и с учетом общего времени, затрачиваемого на согласование и подписание проекта распорядительного документа, его размножение и рассылку исполнителям.

Не следует в качестве срока исполнения указывать квартал, месяц без конкретного числа из-за осложнений, возникающих при осуществлении контроля за сроками исполнения документов.

Оформляются сроки исполнения цифровым способом (08.11.84) с учетом, что документ может быть поставлен на автоматизированный контроль.

2.5.7.5. В одном из последних пунктов приказа (указания) указывают должностное лицо (должностных лиц), на которое возлагается контроль за выполнением документа или конкретных его пунктов; при этом применяется устойчивый оборот: "Контроль за выполнением указания возложить на начальника планово-экономического отдела...". Ответственным за контроль назначается, как правило, руководитель структурного подразделения, заинтересованного в исполнении документа (обычно это подразделение готовит проект).

Отсутствие указания об ответственном за контроль означает, что контроль за исполнением распорядительного документа осуществляет руководитель, от имени которого он издается.

2.5.7.6. Если приказ (указание) отменяет (изменяет или дополняет) ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, то последний пункт приказа должен отменить этот документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка, например: "Считать утратившим силу приказ от 05.06.79 N 137 "О создании экспертной комиссии Латвийского УГА".

Если ранее изданные документы подлежат изменению, а не полной отмене, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта.

2.5.7.7. Распорядительную часть приказа (указания) не следует перегружать перечислением второстепенных заданий, изложением порядка выполнения работ, списками фамилий и т.п. При необходимости в виде приложения к распорядительному документу могут быть даны различного рода планы, графики мероприятий, методики, инструкции, списки, перечни и пр.

Приложения к приказам, указаниям должны быть подписаны ответственными за их содержание должностными лицами.

На приложениях к приказам, указаниям в правом верхнем углу первой страницы делается отметка по образцу:

 

                                                         Приложение 1

                                                         к приказу Коми УГА

                                                         от 13.12.84 N 178

 

При необходимости утверждения документа, прилагаемого к приказу или указанию, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первой страницы. При этом отметка о приложении делается только в случае, когда приложений несколько, например:

 

                                                         УТВЕРЖДЕНО

                                                         приказом Коми УГА

                                                         от 13.12.83 N 178

 

                                                         Приложение 2

 

2.5.8. Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности.

В заголовке к тексту приказа указывается: "По личному составу". Если содержание приказа касается одного вопроса, заголовок должен кратко отражать его содержание, например: "По личному составу. О поощрении".

В приказе, как правило (исключение составляют приказы о наложении взысканий и поощрениях), отсутствует констатирующая часть.

Пункты распорядительной части приказа располагают в определенной последовательности: зачисление на работу, перевод, увольнение и т.д.

Каждый пункт приказа следует начинать с указания фамилии, имени и отчества (которые первый раз в тексте приказа указываются полностью), должности, наименования структурного подразделения, где работает данное лицо, и действий, объявляемых приказом. Фамилии лиц в пределах одного пункта следует располагать в алфавитном порядке; фамилии и инициалы печатают прописными буквами.

2.5.9. Инструкции и другие нормативные документы УГА, издаваемые в качестве инструкций без утверждения и введения их приказами или указаниями, утверждаются начальником управления или его заместителями.

Датой издания инструкции считается дата ее утверждения.

В случаях, когда инструкция вводится в действие с определенного времени, не совпадающего с датой ее утверждения, под заголовком инструкции в скобках делается оговорка, например: "(вводится в действие с 01.01.85)".

Данные об отмене ранее действующих нормативных актов при издании инструкции без введения ее в действие приказом или указанием помещаются в конце текста инструкции перед подписью. В случаях, когда инструкция издается с титульным листом, данные об отмене ранее действующих нормативных актов выносятся на оборотную сторону титульного листа.

2.5.10. Проекты нормативно-распорядительных документов, представляемые на подпись или утверждение начальнику управления, визируются первым заместителем начальника, исполнителем и руководителем структурного подразделения, который вносит проект, юрисконсультом и помощником начальника управления. При необходимости, в зависимости от круга решаемых вопросов, проекты должны быть также завизированы заместителями начальника, отвечающими за соответствующие направления деятельности, и руководителями структурных подразделений УГА, непосредственно подчиненных начальнику управления.

Проекты документов, в которых затрагиваются вопросы компетенции профсоюзной, комсомольской или других общественных организаций, должны быть согласованы с их руководителями.

Не допускается задержка в согласовании проекта документа при наличии у согласующего должностного лица замечаний или дополнений, с которыми не согласен исполнитель или другие визирующие проект должностные лица. При этом проект должен быть завизирован по образцу:

 

    Замечания прилагаются.

 

Начальник ООТиЗ   (Личная подпись)   М.И.Иванова

13.12.84.

 

В этом случае окончательное решение по проекту документа принимает руководитель, подписывающий или утверждающий документ.

Юрисконсульт управления проверяет соответствие содержания документа действующему законодательству, правильность ссылок на законы, постановления и распоряжения вышестоящих органов, а также соответствие нормативным актам МГА и УГА. В случае несоответствия проекта приказа, указания, инструкции действующему законодательству или нормативным актам юрисконсультом принимаются меры к законному разрешению вопросов, изложенных в проектах.

Помощник начальника управления при визировании проверяет соответствие оформления документа установленным требованиям, конкретность сроков исполнения предлагаемых мероприятий и полноту согласования и визирования проекта. При необходимости проект возвращается на доработку.

В случае внесения исполнителем по рекомендациям визирующих поправок и дополнений в проект документа его необходимо в окончательной редакции согласовать со всеми должностными лицами, которые завизировали проект ранее.

2.5.11. Проекты приказов, указаний, инструкций, не требующие специального доклада, передаются на подпись начальнику управления через помощника начальника управления.

Подписанные нормативно-распорядительные документы вместе с приложениями передаются в канцелярию. Приказы по личному составу передаются в отдел кадров.

Приказы (указания) вступают в силу с момента их подписания (некоторые пункты могут иметь свои сроки вступления в силу).

2.5.12. Приказы, указания, инструкции регистрируются раздельно (по видам документов) в соответствующих журналах (Приложение 1) и нумеруются порядковыми номерами в пределах одного календарного года.

К порядковым регистрационным номерам инструкций добавляется буква "И" (инструкция), например: "N 17/И".

Регистрация нормативных и распорядительных документов с грифом "Для служебного пользования" производится вместе с открытыми документами в единых журналах. Документам присваивается очередной порядковый номер с добавлением через дефис "ДСП", например: "Приказ Коми УГА от 05.11.84 N 157-ДСП".

После внесения в регистрационный журнал первой записи о документе с грифом "Для служебного пользования" регистрационному журналу присваивается гриф "ДСП", о чем делается пометка в номенклатуре дел.

2.5.13. Разнарядка (список) на рассылку составляется исполнителем одновременно с подготовкой проекта документа и подписывается начальником структурного подразделения УГА, в котором документ был подготовлен. Список адресатов можно печатать на обороте последнего листа документа либо прилагать в виде самостоятельного списка. В список рассылки обязательно включаются исполнители документа.

Размножение и рассылка нормативных документов управления организуются канцелярией.

Подлинники подписанных руководством управления приказов, указаний и утвержденных инструкций, планов мероприятий УГА формируются только в канцелярии или секретариате начальника управления. Там же хранятся и разнарядки на их рассылку.

2.5.14. Приказы по личному составу готовятся, регистрируются, рассылаются, формируются в дела и хранятся в отделе кадров управления.

Регистрация приказов по личному составу осуществляется в журнале, к регистрационным номерам этих приказов добавляется через дробь буква "Л".

Из приказов по личному составу разрешается производить выписки, которые могут быть выданы по запросам заинтересованных организаций или учреждений.

2.5.15. Подлинные экземпляры нормативно-распорядительных документов УГА, хранящиеся в канцелярии (общем отделе) и отделе кадров, для использования в структурные подразделения не выдаются.

Для оперативного использования в работе канцелярия или секретарь начальника управления осуществляет формирование дел со вторыми экземплярами приказов, указаний и инструкций.

2.5.16. Кодификация издаваемых в управлении приказов, указаний нормативного характера и долговременного действия и всех инструкций осуществляется юрисконсультом.

2.5.17. С распорядительным документом должны быть ознакомлены все названные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров документа или на специальном бланке. При необходимости распорядительные документы доводятся до сведения всех сотрудников управления и вывешиваются для ознакомления с их содержанием.

 

2.6. Составление и оформление служебных писем,

докладных записок, справок

 

2.6.1. Служебное письмо составляется, как правило, по одному вопросу, содержание его не должно превышать двух страниц.

2.6.2. Письма оформляются на бланках для писем формата А4 или А5 в зависимости от объема текста документа с соблюдением требований, изложенных в разделе 2.2 настоящей Инструкции.

Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с трафаретными текстами или сборники (образцы) трафаретных текстов.

2.6.3. Служебные письма подписываются начальником управления, заместителями начальника, руководителями отделов и служб управления в соответствии с их компетенцией и правами, предоставленными соответствующими положениями.

Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, например, при оформлении гарантийных писем, финансовых документов.

2.6.4. Проставление отметки об исполнителе на служебных письмах является обязательным.

2.6.5. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководству управления или структурного подразделения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, наложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении и результатах выполнения каких-то работ, поручений, планов, командировок и др.).

2.6.6. Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководства управления, структурного подразделения) - на обычной бумаге формата А4 или А5.

2.6.7. Докладная записка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дата, регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.

Текст записки строится аналогично текстам писем. В заголовок к тексту может быть включена дата (или период времени), к которой относятся сообщаемые в записке сведения, например: "О выполнении плана мероприятий по устранению недостатков, вскрытых при проверке УГА, по состоянию на 01.12.84.".

Внешние докладные записки подписываются начальником управления, внутренние - их составителями.

2.6.8. Регистрационный индекс внешних докладных записок проставляется в канцелярии управления, где формируются копии записок; индекс внутренних записок проставляется исполнителем (состоит из номера дела по номенклатуре, в котором подписывается копия записки, порядкового регистрационного номера и даты).

2.6.9. Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.

2.6.10. Справка близка по содержанию к отчетным докладным запискам; это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (в отличие от докладной записки).

Различают справки служебные и личные, выдаваемые работникам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, заработной плате и др.).

2.6.11. Справки оформляются на бланках или на обычной бумаге формата А4 или А5.

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки.

2.6.12. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, иметь пояснения и ссылки.

Дата или период времени, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту либо помещаются перед текстом справки, например: "По состоянию на 01.12.84" или "За период с 01.01.84 по 01.12.84".

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа или должностного лица, подписывается начальником управления, внутренняя - составителем.

2.6.13. Регистрация и формирование справок осуществляются аналогично докладным запискам.

 

2.7. Составление и оформление служебных телеграмм

(телетайпограмм) и телефонограмм

 

2.7.1. Телеграммы (телетайпограммы) составляются по срочным вопросам, решение которых в назначенный срок не обеспечивается при отправке документа служебной почтой.

Право подписи служебных телеграмм (телетайпограмм) предоставляется определенным должностным лицам по списку, утверждаемому начальником управления.

2.7.2. Телеграммы (телетайпограммы) составляются и оформляются в соответствии с требованиями Наставления по связи и гражданской авиации, а при отправлении через местные отделения связи - с соблюдением правил, установленных Министерством связи СССР.

2.7.3. Телеграммы (телетайпограммы) составляются в двух экземплярах, первый экземпляр остается в телетайпной или на телеграфе, второй с отметками о дате и времени отправки документа (его номера) возвращается в структурное подразделение, подготовившее телеграмму, где подшивается в соответствующее дело.

2.7.4. Телефонограммы передаются в необходимых случаях для оперативного решения служебных вопросов и передачи срочной информации.

2.7.5. Телефонограммы оформляются на обычной бумаге формата А5 (в одном экземпляре) или записываются в специальном журнале и подписываются только начальником управления или его заместителем.

2.7.6. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: адресат, наименование вида документа, дата и регистрационный номер; часы и минуты ее передачи (приема), текст, подпись, фамилии, инициалы и должности передавшего и принявшего телефонограмму.

2.7.7. В адресате указываются: наименование организации (которое может входить в наименование должности адресата), фамилия адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки (перечень адресатов с указанием телефонов).

2.7.8. Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов или 10 строк машинописного текста), не содержать сложных оборотов, труднопроизносимых слов и сокращений.

Телефонограммы передаются составителем или секретарем руководителя, подписавшего телефонограмму.

 

3. Порядок подготовки и оформления материалов

заседаний совета управления

 

3.1. Материалы к заседанию совета управления готовятся заблаговременно в соответствии с утвержденным планом работы совета и представляются секретарю совета не позднее чем за пять рабочих дней до дня заседания.

Ответственными за подготовку материалов к заседанию совета по конкретным вопросам являются должностные лица, указанные в плане работы совета.

Секретарю совета по каждому вопросу представляются следующие материалы:

- тезисы доклада, содержащие краткое изложение существа вопроса и обоснование выводов и предложений, включенных в проект решения (тезисы подписываются докладчиком и вышестоящим должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса);

- проект решения совета, согласованный в рабочем порядке с руководителями заинтересованных структурных подразделений и юрисконсультом управления. При наличии разногласий по проекту решения составляется справка;

- списки выступающих и должностных лиц, которых следует пригласить на рассмотрение данного вопроса.

3.2. Повестка дня заседания совета и списки приглашаемых на заседание утверждаются председателем совета, как правило, за четыре - пять дней до заседания при наличии материалов по всем включенным в повестку вопросам.

3.3. Секретарь совета организует ознакомление членов совета с материалами, подлежащими рассмотрению на заседании совета, или обеспечивает их копиями материалов за два - три дня до заседания. (Материалы с грифом "ДСП" передаются под расписку.)

Приглашенные на заседание совета знакомятся с материалами у секретаря совета.

Оповещение лиц, приглашенных на заседание совета управления из предприятий и организаций УГА, а также других ведомств, производится секретарем совета согласно утвержденным спискам не позднее чем за три дня до заседания.

3.4. После заседания совета все рабочие материалы, полученные членами совета от секретаря совета, возвращаются ему.

Решения совета отрабатываются с учетом замечаний и предложений, принятых советом, и в сроки, определенные председателем совета, визируются должностными лицами, которым поручена доработка проектов решений, юрисконсультом управления, секретарем совета и представляются секретарем на подпись председателю совета.

Решения совместных заседаний совета управления и президиума территориального комитета профсоюза авиаработников подписываются председателями этих органов и выпускаются за двойными регистрационными номерами.

Протоколы заседаний совета управления оформляются секретарем и подписываются председателем совета или должностным лицом, председательствующим на заседании совета.

3.5. Протоколы заседаний совета управления нумеруются в пределах делопроизводственного года.

Решения совета могут иметь самостоятельную порядковую нумерацию в пределах делопроизводственного года или индексацию, связанную с номерами протоколов заседаний совета. Например: "решение совета от 06.06.84 N 11.2", где номер означает, что решение относится ко второму вопросу заседания совета, оформленного протоколом N 11.

3.6. Решения совета регистрируются (индексируются) секретарем совета. Списки на их рассылку составляются должностными лицами, подготавливающими проект решения, и подписываются секретарем совета (при необходимости по согласованию с председателем совета).

Размножение решений совета организуется секретарем совета, а рассылка обеспечивается канцелярией управления.

3.7. Материалы совета управления (первые экземпляры решений, протоколов, тезисы докладов, справки, списки и пр.) секретарем совета формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела текущего делопроизводственного года, как правило, должны храниться у секретаря совета, а по его завершении передаваться в канцелярию управления, которая хранит их до передачи в архив.

Канцелярия выдает для ознакомления дела с материалами совета управления только с разрешения руководства управления, помощника начальника управления или секретаря совета.

 

4. Прием, регистрация, рассмотрение и исполнение

входящих документов

 

4.1. Вся корреспонденция, адресованная в управление, независимо от способа поступления (через почтовое отделение, с нарочным, из аэропорта - доставленная самолетом) принимается и обрабатывается централизованно канцелярией УГА.

Корреспонденция, поступающая по окончании рабочего дня, в праздничные и выходные дни, принимается дежурным по управлению и передается в канцелярию с наступлением рабочего дня.

4.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее доставки в соответствии с указанным адресом и целостность упаковки.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю или направляется по принадлежности.

При обнаружении повреждения конверта, упаковки и вложенных в них документов, при отсутствии части документов или приложений к ним, а также при несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа об этом составляется акт и извещается отправитель и получатель документа.

4.3. Все полученные конверты и упаковки в канцелярии вскрываются, за исключением корреспонденции с надписью "лично" и почты в адрес партийной, профсоюзной и других общественных организаций управления.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

- если дата почтового штемпеля необходимы как свидетельство даты отправки или получения документа (арбитражные документы, акты, исковые заявления, судебные повестки, письма и жалобы граждан и т.п.);

- если на документе отсутствуют реквизиты "дата документа" и "адрес отправителя";

- если дата документа существенно отличается от даты его получения.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и при необходимости после исполнения подшивается вместе с ним в дело.

4.4. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный штамп (Приложение 2), в котором проставляется дата поступления документа, количество листов основного документа и приложений. Размер штампа не должен превышать 16 х 41,6 мм (см. ГОСТ 6.39-72).

4.5. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии, составляется канцелярией совместно с отделами и службами УГА и утверждается начальником управления (Приложение 3).

Обязательной регистрации и учету в канцелярии подлежат документы, поступающие из партийных, правительственных и советских органов, документы, требующие решения или ответа, а также приказы, инструкции, указания, постановления коллегии и другие документы МГА.

Документы статистической, бухгалтерской отчетности и другие специальные документы в канцелярии УГА не регистрируются, а учитываются в структурных подразделениях управления в соответствующих учетных формах.

4.6. Документы, полученные работниками управления непосредственно от заинтересованных корреспондентов, обязательно должны быть переданы в канцелярию УГА для регистрации.

4.7. Документы должны регистрироваться и передаваться на рассмотрение руководству или непосредственно адресатам в день их поступления, а срочные - незамедлительно.

В первую очередь в канцелярии регистрируются документы, поступившие из вышестоящих органов.

Письма с предложениями, заявлениями и жалобами трудящихся передаются для регистрации специально назначенному в управлении должностному лицу.

4.8. Для регистрации поступающих документов в канцелярии применяется регистрационная карточка (Приложение 4). Рекомендуется изготавливать регистрационные карточки для нормативно-распорядительных документов МГА с цветовым отличием (цветной полосой или из цветной бумаги).

На каждый документ, подлежащий регистрации, карточка заполняется не менее чем в двух экземплярах (под копировальную бумагу на пишущей машинке или от руки). В трех экземплярах, как правило, заполняются карточки на документы, адресованные руководству управления и подлежащие исполнению в установленные сроки (контролируемые).

4.9. Приказы, указания, инструкции, постановления коллегии МГА учитываются отдельно от другой корреспонденции.

При их регистрации используется учетно-справочная "шахматка" (Приложение 5) на каждый вид документа (приказ, указание и т.п.), в которой в клетке, соответствующей номеру поступившего документа, проставляется дата его поступления в управление. Входящий регистрационный номер указанным документам в управлении не присваивается.

При заполнении регистрационных карточек на эти документы в них обязательно указывается вид документа, его индекс и дата, а также дата его поступления в управление (в регистрационном штампе на эти документы входящий номер не ставится, а указывается только дата регистрации, т.е. дата поступления).

4.10. При регистрации всех других видов поступивших в управление организационно-распорядительных документов, в том числе постановлений, распоряжений и решений местных партийных, правительственных и советских органов, планов мероприятий, утвержденных руководством МГА, используется "сетка" входящих номеров (Приложение 6), которые последовательно погашаются (зачеркиваются) и проставляются в регистрационном штампе на документы и в регистрационной карточке в разделе "Вход. индекс документа".

4.11. На рассмотрение начальнику управления, заместителям начальника и помощнику начальника документы передаются без регистрационных карточек. (Карточки на этот период помещаются в картотеку за соответствующими руководителями.)

4.12. Предварительное рассмотрение корреспонденции, адресованной начальнику управления, а также в управление без указания конкретного получателя, как правило, производится помощником начальника управления.

Начальнику управления в обязательном порядке докладываются все документы партийных, советских и правительственных органов, приказы, указания, инструкции, постановления коллегии, планы мероприятий МГА, документы Министра, заместителей Министра и другие важнейшие документы МГА.

4.13. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления).

После рассмотрения документов руководством управления документы возвращаются в канцелярию для переноса в регистрационные формы текста резолюций.

На документах, поставленных руководством на контроль, а также на регистрационных карточках к этим документам делается отметка (проставляется штамп) о контроле (см. п. 2.2.13 настоящей Инструкции).

Такие документы передаются на исполнение после ознакомления с ними должностного лица, осуществляющего в управлении контроль за своевременным выполнением документов и поручений руководства.

Резолюция руководства управления переносится во все экземпляры регистрационных карточек.

4.14. На исполнение в структурные подразделения управления документы направляются с одной регистрационной карточкой, которая после исполнения с соответствующими отметками (см. п. 4.21 настоящей Инструкции) возвращается в канцелярию управления.

Вторые экземпляры регистрационных карточек на исполняемые документы остаются в канцелярии в справочной картотеке по корреспондентам (Приложение 7) или по видам нормативно-распорядительных документов МГА (приказ, указание и т.д.).

Третьи экземпляры регистрационных карточек используются должностным лицом, осуществляющим в управлении централизованный контроль за исполнением. При этом рекомендуется контрольная картотека, построенная по исполнителям (структурным подразделениям УГА) и срокам исполнения.

4.15. Каждый документ, поступивший в управление, должен регистрироваться (получать входящий номер) только один раз (при централизованной системе регистрации - в канцелярии УГА). Это требование не исключает учета прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях УГА.

В управлении может быть установлена децентрализованная система регистрации поступающих документов, при которой все документы вышестоящих органов, документы, адресованные на имя руководства управления (включая заместителей начальника управления) и управлению без указания конкретного получателя, должны регистрироваться в канцелярии, а документы, адресованные непосредственно руководителям структурных подразделений УГА, - в этих подразделениях.

4.16. Доставка документов в структурные подразделения управления осуществляется, как правило, курьером канцелярии, а при его отсутствии документы получаются непосредственно в канцелярии работниками структурных подразделений, на которых возложено делопроизводство.

Передача документов производится, как правило, без расписок.

4.17. В процессе исполнения или ознакомления документы передаются из одного структурного подразделения управления в другое только через канцелярию с обязательной фиксацией даты передачи в регистрационных карточках.

Документы, имеющие штамп "Подлежат возврату в канцелярию", должны быть возвращены сразу же после ознакомления или исполнения.

4.18. Ознакомление с нормативно-распорядительными документами МГА заместителей начальника управления и руководителей структурных подразделений УГА в соответствии с резолюцией начальника управления осуществляется канцелярией.

4.19. Организация и учет изучения нормативно-распорядительных документов МГА и управления руководящим составом УГА осуществляются должностным лицом, назначаемым начальником управления.

Организация и учет изучения руководящих документов в структурных подразделениях управления обеспечиваются их руководителями.

Об ознакомлении с документом и его изучении делается отметка непосредственно на документе (включая расписки ознакомившихся), или к документу прикладывается список ознакомления, в котором каждый ознакомившийся расписывается с указанием даты ознакомления.

Учет изучения руководящих документов осуществляется в специальном журнале (со списком всех сотрудников структурного подразделения).

4.20. Документы исполняются или изучаются в соответствии с резолюциями руководителей, которым они адресованы. Требования к оформлению резолюции руководства изложены в п. 2.2.12 настоящей Инструкции.

Документ с резолюцией руководства управления передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение к установленному сроку, ознакомившись с относящейся к нему перепиской и руководящими материалами.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представлять ему необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное выполнение заданий, определенных резолюцией руководителя.

4.21. В структурных подразделениях управления поступившие на исполнение документы учитываются в журнале (Приложение 8). Зарегистрированным в канцелярии документам новых регистрационных номеров не присваивается.

Поручение начальника структурного подразделения по исполнению документа (в том числе - фамилия, инициалы исполнителя, сроки исполнения) переносится в журнал учета и при необходимости контролируется должностным лицом, осуществляющим делопроизводство в данном структурном подразделении.

По документам, исполнение которых контролируется по управлению централизованно, в журнале учета делается соответствующая пометка.

Передача документов внутри структурного подразделения (от руководителя исполнителю, между исполнителями и т.п.) осуществляется через лицо, ведущее делопроизводство (учет документов), с соответствующими пометками в журнале учета.

Регистрационные карточки на документы, находящиеся на исполнении в структурном подразделении, хранятся вместе с этими документами у исполнителей; после исполнения в карточках указываются дата и номер ответа, кто подписал, кому направлено, после чего они возвращаются в канцелярию для использования в справочной картотеке (по корреспондентам).

4.22. В случаях болезни, командировки, отпуска исполнителей документов они обязаны информировать своих непосредственных начальников о находящихся у них на исполнении документах. При необходимости, в целях соблюдения установленных сроков исполнения, неисполненные документы по указанию начальника передаются на исполнение другим работникам.

4.23. Нормативно-распорядительные документы МГА, поступившие в управление и подлежащие выполнению как в управлении, так и в подчиненных ему авиапредприятиях и организациях, доводятся до исполнителей в зависимости от их содержания и количества полученных экземпляров несколькими путями.

При получении тиража документа в достаточном количестве он рассылается на места и распределяется в аппарате управления вместе с тиражированной в необходимом количестве резолюцией начальника управления, в которой он конкретизирует порядок выполнения документа применительно к специфике работы данного управления. При этом резолюция, выполненная лично начальником управления на контрольном экземпляре документа, перепечатывается, размножается и заверяется в канцелярии.

При получении тиража документа в недостаточном количестве одновременно с оформлением резолюции по исполнению начальник управления принимает решение о дополнительном тиражировании (снятии копий) поступившего документа, о чем делается отметка на контрольном экземпляре документа. Сведения о количестве дополнительно размноженных экземпляров нормативно-распорядительного документа МГА и список их рассылки (распределения) прикладываются к контрольному экземпляру этого документа, хранящемуся в канцелярии управления.

При необходимости во исполнение документа МГА издается нормативно-распорядительный или организационно-распорядительный документ управления (приказ, указание, план мероприятий и др.).

При этом в заголовке или во вводной части издаваемого документа обязательно дается ссылка на документ МГА с указанием его даты, номера и заголовка.

4.24. Документ считается исполненным, когда все поставленные в нем вопросы рассмотрены и решены, указания выполнены, мероприятия проведены, даны письменные или устные ответы и сделаны необходимые донесения о выполнении. Требования по оформлению отметки об исполнении изложены в п. 2.2.13 настоящей Инструкции.

4.25. От момента поступления к исполнителю и до завершения исполнения документ должен находиться у исполнителя и в дело не помещается.

Контрольные экземпляры нормативно-распорядительных документов МГА, имеющих длительные сроки исполнения (более одного месяца), а также исполняемые несколькими структурными подразделениями УГА, как правило, должны находиться (после ознакомления всех исполнителей) в канцелярии в специальной папке и помещаться в дело только после исполнения и оформления соответствующих отметок об исполнении.

 

5. Порядок прохождения, регистрации и отправки исходящих

документов; организация работы с внутренними документами

 

5.1. До передачи документа на подпись или утверждение руководителю исполнитель должен проверять его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

5.2. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, копии затем заверяются. В отдельных случаях, во избежание конфликтных ситуаций, допускается подписывать и копию, подшиваемую в дело.

При направлении документа в 2 - 4 адреса подписывается необходимое количество экземпляров документа, каждый из которых печатается на бланке.

Согласующие визы проставляются на копии документа, подшиваемой в дело.

5.3. Отправка исходящих документов осуществляется в централизованном порядке канцелярией управления.

Структурные подразделения УГА сдают исходящую корреспонденцию в канцелярию в незаконвертованном виде.

5.4. Подписанные документы регистрируются:

- при централизованной системе - в канцелярии управления;

- при децентрализованной системе - в канцелярии регистрируются документы за подписью начальника управления и его заместителей, а документы за подписью руководителей структурных подразделений УГА регистрируются в соответствующих подразделениях.

Документы регистрируются на карточках (Приложение 4) или в журнале (Приложение 9).

5.5. При регистрации на самом документе, его копии и на регистрационной карточке (или в журнале) проставляется регистрационный индекс (исходящий номер).

Исходящий номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправленного документа (проставляется исполнителем документа), и через дефис - порядкового регистрационного номера по "сетке" номеров или по журналу (проставляется в месте регистрации документа).

Например, в исходящем номере 3.8-175:

3 - индекс структурного подразделения;

8 - порядковый номер дела по номенклатуре дел этого подразделения (3.8 - индекс дела по номенклатуре дел);

175 - порядковый регистрационный номер документа.

Если к документу имеются приложения, то на каждом из них в верхней части первого листа справа указывается исходящий номер и дата документа.

Если исходящий документ тиражируется и рассылается по списку, то регистрационный номер на нем и приложениях к нему проставляется перед размножением.

Если документ адресован нескольким корреспондентам, то на каждом экземпляре его подчеркивается адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр документа.

5.6. В канцелярии зарегистрированная корреспонденция сортируется по адресатам, конвертуется и отправляется по назначению в качестве служебной корреспонденции рейсовыми самолетами или через отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, как правило, вкладываются в один конверт (пакет).

Порядок оформления конвертов (пакетов), бандеролей регламентирован правилами Министерства связи СССР, а также инструкцией МГА о порядке перевозки служебной корреспонденции рейсовыми самолетами.

Адреса на конвертах (пакетах) оформляются в канцелярии на основании адресатов, указанных в документах (см. п. 2.2.6 настоящей Инструкции). На конвертах, адресуемых предприятиям с условными наименованиями, должности и фамилии получателей не указываются. Например: 115220 Ленинград Предприятие п/я Л-8817.

5.7. Копии исполненных и отправленных документов должны быть заверены исполнителем и храниться в делах соответствующих структурных подразделений управления согласно номенклатуре дел.

Копии отправленных инициативных документов могут находиться у исполнителя до решения поставленных в них вопросов (получения ответов).

5.8. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах аппарата управления.

Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления организуется аналогично прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

5.9. Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Порядок регистрации и рассылки нормативно-распорядительных документов управления изложен в разделе 2.5 настоящей Инструкции.

Регистрационный индекс протокола, акта, плана мероприятий состоит из индекса дела по номенклатуре дел, где будет подшит документ, и порядкового регистрационного номера для данного вида документа (возрастающего в пределах года) и даты.

Регистрационный индекс докладной записки, справки, сводки и других внутренних документов оформляется так же, как индекс исходящего документа.

5.10. Внутренние документы регистрируются, как правило, децентрализованно: в канцелярии регистрируются планы мероприятий, утвержденные руководством, и документы на имя руководства; протоколы постоянно действующих коллегиальных органов регистрируются секретарями коллегиальных органов; акты регистрируются в тех структурных подразделениях УГА, где номенклатурой дел предусмотрено формирование подлинных экземпляров этих документов.

5.11. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или структурным подразделениям УГА, передаются им в виде размноженных экземпляров или выписок из протоколов, заверенных исполнителем.

Докладные записки на имя руководства управления, справки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего передаются на исполнение (или для использования) в соответствующее структурное подразделение либо подшиваются в дело согласно номенклатуре дел.

 

6. Порядок контроля исполнения документов и поручений

 

6.1. Контроль за исполнением устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения и правильности решения вопросов, содержащихся в документах и поручениях руководства.

Контроль за исполнением по существу поставленных в документах вопросов осуществляют начальник управления, его заместители и начальники структурных подразделений.

Контроль за сроками исполнения документов и поручений осуществляется в канцелярии и структурных подразделениях управления специально назначенными сотрудниками (в структурных подразделениях - по совмещению с выполнением основных обязанностей).

6.2. Документы, поставленные на контроль руководством управления, контролируются канцелярией, а в особых случаях по указанию начальника управления - помощником начальника или должностным лицом, указанным в резолюции начальника.

Документы, поставленные на контроль начальниками структурных подразделений, как правило, контролируются сотрудниками, ведущими делопроизводство в этих подразделениях.

6.3. Контролю за исполнением подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа.

Основанием для постановки документа на контроль в канцелярии является резолюция начальника управления или указание помощника начальника управления.

Обязательному контролю исполнения подлежат постановления коллегии, приказы, указания, планы мероприятий МГА; распорядительные документы местных партийных, советских и правительственных органов; критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати; запросы, заявления и письма депутатов высших и местных Советов народных депутатов по их депутатской деятельности.

По указанию руководства управления на контроль может быть поставлен любой документ.

6.4. Сведения, необходимые для осуществления контроля исполнения, как правило, содержатся в тексте документа, его заголовке, резолюции руководителя.

Если текст документа содержит несколько вопросов, поручений, мероприятий и т.п., изложенных в отдельных пунктах, то на контроль берется каждый пункт документа.

6.5. Сроки исполнения документов определяются резолюциями руководства и устанавливаются на основании сроков, указанных непосредственно в документах, а также в соответствии с типовыми сроками исполнения отдельных категорий документов по существующему законодательству и Единой государственной системе делопроизводства.

При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и практические возможности его выполнения.

Письма-запросы, письма-поручения вышестоящих органов, полученные без указания сроков исполнения, как правило, должны выполняться в 10-дневный срок.

Служебные письма, запросы предприятий, учреждений и организаций, не содержащие сроков решения поставленных в них вопросов, должны выполняться в срок не более месяца.

Подготовка проектов приказов, указаний УГА во исполнение (с объявлением) нормативно-распорядительных документов вышестоящих органов должна осуществляться не свыше 7 дней (если не требуется более срочного исполнения).

6.6. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в управление (даты регистрации).

6.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки документа на контроль и включает в себя выполнение следующих операций:

- учет контролируемых документов и поручений;

- оперативное доведение или контроль за доведением поручений до непосредственных исполнителей;

- напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения; заблаговременное выявление наметившихся отставаний в выполнении поручений и принятие мер по их ликвидации;

- снятие документов (поручений) с контроля;

- своевременный объективный доклад руководителю об исполнении поручений или состоянии дел по исполняемым документам;

- подведение итогов исполнительской дисциплины, ее анализ и обеспечение гласности результатов.

6.8. Контроль за исполнением документов традиционными методами осуществляется, как правило, с помощью карточек.

Примечание: Ведение контроля за исполнением документов с помощью ЭВМ регламентируется специальными нормативными актами МГА и управления.

 

В качестве контрольных карточек используются третьи экземпляры регистрационных карточек, изготавливаемых канцелярией при регистрации входящих документов, или карточки на нормативно-распорядительные документы МГА и внутренние организационно-распорядительные документы, изготавливаемые работником, осуществляющим контроль исполнения.

На один документ может быть заполнено несколько карточек в соответствии с числом заданий (контролируемых пунктов документа).

Контрольные карточки заводятся и на поручения руководства, данные в устной форме.

В ходе исполнения документов и поручений контрольные карточки помещаются в контрольно-сроковую картотеку, которую ведет работник, осуществляющий контроль исполнения (в канцелярии или другом структурном подразделении УГА).

6.9. В случаях задержки в исполнении документов принимаются меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.

В исключительных случаях срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения требует мотивированного ходатайства и должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем, но не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

При продлении срока исполнения об этом сообщается работнику, осуществляющему контроль.

6.10. После исполнения документы снимаются с контроля.

Снятие с контроля производится должностным лицом, осуществляющим контроль за исполнением, при наличии документов, свидетельствующих о выполнении поручения, а также на основании сделанной непосредственно на документе отметки о существе и сроках исполнения, подписанной ответственным исполнителем (см. п. 2.2.13 настоящей Инструкции).

Отметка о снятии с контроля делается на самом документе и на контрольной карточке.

6.11. Данные о результатах исполнения документов обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются начальнику управления.

Состояние исполнения документов должно систематически рассматриваться руководством управления и в структурных подразделениях с целью принятия мер к устранению причин несвоевременного исполнения документов.

 

7. Порядок выполнения машинописных

и копировально-множительных работ

 

7.1. Служебные документы печатаются машинистками (в машбюро) канцелярии и в структурных подразделениях УГА.

Требования к оформлению рукописей и машинописному изготовлению документов изложены в разделе 2.4 настоящей Инструкции.

7.2. Для печатания машинистками канцелярии документы принимаются с разрешения помощника начальника управления или заведующего канцелярией.

Во избежание повторных перепечаток содержание рукописей документов должно быть согласовано исполнителем с непосредственным начальником.

При передаче рукописи в печать (при оформлении заказа на машинописные работы) исполнителем указываются: необходимое количество экземпляров документа, вид и формат бланка (если документ печатается на бланке), интервал печатания, срочность заказа, наименование и телефон структурного подразделения, подготовившего документ, дата сдачи в печать и подпись. При необходимости могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.

7.3. Считывание отпечатанного материала производится исполнителем. Материалы, напечатанные с ошибками, подчистками или другими дефектами, возвращаются машинистке для исправления или перепечатки.

В повторную перепечатку материалы принимаются только с визой руководителя структурного подразделения и разрешения помощника начальника управления (заведующего канцелярией).

7.4. На последней странице отпечатанного материала машинистка проставляет свои инициалы, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания (см. п. 2.2.13 настоящей Инструкции).

7.5. Копирование и размножение документов производится в соответствии с Едиными правилам печатания несекретных изданий Главного управления по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР (Главлита) в порядке, установленном режимными органами.

Размножению подлежат тщательно подготовленные, правильно оформленные, подписанные или завизированные документы (материалы).

Документы размножаются, как правило, с первого экземпляра подлинника.

Ответственность за определение тиража несет руководитель структурного подразделения, подписавший заказ.

7.6. Подготовленные к размножению документы принимаются в копировально-множительном участке управления вместе с бланком заказа (Приложение 10), подписанного руководителем структурного подразделения УГА, в котором они подготовлены, и помощником начальника управления.

Помощник начальника управления при выдаче разрешения на размножение (подписании заказа) проверяет правильность оформления материала и обоснованность тиража (на основании списка на рассылку документа, подписанного руководителем структурного подразделения).

7.7. Все заказы на копирование и размножение регистрируются в копировально-множительном участке в журнале учета поступлений и выполнения заказов.

Размножение распорядительных документов управления производится в первую очередь.

7.8. На всех размноженных документах и материалах на последней странице в нижней части листа проставляются выходные данные (номер заказа, тираж, дата).

Подлинные материалы после их размножения возвращаются в структурные подразделения УГА по принадлежности.

7.9. Запрещается снимать копии с постановлений, распоряжений и других документов Правительства СССР и союзных республик; копии с документов управления, отправленных в партийные и правительственные органы, снимаются только с разрешения руководства управления.

Заказы на размножение (копирование) нормативно-распорядительных документов МГА оформляются только при наличии письменного решения руководства управления о дополнительном тиражировании на контрольном экземпляре документа (см. п. 4.23 настоящей Инструкции).

 

8. Построение справочного аппарата на документы.

Учет объема документооборота

 

8.1. Справочным аппаратом к служебной документации является комплекс делопроизводственных регистрационных и учетных карточек, журналов, номенклатур дел, внутренних описей дел, содержащих необходимую информацию о поступивших, отправленных и внутренних документах.

8.2. В канцелярии управления ведутся следующие картотеки:

- справочная картотека на поступающую регистрируемую корреспонденцию. Она строится по корреспондентам, а внутри каждого корреспондента - в порядке возрастания входящих номеров (по хронологии). В процессе исполнения документов в картотеке находятся вторые экземпляры регистрационных карточек с отметками, в каких структурных подразделениях УГА исполняются документы. После исполнения документов в картотеку помещаются первые экземпляры карточек с отметками о выполнении (см. п. 4.21 настоящей Инструкции), а вторые экземпляры изымаются и могут быть переданы в структурные подразделения УГА для использования их в делопроизводстве;

- учетно-справочная картотека на нормативно-распорядительные документы МГА. Она строится по видам документов (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, указания, инструкции, постановления коллегии). Внутри каждого раздела карточки размещаются в порядке возрастания номеров (индексов) документов. На нормативно-распорядительные документы МГА с грифом "Для служебного пользования", регистрируемые в соответствующем журнале, дополнительно заводится учетная карточка, помещаемая в данную картотеку. Порядок работы с карточками аналогичен порядку, изложенному выше;

- регистрационный журнал или картотека на внутренние нормативно-распорядительные документы УГА: приказы по основной деятельности, указания, инструкции, решения совета управления, а также другие внутренние документы руководства управления;

- контрольно-сроковая картотека на контролируемые документы. Она строится по исполнителям и срокам исполнения и ведется работником, осуществляющим централизованный контроль исполнения документов и поручений;

- регистрационный журнал или картотека на исходящие документы. Журнал ведется в хронологическом порядке, а картотека - по корреспондентам.

8.3. Учетно-справочные картотеки и журналы на переписку хранятся в делопроизводстве не менее трех лет, а справочный аппарат на нормативно-распорядительные документы МГА и УГА вместе с делами, в которых сформированы эти документы, передаются в архив управления для включения в справочную картотеку архива.

Регистрационные карточки и журналы на входящие и исходящие документы после сдачи документов в архив уничтожаются по акту вместе с документами временного срока хранения.

8.4. Учет объема документооборота управления осуществляется в целях:

- получения данных о количестве различных видов документов, их анализа и принятия мер, направленных на сокращение документооборота;

- определения загрузки службы делопроизводства, установления наиболее рациональной ее структуры и штатной численности, выбора организационно-технических средств механизации и автоматизации обработки документов.

8.5. Под объемом документооборота понимается общее количество входящих, исходящих и внутренних документов, включая все экземпляры их тиража, за определенный период времени (месяц, год, пятилетие).

Общий объем документооборота управления учитывается по мере необходимости.

Учет объема основных видов организационно-распорядительных документов осуществляется систематически в установленных регистрационно-учетных формах.

8.6. Учет объема документооборота осуществляется канцелярией УГА:

- при централизованной системе регистрации документов - на основании данных регистрации и учета различных видов документов;

- при децентрализованной системе регистрации входящих и исходящих документов - на основании данных учета в канцелярии, а также данных учета в структурных подразделениях УГА.

Сводный учет основных видов входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется вести помесячно в журнале (Приложение 11) или отдельных таблицах. При необходимости форма учета документооборота может дополняться другими интересующими руководство управления данными.

Итоговые сведения об объеме документооборота обобщаются ежеквартально и за год и докладываются начальнику управления.

 

9. Составление номенклатур и формирование дел

 

9.1. Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности управления. Каждое дело подшивается в отдельную папку.

9.2. В целях установления единой системы формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечивающей быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков хранения.

9.3. Номенклатура дел структурного подразделения УГА составляется работником, на которого возложено делопроизводство, с участием специалистов подразделения, согласовывается с канцелярией (заведующим архивом УГА) и подписывается начальником структурного подразделения.

9.4. Сводная номенклатура дел управления составляется канцелярией при участии заведующего архивом (ответственного за архив) на основе номенклатур дел структурных подразделений УГА по установленной форме (Приложение 12), согласовывается с местным архивным органом и утверждается начальником управления.

Классификационная схема номенклатуры дел разрабатывается в соответствии с организационной структурой управления и его функциями с учетом схемы, предложенной местным архивным органом. Внутри каждого раздела номенклатуры наименования дел располагаются по степени важности документов.

9.5. В каждом структурном подразделении необходимо иметь экземпляр номенклатуры дел подразделения и руководствоваться им при направлении исполненных документов в дело.

9.6. Номенклатура дел должна схватывать весь объем документов, создающихся в деятельности УГА и его структурных подразделений и поступающих от других учреждений и лиц (включая справочный аппарат к делам).

9.7. Сводная номенклатура дел управления хранится в отдельном деле в канцелярии УГА и передается на госхранение в составе описи дел постоянного хранения.

9.8. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться утвержденными положениями о структурных подразделениях; Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Министерства гражданской авиации и подведомственных ему предприятий, учреждений и организаций; Примерной номенклатурой дел управления гражданской авиации и номенклатурой дел истекшего года с учетом происшедших изменений.

9.9. Основой для составления названий дел в номенклатуре являются важнейшие участки и направления деятельности каждого структурного подразделения управления, исходя из которых формируются темы (предметы, вопросы), определяющие содержание заводимых дел.

Названия дел в номенклатуре должны кратко, в обобщенной форме, но достаточно конкретно, ясно и правильно отражать основное содержание документов, а также признаки заведения дела, разновидности документов или корреспондентов, подлинность или копийность и другие особенности документов.

Отражать признаки заведения дел в заголовках рекомендуется в такой последовательности: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический <1>.

--------------------------------

<1> Номинальный признак - название вида и разновидности документов (приказы, протоколы, анкеты и т.п.).

Авторский - название учреждения, организации, предприятия, их органов и т.д. или отдельного лица (например, коллегия Министерства гражданской авиации).

Предметно-вопросный - содержание, вопрос.

Корреспондентский - название учреждения, организации, предприятия и т.д., их органов, с кем ведется переписка (переписка с Московским транспортным управлением гражданской авиации).

Хронологический - определенный хронологический период (например, за первое полугодие 1982 г.).

 

9.10. Дела, не предусмотренные номенклатурой дел, в случае необходимости, с разрешения начальника управления и по согласованию с заведующим архивом УГА могут быть включены дополнительно в номенклатуру в течение года.

С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух или более лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом и номером в течение всего срока, необходимого для разрешения вопросов.

9.11. В номенклатуру дел не включаются информационные бюллетени (листки), вспомогательные справочники (телефонные и т.д.).

9.12. По окончании делопроизводственного года в номенклатуре делается итоговая запись (Приложение 12), в которой указывается количество заведенных дел (отдельно постоянного, долговременного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год).

9.13. Номенклатура дел подлежит пересоставлению на новый год лишь при изменении структуры, функции и характера работы структурных подразделений, исходя из которых формируются темы (предметы, вопросы), определяющие содержание заводимых дел. Если таких изменений не произошло, номенклатура перепечатывается и заново утверждается.

9.14. Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой.

На обложках постоянного и долговременного хранения указываются:

- полное наименование управления;

- полное наименование структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок, который полностью переносится из номенклатуры дел. Если заголовок по номенклатуре не отражает фактического содержания документов в деле, то в него вносятся необходимые уточнения;

- дата начала и окончания дела (датой начала считается дата самого раннего документа, а датой окончания - дата самого позднего документа);

- количество листов согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела);

- срок хранения;

- номер тома, части.

На обложках дел временного хранения могут не указываться даты начала и окончания дел и количество листов в делах.

9.15. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Исключением являются копии, на которых имеются служебные отметки, дополняющие основной экземпляр.

Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документами, к которым они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела.

Документы с грифом "ДСП" в зависимости от производственной необходимости и условий хранения дел допускается группировать в дела отдельно или вместе с несекретными документами.

При появлении в деле первого документа с грифом "ДСП" делу присваивается гриф "ДСП".

9.16. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30 - 40 мм толщиной).

9.17. Документы с разными сроками хранения следует группировать в отдельные дела.

9.18. Документы внутри дел располагаются в хронологической последовательности, в порядке разрешения вопросов.

Преимущественное значение имеет предметно-вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса, в сочетании с хронологическим; при этом документ-ответ располагается после документа-запроса.

9.19. Протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельное дело, систематизируются по номерам протоколов.

9.20. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности и хранятся в отделе кадров управления.

9.21. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Годовые планы, сметы, анализы, отчеты подшиваются в деле того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

9.22. Запрещается передавать дела или отдельные документы из одного структурного подразделения в другое без разрешения начальника и без ведома лица, ответственного за делопроизводство, которое осуществляет учет выданных дел и документов. Вместо выданного дела или документа вкладывается карточка-заместитель.

9.23. Не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

 

10. Экспертиза научной и практической ценности документов

 

10.1. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

10.2. Для ведения систематической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности управления, создается постоянно действующая экспертная комиссия управления.

Экспертная комиссия (ЭК) управления осуществляет свои функции в соответствии с положением, разрабатываемым на основе Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения (см. приложение к Перечню документов, введенному в действие Приказом МГА от 30.03.83 N 60-ДСП, изд. М., "Воздушный транспорт", 1984). Положение об ЭК утверждается начальником управления.

10.3. Экспертная комиссия назначается приказом начальника управления. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные специалисты основных структурных подразделений, заведующий канцелярией, заведующий архивом.

Для оказания практической и методической помощи при отборе документов, определении сроков хранения, оформлении и подготовке дел для передачи на хранение в местный архивный орган рекомендуется привлекать представителя архивного учреждения.

10.4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Положением о Государственном архивном фонде СССР, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, Главного архивного управления союзной республики, приказами, указаниями, инструкциями МГА, методическими рекомендациями МГА и местных архивных органов, Перечнями документов с указанием сроков хранения документов, номенклатурами дел, настоящей Инструкцией.

Заседания экспертной комиссии протоколируются, решения утверждаются руководством управления.

10.5. При проведении экспертизы ценности необходимо просматривать полистно все без исключения дела. Нельзя отбирать дела по названиям на их обложках без проверки фактического содержания документов в делах.

При отсутствии подлинников ценных документов на хранение должны оставляться их заверенные копии.

10.6. Техническое оформление документов отбора и дел в структурных подразделениях УГА производится должностными лицами, осуществляющими делопроизводство в этих подразделениях.

10.7. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное и долговременное хранение, описываются в соответствии с требованиями, изложенными в п. 11.8 настоящей Инструкции.

10.8. На отобранные к уничтожению документы составляется акт (Приложение 13), который подписывается председателем и членами экспертной комиссии управления и согласовывается с начальником структурного подразделения УГА.

Уничтожение документов и дел проводится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены архивным учреждением.

10.9. Документы, утратившие практическое значение, относительно которых у экспертной комиссии нет твердого мнения об их научно-исторической и практической ценности и не предусмотренные перечнями документов, не должны включаться в акты на уничтожение.

В этом случае экспертная комиссия обязана запросить в письменной форме мнение соответствующего архивного органа, который решает вопрос о дальнейшем хранении или уничтожении документов.

10.10. Лица, виновные в хищении, укрытии, порче или незаконном уничтожении документов постоянного хранения, включенные в состав Государственного архивного фонда СССР, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

10.11. Документы, выделенные к уничтожению, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными.

 

11. Подготовка и сдача дел в архив управления

 

11.1. Документы постоянного и долговременного сроков хранения, законченные делопроизводством, и справочный аппарат к ним по истечении трех лет с момента их окончания сдаются в архив управления.

Документы со сроками хранения до 5 лет включительно в архив не сдаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных сроков хранения и практической надобности уничтожаются в соответствии с порядком, изложенным в п. 10.8 настоящей Инструкции.

11.2. Передача документов из структурных подразделений в архив управления производится один раз в год полностью за весь делопроизводственный год.

11.3. Обработка документов перед сдачей в архив производится в структурных подразделениях управления работниками этих подразделений.

11.4. Документы постоянного и долговременного хранения, сгруппированные в дела, должны быть заключены в твердую обложку, прошиты прочной ниткой в 3 - 4 прокола или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Если текст документа слишком близко расположен от края листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.

Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы арабскими цифрами черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Листы дела, разделенного на тома (части), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

11.5. В конце каждого дела постоянного и долговременного (10 и более лет) хранения делается заверительная надпись (Приложение 14), в которой указывается количество листов в деле (цифрами и прописью), дата, замечания о состоянии дела (недостатки, ошибки в нумерации и др.) и подпись составителя надписи.

11.6. На документы постоянного хранения, подшиваемые в дело, составляются внутренние описи (Приложение 15). Внутренняя опись помещается в начале дела и включает в себя индексы документов, краткое содержание, даты и номера листов в деле.

Листы внутренней описи дел постоянного хранения нумеруются отдельно римскими цифрами и количество их указывается в заверительной надписи со знаком "+" к общему количеству листов в деле.

11.7. При обработке документальных материалов со сроком хранения до 5 лет включительно допускается:

- оставлять дела на скоросшивателях без проведения их систематизации и дополнительного описания на обложках;

- листы не нумеровать;

- заверительных надписей и внутренних описей не составлять.

11.8. На единицы хранения, оформленные, описанные на обложках и систематизированные в соответствии с номенклатурой дел, составляются описи (Приложение 16) в двух экземплярах.

Первые экземпляры описей и дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив управления.

Описи составляются работниками структурных подразделений УГА, осуществляющими делопроизводство в этих подразделениях.

При составлении описей необходимо руководствоваться следующими правилами:

- описи составляются отдельно на документы каждого года и отдельно на документы временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения, а также на документы по личному составу (долговременного хранения 25, 40, 50, 75 лет);

- в описи вносятся дела структурных подразделений согласно существующей структуре УГА, которые располагаются по степени важности;

- документы, делопроизводство по которым продолжалось несколько лет (переходящие дела), вносятся в опись того года, в котором были начаты и повторяются в последующих годах с указанием первоначального номера;

- в опись заносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений. При внесении в опись одноименных дел пишется "то же", том 1, 2 и т.д. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том заносится в опись за отдельным номером;

- описи должны быть подписаны лицами, ответственными за ведение делопроизводства, начальником структурного подразделения и председателем экспертной комиссии.

В каждой описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения, внесенных в опись и принятых архивом на хранение.

Один экземпляр описей с распиской заведующего архивом управления о принятии дел хранится постоянно (в отдельной папке) в структурном подразделении и сдаче в архив не подлежит.

11.9. В целях всестороннего использования документов, хранящихся в архиве УГА, они выдаются для работы сотрудникам управления и подведомственных ему предприятий, учреждений и организаций на основании письменного разрешения руководителей тех структурных подразделений, в делопроизводстве которых отложились запрашиваемые материалы.

 

12. Эвакуация и уничтожение документов при угрожающем

положении и стихийных бедствиях

 

12.1. Экспертная комиссия УГА делит все документы, образующиеся в деятельности управления, на две категории: первая - подлежащие эвакуации в случае угрожающего положения (стихийного бедствия); вторая - подлежащие уничтожению на месте. Распределение документов по этим категориям производится заблаговременно и утверждается начальником управления.

12.2. Одновременно приказом начальника управления назначаются ответственные лица за подготовку и эвакуацию документов канцелярии, архива и других структурных подразделений УГА.

12.3. При объявлении угрожающего положения документы первой категории подлежат эвакуации на запасной пункт, а документы второй категории уничтожаются.

12.4. Эвакуация производится в следующем порядке: немедленно вызываются по списку оповещения все сотрудники канцелярии, архива, а также ответственные за эвакуацию документов структурных подразделений. Каждый сотрудник на закрепленном за ним участке организует подготовку к эвакуации документов, регистрационных журналов, карточек и всего необходимого для работы на запасном пункте.

Из структурных подразделений УГА дополнительно вызываются сотрудники (по списку) для оказания помощи канцелярии и архиву в упаковке, погрузке, доставке документов на запасной пункт и их разгрузке.

Перед укладкой документов в мешки они должны пакетироваться и прочно перевязываться бечевкой. Упаковки снабжаются ярлыками (указателями). Мешки, пакеты, ярлыки, бечевка должны быть заготовлены заблаговременно. При выносе, погрузке, разгрузке и в пути следования документы обеспечиваются постоянным надзором сопровождающими лицами из числа работников канцелярии, архива и прикомандированных сотрудников из других структурных подразделений.

12.5. В течение суток должны быть направлены заявки:

- в местное отделение связи (по месту перебазирования) на доставку и отправку корреспонденции;

- в отделение связи (по месту прежнего расположения) с просьбой о досылке и переадресовании корреспонденции, которая поступит в адрес УГА.

12.6. По указанию должностного лица, ответственного за эвакуацию документов, в помещении канцелярии и архива до полной эвакуации остается один или несколько назначенных сотрудников. На них же возлагается уничтожение документов второй категории.

12.7. Эвакуация и уничтожение документов в структурных подразделениях организуется и проводится самостоятельно в аналогичном порядке.

 

13. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

 

13.1. Учет и хранение печатей и штампов, содержащих полное наименование управление, а также бланков со штампом управления, имеющих трафаретизированный текст, которые дают право на инспектирование и надзор предприятий и организаций; бланков удостоверений личности, командировочных и отпускных удостоверений, всех видов пропусков; бланков документов об образовании, трудовых книжек и т.п. производятся с соблюдением требований, предъявляемых к учету и хранению материалов с грифом "Для служебного пользования" (см. соответствующую Инструкцию МГА), а именно:

- учет осуществляется в журналах установленной формы;

- выдача для использования - под расписку в соответствующих журналах;

- хранение - в сейфах, металлических шкафах или (допускается для бланков) в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

13.2. Порядок изготовления печатей и штампов, содержащих полное наименование управления, определяется Министерством внутренних дел СССР. Они подлежат специальному учету в органах милиции по месту нахождения управления.

Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются на уничтожение органам министерств внутренних дел СССР и союзных республик на местах.

В журналах учета печатей и штампов делается соответствующая отметка о списании.

13.3. Заказы на изготовление печатей и штампов с полным наименованием управления оформляются от имени начальника управления. Эскизы указанных печатей и штампов визируются юрисконсультом управления, помощником начальника управления и утверждаются начальником.

13.4. Учет всех изготовленных печатей и штампов и выдача их в структурные подразделения УГА осуществляются канцелярией. Передаются печати и штампы должностным лицам, ответственным за их хранение и использование в структурных подразделениях, под расписку в журнале учета.

Должностные лица, персонально ответственные за хранение и использование печатей и штампов в канцелярии и структурных подразделениях УГА (которые по положению имеют право на печати и штампы), назначаются приказом начальника управления.

13.5. Ответственность за обеспечение сохранности и законности использования печатей и штампов с полным наименованием управления возлагается на начальника управления.

При смене начальника управления о передаче указанных печатей и штампов отражается в приемосдаточном акте.

13.6. Штампы, являющиеся технологическими приспособлениями для нанесения трафаретных надписей на документы в процессе работы с ними (см. Приложение 2 к настоящей Инструкции), заказываются соответствующими структурными подразделениями УГА и учету в органах милиции не подлежат.

Учет штампов (включая их оттиски), применяемых в делопроизводстве управления, осуществляется канцелярией. Хранение этих штампов разрешается в ящиках столов. Штампы, пришедшие в негодность, уничтожаются по акту с соответствующими отметками в журнале учета.

13.7. Печати и штампы, применяемые в работе в структурных подразделениях УГА, учитываются как в канцелярии, так и в специальном журнале структурного подразделения, в котором расписываются должностные лица, ответственные за их хранение и использование.

13.8. Проверка наличия печатей и штампов, а также бланков, указанных в п. 13.1 настоящей Инструкции, производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой начальником управления.

В случаях утраты печатей и штампов с полным наименованием управления начальник управления обязан немедленно сообщить об этом в местные органы Министерства внутренних дел и принять меры для их розыска.

13.9. Гербовые бланки организационно-распорядительных документов управления (см. п. п. 2.1.7, 2.1.8 настоящей Инструкции) заказываются только канцелярией УГА. Учет их поступления и расходования (в т.ч. выдачи структурным подразделениям) осуществляется в специальных журналах (отдельно на каждый вид бланка).

Проверки наличия бланков в канцелярии, машбюро и структурных подразделениях УГА производятся ежеквартально (по состоянию на первое января, апреля, июля, октября). При этом в журналах делается отметка о проверке и указывается наличие бланков.

Гербовые бланки должны храниться в запираемых шкафах или ящиках столов.

 

Управляющий делами МГА

К.С.МИШУКОВ

 

 

 

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ

ПРИЛОЖЕНИЙ К ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В УПРАВЛЕНИИ ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ

 

1. Форма журнала регистрации приказов, инструкций, указаний УГА (к п. 2.5.12).

2. Образцы штампов, применяемых в делопроизводстве (к п. п. 4.4, 13.6).

3. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии УГА (к п. 4.5).

4. Форма регистрационной карточки (к п. п. 4.8, 5.4).

5. Образец учетно-справочной формы ("шахматки") на основные виды нормативно-распорядительных документов МГА (к п. 4.9).

6. Образец "сетки" регистрационных номеров (к п. 4.10).

7. Примерный классификатор справочной картотеки по корреспондентам (к п. 4.14).

8. Форма журнала учета и контроля исполнения документов в структурном подразделении УГА (к п. 4.21).

9. Форма журнала регистрации исходящих документов (к п. 5.4).

10. Форма заказа на размножение материала (к п. 7.6).

11. Форма сводного учета объема документооборота в канцелярии УГА (к п. 8.6).

12. Образец сводной номенклатуры дел (к п. п. 9.4, 9.12).

13. Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел (к п. 10.8).

14. Образец заверительной подписи к делу (к п. 11.5).

15. Образцы внутренних описей документов (к п. 11.6).

16. Образец описи документов, составляемой по результатам отбора документов на хранение (к п. 11.8).

 

Приложение 1

к п. 2.5.12

 

ЖУРНАЛ

регистрации приказов, инструкций, указаний УГА

 

Реги- стра- цион- ный  номер	Дата   подпи- сания  (утвер- ждения) доку-  мента	Кто   под-  писал (долж- ность, фами- лия)	Крат- кое   содер- жание (заго- ловок)	Кол-во листов (основ- ного   доку-  мента  плюс   прило- жений)	Наименова- ние струк- турного   подразде- ления,    фамилия и телефон   исполните- ля	Кол-во размно- женных экземп- ляров  (тираж)	Дата раз- мно- жения	Дата рас- сылки	Кому   разо-  слано  (или N дела,  где    подшита разна- рядка)	Отметка о подшивке в дело  (N дела, N листов)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

 

 

Примечание. 1. На каждый вид документа ведется отдельный журнал (или раздел общего журнала).

2. Регистрация внутренних нормативно-распорядительных документов УГА может осуществляться не в журналах, а на карточках, содержащих реквизиты данного журнала.

 

 

 

 

 

Приложение 2

к п. п. 4.4, 13.6

 

ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

 

                                                  ┌───────────────────────┐

1. Штамп для регистрации входящих документов      │  КАНЦЕЛЯРИЯ КОМИ УГА  │

                                                  │                       │

                                                  │Вход. N _______________│

                                                  │от ___________ на __ л.│

                                                  └───────────────────────┘

 

                                                  ┌───────────────────────┐

2. Штамп для отметок на приложениях               │      ПРИЛОЖЕНИЕ       │

   к входящим документам                          │                       │

                                                  │к вход. N _____________│

                                                  │от ___________ на __ л.│

                                                  └───────────────────────┘

 

                                                          ┌───────────────┐

3. Штамп для проставления отметок о                       │   КОНТРОЛЬ    │

   постановке документов на контроль                      │               │

                                                          │Срок __________│

                                                          └───────────────┘

 

                                              ┌───────────────────────────┐

4. Штамп для документов, подлежащих           │     ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ     │

   формированию в делах канцелярии            │                           │

                                              │   в канцелярию Коми УГА   │

                                              └───────────────────────────┘

 

                                                       ┌──────────────────┐

5. Штамп для отметок об исполнении на                  │    ИСПОЛНЕНО     │

   исполненных документах                              │                  │

                                                       │Исх. N ___________│

                                                       │от _______________│

                                                       └──────────────────┘

 

                                                             ┌────────────┐

6. Штамп для отметок на документах,                          │   СРОЧНО   │

   требующих срочного рассмотрения                           └────────────┘

 

 

 

 

 

Приложение 3

к п. 4.5

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В КАНЦЕЛЯРИИ УГА

 

1. Поздравительные письма и телеграммы.

2. Пригласительные билеты, программы, сообщения о повестках дня, извещения о совещаниях (заседаниях, семинарах, конференциях и т.п.).

3. Печатные издания (газеты, журналы, книги, брошюры), рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок и смотров, плакаты и т.п.

4. Копии писем, справки, сводки, информации, доклады и другие документы, присылаемые для сведения.

5. Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам, внутренние документы оперативного характера.

6. Документы в адрес общественных организаций УГА и корреспонденция с пометкой "лично".

7. Документация, подлежащая регистрации в соответствующих функциональных структурных подразделениях УГА (плановая, учетно-статистическая, финансовая, бухгалтерская, по материально-техническому снабжению, расчетно-денежная документация, по кадровым вопросам, арбитражные и исковые документы, аэронавигационная информация, регламенты и др.).

Примечание. На основе примерного перечня разрабатываются конкретные перечни нерегистрируемой документации, в которых перечисляются конкретные виды документации, обобщенно указанные в п. 7, и называются структурные подразделения, в которых учитываются соответствующие документы.

 

 

 

 

 

Приложение 4

к п. п. 4.8, 5.4

 

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ

 

┌───────────────────┬──────────────────────────────────┬──────────────────┐

│Канцелярия Коми УГА│   УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА    │Отметка о контроле│

├───────────────────┴──────────────────────────────────┤                  │

│Корреспондент                                         │                  │

├─────────────────────────────────────────┬────────────┴──────────────────┤

│Дата поступления и вход. индекс документа│Дата и индекс документа        │

├─────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────┤

│Краткое содержание                                                       │

│                                                                         │

├────────────────────────────────────────────────┬────────────────────────┤

│Текст резолюции, ее автор и дата                │Кому направлено на      │

│                                                │исполнение, дата        │

│                                                │                        │

├────────────────────────────────────────────────┴────────────────────────┤

│Отметка об исполнении и снятии с контроля                                │

│                                                                         │

│Исполнитель, дата, исх. N, кто подписал, кому направлено,                │

│документ в деле N _____                                                  │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Примечание: 1. На основе данной формы могут быть сконструированы специальные карточки для регистрации входящей корреспонденции, учета нормативно-распорядительных документов МГА и УГА, регистрации исходящих и внутренних документов.

В зависимости от назначения состав реквизитов карточки может быть скорректирован.

Отметка об исполнении может оформляться на оборотной стороне.

2. Карточки могут изготовляться формата А5 (148 х 210) и А6 (105 х 148) и иметь цветовое различие.

 

 

 

 

 

Приложение 5

к п. 4.9

 

ОБРАЗЕЦ УЧЕТНО-СПРАВОЧНОЙ ФОРМЫ ("ШАХМАТКИ")

НА ОСНОВНЫЕ ВИДЫ НОРМАТИВНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ МГА

 

┌───────────────┬────────────┬───────────┬───────────┬───────────┐

│1     от /     │11          │21         │31         │41         │

│03.01.85/      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /11.01.85│            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│2     от /     │12          │22         │32         │42         │

│05.01.85/      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /11.01.85│            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│3        /     │13          │23         │33         │43         │

│        /      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /        │            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│4     от /     │14          │24         │34         │44         │

│10.01.85/      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /14.01.85│            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│5        /     │15          │25         │35         │45         │

│        /      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /        │            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│6     от /     │16          │26         │36         │46         │

│10.01.85/      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /21.01.85│            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│7        /     │17          │27         │37         │47         │

│        /      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /        │            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│8        /     │18          │28         │38         │48         │

│        /      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /        │            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│9        /     │19          │29         │39         │49         │

│        /      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /        │            │           │           │           │

├───────────────┼────────────┼───────────┼───────────┼───────────┤

│10       /     │20          │30         │40         │50         │

│        /      │            │           │           │           │

│       /       │            │           │           │           │

│      /        │            │           │           │           │

└───────────────┴────────────┴───────────┴───────────┴───────────┘

 

Примечание. 1. Учетно-справочная форма оформляется отдельно на каждый вид документа (приказ, указание, инструкция, постановление коллегии) и может состоять из нескольких листов в зависимости от количества издаваемых в год документов.

2. При поступлении документа в клетке, соответствующей его номеру, указывается его дата и дата поступления в УГА.

 

 

 

 

 

Приложение 6

к п. 4.10

 

ОБРАЗЕЦ "СЕТКИ" РЕГИСТРАЦИОННЫХ НОМЕРОВ

 

1      39     77      115      153     191     229     267     305

2      40     78      116      154     192     230     268     306

3      41     79      117      155     193     231     269     307

4      42     80      118      156     194     232     270     308

5      43     81      119      157     195     233     271     309

6      44     82      120      158     196     234     272     310

7      45     83      121      159     197     235     273     311

8      46     84      122      160     198     236     274     312

9      47     85      123      161     199     237     275     313

10     48     86      124      162     200     238     276     314

11     49     87      125      163     201     239     277     315

12     50     88      126      164     202     240     278     316

13     51     89      127      165     203     241     279     317

14     52     90      128      166     204     242     280     318

15     53     91      129      167     205     243     281     319

16     54     92      130      168     206     244     282     320

17     55     93      131      169     207     245     283     321

18     56     94      132      170     208     246     284     322

19     57     95      133      171     209     247     285     323

20     58     96      134      172     210     248     286     324

21     59     97      135      173     211     249     287     325

22     60     98      136      174     212     250     288     326

23     61     99      137      175     213     251     289     327

24     62     100     138      176     214     252     290     328

25     63     101     139      177     215     253     291     329

26     64     102     140      178     216     254     292     330

27     65     103     141      179     217     255     293     331

28     66     104     142      180     218     256     294     332

29     67     105     143      181     219     257     295     333

30     68     106     144      182     220     258     296     334

31     69     107     145      183     221     259     297     335

32     70     108     146      184     222     260     298     336

33     71     109     147      185     223     261     299     337

34     72     110     148      186     224     262     300     338

35     73     111     149      187     225     263     301     339

36     74     112     150      188     226     264     302     340

37     75     113     151      189     227     265     303     341

38     76     114     152      190     228     266     304     342

 

Примечание: 1. При регистрации документов последовательно вычеркиваются порядковые номера "сетки".

2. Регистрационные "сетки" номеров оформляются отдельно для входящих, исходящих и внутренних (по видам) документов.

 

 

 

 

 

Приложение 7

к п. 4.14

 

ПРИМЕРНЫЙ КЛАССИФИКАТОР

СПРАВОЧНОЙ КАРТОТЕКИ ПО КОРРЕСПОНДЕНТАМ

 

1. ЦК компартии союзной республики (крайком, обком, горком партии), ЦК комсомола.

2. Верховный Совет, Совет Министров союзной (автономной) республики.

3. Министерства и ведомства союзной республики, комитеты.

4. Исполком местного Совета народных депутатов, профсоюзные организации.

5. Руководство МГА (Министр гражданской авиации, заместители Министра).

6. Главные управления, управления и самостоятельные отделы МГА (в зависимости от количества корреспонденции разделители в картотеке оформляются на каждое структурное подразделение или несколько, сгруппированные по функциональному признаку).

7. Центральные отраслевые управления и организации (ЦПДУ, ЦУЭРТОС, ЦУВД, Главагентство МГА и т.п.).

8. Объединения ГА (ВГПО "Авиаремонт", "Авиатехснаб", "Авиастрой", "Авиавнештехпоставка" и др.).

9. Научно-исследовательские организации ГА (ГВЦ, ГосНИИ, НЭЦ АУВД, ГНИиНИИ "Аэропроект", ЦНИИ АСУ и др.).

10. Авиапредприятия и организации, подчиненные управлению.

11. Управления и предприятия ГА.

12. Заводы ГА.

13. Учебные заведения ГА.

14. Прокуратура и судебные органы.

15. Редакции, издательства, киностудии, различные общества.

16. Предприятия, заводы, п/я других министерств и ведомств.

17. Прочие учреждения и организации.

Примечание.

1. Классификатор справочной картотеки в конкретном управлении разрабатывается с учетом перечня постоянных корреспондентов.

2. Количество разделителей в картотеке устанавливается в зависимости от объема корреспонденции и должно обеспечивать быстрый поиск информации.

 

Приложение 8

к п. 4.21

 

ЖУРНАЛ

учета и контроля исполнения документов

в структурном подразделении УГА

 

Дата  учета (полу- чения доку- мента из    канце- лярии)	Вход.   индекс и дата    регистр. в канце- лярии	Коррес- пондент (автор доку-  мента)	Индекс и дата доку- мента	Кол-во листов, экз.	Резолюция руковод- ства УГА, поручение руководи- теля     структур- ного под- разделе- ния	Кому  пере- дано  на    испол- нение, дата	Конт- роль- ный   срок  (дата) испол- нения	Сведения об исполнении (дата, исх. N, кто под- писал, кому направлено или что    сделано,   когда, кому доложено)	Отметка о местона- хождении документа (N дела, N листов) или о    возврате в канце- лярию
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

Примечание. 1. Форму журнала следует рассматривать как примерную, она может быть уточнена с учетом конкретных условий работы.

2. О заведении журнала указывается в номенклатуре дел структурного подразделения.

 

 

 

 

 

Приложение 9

к п. 5.4

 

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов

 

Дата  подпи- сания доку- мента	Индекс (исх. номер) доку- мента	Кол-во листов доку-  мента и прило- жений	Краткое содер- жание  (заго- ловок  доку-  мента)	Долж-  ность и фамилия подпи- савшего	Название   структурно- го подраз- деления,   фамилия и  телефон    исполнителя	Кому  напра- влено (адре- сат)	Отметка о подшивке копии    (или под- линника) в дело   (N дела, N листов)	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Примечание. 1. При децентрализованной системе регистрации документов журнал ведется в канцелярии и структурных подразделениях УГА, руководители которых имеют право подписи документов.

2. Регистрация исходящих документов в канцелярии может осуществляться на карточках, содержащих реквизиты данного журнала.

 

 

 

 

 

Приложение 10

к п. 7.6

 

                                ЗАКАЗ N ___

                         на размножение материала

 

    Отдел (служба) ________________________________________________________

    Исполнитель __________________________________________ тел. ___________

    Название материала, его дата, индекс __________________________________

___________________________________________________________________________

    Всего страниц ______________________. Тираж ______________________ экз.

    Особые отметки ________________________________________________________

 

    Начальник отдела (службы) _____________________________________________

                                             (подпись, дата)

    Размножение разрешено.

 

    Помощник начальника управления ________________________________________

                                                  (подпись)

"__" _____________ 198_ г.

 

    Заказ выполнен ________________________________________________________

                                 (дата, подпись выполнившего)

 

 

 

 

 

Приложение 11

к п. 8.6

 

ФОРМА СВОДНОГО УЧЕТА ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

В КАНЦЕЛЯРИИ УГА

 

┌────────────────────────┬────┬────┬────┬─────┬────┬───┬────┬─────┬────┬────┬─────┬─────┬─────┬────┬─────┬─────┐

│Группы и виды документов│Ян- │Фев-│Март│Итого│Ап- │Май│Июнь│Итого│Июль│Ав- │Сен- │Итого│Ок-  │Но- │Де-  │Итого│

│       (вкл. ДСП)       │варь│раль│    │за I │рель│   │    │за 6 │    │густ│тябрь│за 9 │тябрь│ябрь│кабрь│ за  │

│                        │    │    │    │ кв. │    │   │    │мес. │    │    │     │мес. │     │    │     │ год │

├─────┬──────────────────┼────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│1.   │1.1. Приказы МГА  │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│Вхо- │по осн. деят.     │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│дящая│                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│кор- │1.2. Указания и   │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│рес- │инструкции МГА    │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│пон- │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│ден- │1.3. Постановления│    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│ция  │коллегии МГА      │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│     │1.4. Регистрируе- │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │мая документация  │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│     │1.5. Телеграммы   │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│     │1.6. Нерегистриру-│    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │емая документация │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

├─────┼──────────────────┼────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│2.   │2.1. Приказы УГА  │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│Внут-│по осн. деят.     │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│рен- │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│няя  │2.2. Приказы УГА  │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│доку-│по кадрам         │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│мен- │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│тация│2.3. Указания и   │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │инструкции УГА    │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│     │2.4. Решения      │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │совета УГА        │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│     │2.5. Планы        │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │мероприятий УГА   │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│     │2.6. Протоколы    │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │коллегиальных ор- │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │ганов, акты и др. │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

├─────┼──────────────────┼────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│3.   │3.1. Зарегистриро-│    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│Ис-  │ванные документы, │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│ход. │письма, донесения,│    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│доку-│анализы, информа- │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│менты│ция и т.д.        │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│     │3.2. Телеграммы   │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

├─────┼──────────────────┼────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│4.   │4.1. Поступило    │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│Пись-│заявлений, предло-│    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│ма и │жений и жалоб     │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│жало-│                  ├────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│бы   │4.2. Переписка по │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │их рассмотрению   │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │(вкл. ответы      │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

│     │заявителям)       │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

├─────┼──────────────────┼────┼────┼────┼─────┼────┼───┼────┼─────┼────┼────┼─────┼─────┼─────┼────┼─────┼─────┤

│     │Итого:            │    │    │    │     │    │   │    │     │    │    │     │     │     │    │     │     │

└─────┴──────────────────┴────┴────┴────┴─────┴────┴───┴────┴─────┴────┴────┴─────┴─────┴─────┴────┴─────┴─────┘

 

 

 

 

 

Приложение 12

к п. п. 9.4, 9.12

 

ОБРАЗЕЦ СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

Министерство гражданской авиации                         УТВЕРЖДАЮ

________________________________                Начальник _________________

   (наименование управления)                    ________________ управления

                                                (подпись) инициалы, фамилия

                                                дата

 

                             Номенклатура дел

 

Индекс дел	Наименование дел	Количество дел (томов)	Сроки хранения и статьи по перечню	Примечание <1>
1	2	3	4	5

 

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел <2>

 

По срокам хранения	Всего	В том числе   переходящих
Постоянного                             Временного (свыше 10 лет)               Временного (до 10 лет включительно)
Итого

 

    Подпись составителя __________     дата ___________

 

    Гриф согласования с архивным учреждением

 

--------------------------------

<1> В графе "Примечание" делаются отметки о заведении дел, передаче в архив, о выделении к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

<2> Эти данные размещаются на последней странице номенклатуры дел и заполняются по окончании делопроизводственного года работником, осуществляющим делопроизводство.

 

 

 

 

 

Приложение 13

к п. 10.8

 

ОБРАЗЕЦ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ

ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

 

ОДОБРЕНО ЭК УГА, протокол N ____                        СОГЛАСОВАНО

от "__" __________ 198_ г.                      Начальник _________________

                                                (наименование структурного

УТВЕРЖДЕНО                                           подразделения УГА,

Выписка из протокола ЭПК                        подпись, инициалы, фамилия)

местного архивного органа                       "__" ______________ 198_ г.

"__" __________ 198_ г.

 

                               АКТ N _______

                о выделении к уничтожению документов и дел

 

       Основание: приказ УГА от ____________ N _______ (о создании ЭК)

       Составлен экспертной комиссией _____________________________________

                                      (название структурного подразделения)

       Председатель комиссии ______________________________________________

                                     (должность, инициалы, фамилия)

       Члены комиссии: ____________________________________________________

                                  (должность, инициалы, фамилия)

                       ____________________________________________________

 

Всего по номенклатуре дел за 19__ г. имеется _____ дел (всего томов)

Намечено к уничтожению _________________ дел.

Оставлено на хранение ___________ дел (пост.) ____ (долговременно) ____ дел

(до минов. надоб.) _____________ дел ______________________________________

                                       (краткая характеристика материалов

                                             постоянного хранения)

Комиссия, руководствуясь Перечнями документов _____________________________

                                              (название перечней МГА и УГА)

 

отобрала к уничтожению,  как  не  имеющие  научной  ценности  и  утратившие

практическое значение, следующие дела и документы:

 

N п/п	Годы	N дел по  номенклатуре	Название дел и  других материалов	Кол-во томов	Срок  хранения	Статья по перечню	Поясне- ние
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Всего подлежит уничтожению: _______________________________________________

                                         (цифрами и прописью)

 

Председатель экспертной комиссии __________________________________________

                                        (подпись, инициалы, фамилия)

Члены ЭК                         __________________________________________

                                        (подписи, инициалы, фамилии)

 

Документы   измельчены   и  сданы  для  уничтожения  конторе  по  заготовке

вторичного сырья по приемосдаточной накладной от ________________

 

Председатель экспертной комиссии __________________________________________

                                        (подпись, инициалы, фамилия)

Дата _________________

 

 

 

 

 

Приложение 14

к п. 11.5

 

ОБРАЗЕЦ ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ К ДЕЛУ

 

                   Заверительная надпись дела N _______

 

    В настоящем деле пронумеровано и скреплено печатью ____________ листов.

                                                         (цифрами)

    Фактическое наличие листов ____________________________________________

                                                (прописью)

    Внутренняя опись дела на __________________________ заполненных листах.

                                      (цифрами)

    В деле имеются:

    а) литерные (повторные) листы N ____________

    б) справка-заместитель листов N _______________________________________

                                            (справка не нумеруется)

    в) незаполненные (чистые) листы N _____________________________________

    г) пропущенные при нумерации листы N __________________________________

    д) несекретные листы __________________________________________________

                                         (общее количество)

    е) фото _______________________________________________________________

                                  (общее количество)

    ж) чертежи ____________________________________________________________

                                    (общее количество)

 

(должность, подпись, инициалы, фамилия составителя)

(дата)

 

 

 

 

 

Приложение 15

к п. 11.6

 

ОБРАЗЦЫ ВНУТРЕННИХ ОПИСЕЙ ДОКУМЕНТОВ

 

1. Внутренняя опись для дел с нормативно-распорядительными документами

 

N п/п

N документа

Дата   подписания

Содержание, вопрос

N листов дела

Примечание

 

Примечание. По окончании описей указывается должность, подпись, инициалы и фамилия ее составителя и дата.

 

2. Внутренняя опись для дел с перепиской

 

N п/п

Индекс, дата документа

Содержание  документа

Откуда поступил, кому направлен

N листов дела

 

 

 

 

 

Приложение 16

к п. 11.8

 

ОБРАЗЕЦ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ, СОСТАВЛЯЕМОЙ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ

ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

 

                                   ОПИСЬ

         документов _____________________________________________

         ________________________________________________________

         (наименование управления ГА, структурного подразделения)

                                за 198_ г.

         подлежащих ____________________________________ хранению

                         (постоянному, временному)

                                                         __________________

                                                               (дата)

 

N п/п	N  дела	Наименование дела	Крайние даты		Количество листов	Срок  хранения и статья	Куда выбыло   дело и на ка- ком основании
			начало	окончание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

___________________________   _____________   _____________________________

  (должность составителя)       (подпись)          (инициалы, фамилия)

 

Председатель ЭК               _____________   _____________________________

                                (подпись)                (дата)

Начальник управления          _____________   _____________________________

                                (подпись)                (дата)

 

В опись внесено ____________________ ед. хранения

                (цифрами и прописью)

 

___________________________   _____________   _____________________________

 (должность ответственного      (подпись)          (инициалы, фамилия)

    за делопроизводство)

"__" _______________ 198_ г.