МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР
ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО
от 27 июня 1952 г. N Т-1-19/4660
ОБ УПОРЯДОЧЕНИИ УЧЕТА И ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ
В СРЕДНИХ СПЕЦИАЛЬНЫХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ
(с изм. и доп., внесенными письмом
Минвуза СССР
от 06.10.1958 N Т-13/2225)
В целях улучшения постановки учета и
упорядочения ведения личных дел учащихся в средних специальных учебных
заведениях Министерство высшего образования СССР предлагает руководствоваться
нижеследующим.
1. Зачисление в число учащихся среднего
специального учебного заведения производится приказом директора.
Включение фамилии учащегося в списки
классного журнала, табеля посещаемости и т.д. производится после оформления его
зачисления приказом директора.
Отчисление выбывших из учебного заведения
учащихся также оформляется приказом директора.
2. На каждого учащегося ведется личное
дело, в котором хранятся следующие документы:
а) заявление о поступлении в учебное
заведение и автобиография;
б) свидетельство о рождении или
нотариально заверенная копия с него <1>;
--------------------------------
<1> Согласно Правилам приема
предъявляется лично, поэтому может быть сделана только отметка о предъявлении.
в) свидетельство об окончании семилетней школы
<2> или аттестат зрелости (обязательно в подлиннике);
--------------------------------
<2> В
настоящее время восьмилетней школы.
г) справка с места жительства родителей;
д) экзаменационный лист с отметками,
полученными на приемных экзаменах;
е) письменные работы на приемных
экзаменах по русскому (родному) языку и математике;
ж) характеристики учащегося, составляемые
классным руководителем в конце каждого учебного года;
з) итоговые оценки успеваемости учащегося
по семестрам и выписки из приказов директора, относящиеся к данному учащемуся
(заносятся в личную карточку учащегося);
и) личная карточка учащегося по
прилагаемой форме (см. Приложение N 2).
3. При переводе учащегося в другое
учебное заведение его личное дело направляется в это учебное заведение ценным
письмом (по запросу директора). В алфавитной книге учащихся делается об этом
соответствующая отметка.
4. При выбытии учащегося из техникума
(училища, школы) до окончания срока обучения ему выдается справка об окончании
соответствующего курса с перечислением пройденных им в данном учебном заведении
предметов, указанием их объема в часах и оценок по каждому из этих предметов, а
также возвращаются (под расписку) свидетельство об образовании и свидетельство о рождении. Все остальные документы остаются в
личном деле учащегося, которое в дальнейшем в установленном порядке сдается в
архив.
5. Лицам, окончившим средние специальные
учебные заведения или выбывшим до окончания полного курса обучения, выдаются по
их желанию под расписку представленные ими при поступлении в учебные заведения
документы:
1. Свидетельство о рождении.
2. Аттестат зрелости или свидетельство об
окончании семилетней <2> школы или другой документ об образовании с
оставлением в деле копии, заверенной подписью директора и печатью среднего
специального учебного заведения.
--------------------------------
<2> В
настоящее время восьмилетней школы.
3. Справка с места работы о трудовом
стаже.
Все прочие документы (выписки из приказа
об окончании или выбытии учащегося, билет учащегося, характеристика
общественных организаций, фотокарточки, анкета, автобиография и пр.) остаются
для хранения в личном деле учащегося.
Все остальные документы (в том числе
подлинник или нотариально заверенная копия документа об окончании семилетней
или средней школы) остаются в личном деле учащегося, которое в дальнейшем в
установленном порядке сдается в архив.
6. В каждом техникуме (училище, школе) в
обязательном порядке ведется алфавитная книга учащегося по прилагаемой форме
(см. Приложение N 1). В нее записываются в алфавитном порядке все учащиеся,
зачисленные в учебное заведение.
Для каждой буквы алфавита в данной книге
отводится несколько страниц: в пределах каждой буквы ведется своя порядковая
нумерация.
Порядковый номер записи учащегося в
алфавитной книге одновременно является порядковым номером личного дела
учащегося (например, личное дело N к-5, личное дело N л-12 и т.д.).
7. Записи в алфавитной книге и личном
деле ведутся четко, аккуратно и только чернилами.
8. В алфавитную книгу учащихся вносятся
все учащиеся, независимо от того, когда они поступили в учебное заведение - в
начале или в середине учебного года.
При отчислении учащегося до окончания
обучения в данном учебном заведении в алфавитной книге записываются дата и
причина выбытия из учебного заведения.
9. В алфавитной книге учащихся
указываются специальность и квалификация, присвоенные учащемуся по окончании
среднего специального учебного заведения, а также номер и дата протокола
заседания Государственной квалификационной комиссии и номер выданного учащемуся
диплома об окончании данного учебного заведения.
10. Ведение записей в алфавитной книге и
ведение личных дел учащихся, а также ответственность за сохранность имеющихся в
них документов возлагается приказом директора на одного из сотрудников учебного
заведения.
11. Алфавитная книга учащихся оформляется
с расчетом на несколько лет (не менее чем на 10 лет). Она должна быть
прошнурована, пронумерована и скреплена печатью учебного заведения.
Алфавитная книга хранится у директора и в
архив не сдается. При смене директора книга эта передается по акту.
Приложение N 1
Алфавитная книга учащихся
______________________________________________________
(наименование среднего специального учебного
заведения)
|
N
п/п
|
Фамилия,
имя,
отчество
|
Пол
|
Год
рож-
дения
|
Дата
поступления
(год,
месяц,
число и
номер
приказа о
зачислении)
|
Выбыл
|
Наименова-
ние специ-
альности
и квалифи-
кации (при
окончании
учебного
заведения)
|
Номер
прото-
кола
и дата
засе-
дания
ГКК
|
|
дата и
номер
приказа
о
выбытии
|
с ка-
кого
курса
|
при-
чина
выбы-
тия
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Примечание. В пределах каждой буквы
алфавита ведется своя порядковая нумерация.
Приложение N 2
1-й лист учетной
карточки
__________________________________________________________________________
(наименование министерства или
ведомства)
__________________________________________________________________________
(наименование техникума, училища
или школы)
__________________________________________________________________________
(адрес техникума, училища
или школы)
Личная карточка
Учащегося
_______________________________________________________________
(фамилия, имя,
отчество)
Зачислен на _________ курс в группу
______________________________________
по специальности
_________________________________________________________
__________________________________________________________________________
"__"
__________ 19__ г.
Оборотная
сторона первого листа учетной карточки
I. Общие сведения об
учащемся
1.
_______________________________________________________________________
(фамилия, имя,
отчество)
2. Пол: мужской,
женский (подчеркнуть)
3. Год, месяц и
число рождения ___________________________________________
4. Место
рождения ________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(город, село, район, АССР,
край, область)
5. Адрес
родителей (воспитателей) ________________________________________
__________________________________________________________________________
6.
Национальность ________________________________________________________
7. Время
поступления в среднее специальное учебное заведение, номер и дата
приказа о
зачислении _____________________________________________________
8.
Образование до поступления в среднее
специальное учебное заведение.
Какой класс
общеобразовательной школы окончил
и в каком году (указать
наименование
школы) ______________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
9. Партийность
___________________________________________________________
10. Приказ
(номер и дата) ________________________________________________
о переводе на II курс
________________________________________________
"
" " III "
________________________________________________
"
" " IV
"
________________________________________________
"
" " V
"
________________________________________________
о выпуске из учебного заведения
______________________________________
11. Куда направлен на работу и на какую должность
________________________
__________________________________________________________________________
2-й лист учетной карточки
II. Оценки
успеваемости и поведения
┌───┬────────────┬───────────┬───────────┬───────────┬───────────┬────────────┐
│ N │Наименование│ I курс
│ II курс │ III курс │
IV курс │ V курс
│
│п/п│ учебного
├─────┬─────┼─────┬─────┼─────┬─────┼─────┬─────┼─────┬──────┤
│ │
предмета │1 се-│2 се-│3
се-│4 се-│5 се-│6 се-│7 се-│8 се-│9 се-│10
се-│
│ │ │местр│местр│местр│местр│местр│местр│местр│местр│местр│местр
│
├───┼────────────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼──────┤
│ │Русский
язык│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │
│ │Литература │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │Родной
язык │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │
│ │История
СССР│ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │Математика │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │Физика │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │
│
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ ├────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
├───┼────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
├───┼────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
├───┼────────────┤ │
│ │ │
│ │ │
│ │ │
│ │Поведение │
│ │ │
│ │ │
│ │ │ │
└───┴────────────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴──────┘
Оборотная сторона второго листа учетной
карточки
III. Практика
а) учебная
|
N
п/п
|
Наименование
практики
|
Семестр
|
Продолжительность
|
Оценка
|
|
|
|
|
|
|
б) производственная
|
N
п/п
|
Наименование
практики
|
Семестр
|
Место проведения
|
Продолжительность
|
Оценка
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. Число
пропущенных занятий (уроков)
|
Причины
|
Семестры
|
Всего
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
По уважительной
причине
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
По неуважительной
причине
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3-й лист учетной карточки
V. Дипломный проект
Тема
________________________________________________________________
Оценка ГКК
__________________________________________________________
Государственные экзамены
|
N
п/п
|
Наименование
предметов
|
Оценка
|
|
|
|
|
Присвоенная квалификация
____________________________________________
VI. Общественная
работа учащегося
1.
__________________________________________________________________
2.
__________________________________________________________________
3. __________________________________________________________________
VII. Номера
удостоверений о сдаче норм
на значки БГТО, ГТО и др.
1.
__________________________________________________________________
2.
__________________________________________________________________
3.
__________________________________________________________________
VIII. Взыскания и
поощрения
|
Взыскания
|
Поощрения
|
|
характер
взыскания
|
номер и дата
приказа
|
характер
поощрения
|
номер и дата
приказа
|
|
|
|
|
|