ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ
МИНИСТРОВ СССР
ПРИКАЗ
от 29 января 1988 г. N 13
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОТРАСЛЕВОГО СТАНДАРТА
НА ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СЛУЖБ НТИ ОТРАСЛИ В КОМПЛЕКТОВАНИИ
И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЕОСИФ
В целях дальнейшего совершенствования
работы по формированию и использованию Единого отраслевого
справочно-информационного фонда по проблемам документоведения и архивного дела
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с
01.07.88 отраслевой стандарт "Отраслевая система научно-технической
информации в области документоведения и архивного дела. Порядок взаимодействия
служб НТИ отрасли в комплектовании и использовании Единого отраслевого
справочно-информационного фонда" (Приложение 1).
2. Руководителям учреждений системы Главархива СССР организовать изучение и внедрение
отраслевого стандарта в соответствии с Планом основных мероприятий (Приложение
2).
3. Координационному совету по созданию,
комплектованию и использованию ЕОСИФ, отраслевому центру научно-технической
информации по документоведению и архивному делу Главархива
СССР оказать архивным учреждениям необходимую методическую и практическую
помощь при внедрении стандарта.
4. Контроль за
выполнением настоящего Приказа возложить на отдел научно-исследовательской и
методической работы Главархива СССР (т. Попова).
Начальник Главного управления
Ф.М.ВАГАНОВ
Приложение N 1
к Приказу Главного архивного
управления при СМ СССР
от 29 января 1988 г. N 13
Дата введения -
1 июля 1988 года
ОТРАСЛЕВОЙ СТАНДАРТ
ОТРАСЛЕВАЯ СИСТЕМА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СЛУЖБ НТИ ОТРАСЛИ
В КОМПЛЕКТОВАНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЕДИНОГО
ОТРАСЛЕВОГО
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОГО ФОНДА
ОСТ 55-7.7-88
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ДАННЫЕ
1. Утвержден Приказом Главархива
СССР N 13 от 29.01.88.
2. Разработан
Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного
дела.
Соисполнители: Центральный
государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной
власти и органов государственного управления СССР, Центральный государственный
архив РСФСР, Главное архивное управление при Совете Министров Казахской ССР.
3. Зарегистрирован.
4. Введен впервые.
5. Ссылочные нормативно-технические
документы
┌─────────────────────────────────────────┬───────────────────────┐
│Обозначение
НТД, на которые дается ссылка│Номер
пункта, подпункта│
├─────────────────────────────────────────┼───────────────────────┤
│ГОСТ
7.31-81 │3.4 │
│ОСТ
55-7.5-84 │1.6 │
└─────────────────────────────────────────┴───────────────────────┘
6. Согласован:
Научная библиотека ЦГА СССР.
Институт повышения квалификации
информационных работников ГКНТ.
Государственная публичная
научно-техническая библиотека СССР.
Всесоюзный институт научной и технической
информации АН СССР.
Отдел научно-исследовательской и методической
работы Главархива СССР.
Стандарт
устанавливает порядок взаимодействия служб научно-технической информации (НТИ)
архивных учреждений по комплектованию и использованию Единого отраслевого
справочно-информационного фонда (ЕОСИФ) по проблемам документоведения и
архивного дела, обеспечивающий полноту информационных массивов организаций -
участников ЕОСИФ, улучшение использования специалистами отрасли
справочно-информационных фондов служб НТИ отрасли различного уровня и повышение
эффективности справочно-информационного обслуживания по проблемам
документоведения и архивного дела.
Стандарт обязателен для учреждений
Государственной архивной службы СССР.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. ЕОСИФ представляет собой
совокупность взаимосвязанных справочно-информационных фондов (СИФ) служб НТИ,
научных и научно-справочных библиотек (НБ) учреждений системы Главархива СССР. ЕОСИФ является составной частью
Государственного справочно-информационного фонда (ГСИФ) и функционирует во
взаимодействии с фондами всесоюзных, центральных отраслевых, республиканских и
территориальных органов НТИ.
1.2. ЕОСИФ включает фонды организаций -
участников ЕОСИФ различного уровня:
- фонды Научной библиотеки центральных
государственных архивов СССР (НБ ЦГА СССР) и СИФ Отраслевого центра
научно-технической информации по документоведению и архивному делу (ОЦНТИ);
- специализированные
СИФ служб НТИ ЦГА СССР и НИЦТД СССР;
- СИФ РСНТИ и фонды НБ главархивов союзных республик, СИФ ЦГА союзных республик;
- СИФ служб НТИ и фонды НБ архивных
учреждений автономных республик, краев и областей.
1.3. ЕОСИФ служит базой для осуществления
службами отрасли комплексного справочно-информационного обслуживания (КСИО) по
профильной проблематике сотрудников архивных учреждений СССР, а также различных
категорий потребителей информации независимо от ведомственной принадлежности.
1.4. Деятельность служб НТИ отрасли по
комплектованию и использованию своих СИФов
регламентируется соответствующими положениями об этих службах и положениями о СИФах этих служб. Деятельность НБ отрасли
осуществляется в соответствии с принятым порядком (Организация работы
научно-технической библиотеки: Метод. рекомендации/ГПНТБ СССР. Изд. 5-е, перераб. и доп. М., 1985. 366 с.).
1.5. Комплектование и использование ЕОСИФ
является обязанностью всех служб НТИ отрасли, взаимодействующих в соответствии
с порядком, устанавливаемым настоящим стандартом.
1.6. Целью взаимодействия служб НТИ
отрасли в комплектовании и использовании ЕОСИФ является:
- однократность обработки документов,
вводимых в ЕОСИФ, и многократность их использования;
- полнота комплектования фондов первичных
и массивов вторичных документов служб НТИ отрасли по профильной проблематике;
- повышение оперативности и улучшение
качества всех видов справочно-информационного обслуживания, предусмотренных ОСТ
55-7.5-84.
1.7. Взаимодействие служб НТИ архивных
учреждений различного уровня осуществляется путем организации постоянно
действующих прямых и обратных связей между ними.
2. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
СЛУЖБ НТИ РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ
В КОМПЛЕКТОВАНИИ ЕОСИФ
2.1. Целью взаимодействия служб НТИ
отрасли в комплектовании ЕОСИФ является обеспечение полноты его комплектования,
отвечающей информационным потребностям по профильной проблематике. Организация
комплектования ЕОСИФ строится на основе взаимодействия служб НТИ отрасли,
обеспечивающих восходящий и нисходящий потоки информации, с учетом действующих
Методических рекомендаций. (Комплектование единых отраслевых
и единых территориальных справочно-информационных фондов и пути их
взаимодействия: Методические рекомендации/Утв.
ГПНТБ СССР 10.07.1980).
2.2. Все службы НТИ отрасли участвуют в
комплектовании ЕОСИФ, которое включает взаимное пополнение
справочно-информационных фондов организаций - участников ЕОСИФ.
2.3. Службы НТИ архивных учреждений
автономных республик, краев и областей участвуют в комплектовании СИФ РСНТИ,
направляя в него первичные и вторичные документы.
2.3.1. Для комплектования фонда первичных
документов СИФ в РСНТИ направляются:
- нормативные документы, регламентирующие
деятельность архивных и курируемых ими учреждений;
- научно-методические разработки архивных
учреждений республики, АССР, края, области, обобщающие местный опыт и
представляющие интерес для архивных учреждений республики в целом или отрасли,
сопровождаемые аннотацией (рефератом);
- публикации архивных документов, обзоры,
справочники, путеводители;
- материалы проведенных в регионе совещаний,
семинаров и конференций по проблемам документоведения и архивного дела;
- препринты докладов и выступлений, копии
опубликованных в местной печати статей по профильной и смежной проблематике,
освещающих опыт работы архивных учреждений, а также опыт учреждений и
предприятий по организации документационного обеспечения управления и
делопроизводства.
2.3.2. Для комплектования
справочно-поискового аппарата СИФ в РСНТИ направляются:
- копии регистрационных и информационных
карт НИОКР после их возвращения из ВНТИЦентра в 2-х
экз. (один экз. пересылается в ОЦНТИ);
- информационные карты о передовом опыте,
одобренном к распространению;
- тематические указатели литературы и
списки новых поступлений неопубликованных документов (в 2-х экз.) с указанием
регистрационного номера СИФ и количества имеющихся в наличии экземпляров;
- списки (библиографические карточки)
документов обменного фонда;
- копии паспортов ГСК, специальных и
вспомогательных картотек СПА СИФ <1>.
--------------------------------
<1> См. Организация работы
научно-технической библиотеки: Метод. рекомендации/ГПНТБ СССР. Изд. 5-е, перераб.
и доп. М., 1985. Раздел: Справочно-поисковый аппарат, п. 215, приложение 35.
2.4. НИЦТД СССР, службы НТИ ЦГА СССР, ЦТА
союзных республик и РСНТИ систематически направляют в ОЦНТИ списки (перечни)
новых поступлений в СИФ неопубликованных материалов.
2.4.1. В списки (перечни) новых
поступлений включаются работы, которые по своему содержанию не дублируют
существующие аналогичные разработки, содержат апробированные новые теоретические
и практические положения и техническое оформление которых допускает их
многоразовое копирование. Библиографические описания должны сопровождаться
регистрационным номером СИФа, хранящего первичный
документ, и указанием количества имеющихся в наличии экземпляров (для
тиражированных материалов).
2.4.2. Рукописи по профильной
проблематике, предназначенные для депонирования, представляются всеми службами
НТИ отрасли непосредственно в ОЦНТИ в соответствии с Методическими положениями
"Депонирование научных работ по документоведению и архивному делу"
(М., 1983).
2.4.3. Копии регистрационных и
информационных карт на выполненные архивными учреждениями отрасли
научно-исследовательские работы представляются в соответствии с Методическими
указаниями "О порядке государственной регистрации учреждениями системы Главархива СССР открытых НИР и представления по ним отчетов
и информационных материалов во ВНТИЦентр" (М.,
1984).
2.4.4. Сведения о передовом опыте
представляются службами НТИ в соответствии с Методическими указаниями Главархива СССР и Президиума ЦК профсоюза работников
государственных учреждений "О порядке изучения, обобщения и внедрения
передового опыта работы учреждений государственной архивной службы" (М.,
1980).
2.4.5. На неопубликованные методические пособия,
обзоры, материалы совещаний, семинаров и конференций на национальных языках
РСНТИ высылает в ОЦНТИ только рефераты на русском языке.
2.5. ОЦНТИ в централизованном порядке:
- доводит до всех
служб НТИ ЦГА СССР и РСНТИ (в виде списков и перечней) сведения о новых
поступлениях неопубликованных материалов в каждый из СИфов
этих служб (по мере получения от них этих сведений);
- на основе аналитико-синтетической
переработки отечественных и зарубежных источников информации издает
библиографическую, реферативную и обзорную информацию по вопросам
архивоведения, археографии; обеспечения сохранности документов;
документоведения, документационного обеспечения управления.
В целях обеспечения единого СПА ЕОСИФ
отраслевые информационные издания индексируются по Рубрикатору НТИ по
документоведению и архивному делу, являющемуся составной частью Рубрикатора
ГАСНТИ.
2.6. Архивные органы после утверждения нормативных,
научно-методических документов и других руководящих материалов, обеспечивающих
практическую деятельность архивных учреждений, предусматривают при
тиражировании и рассылке этих документов их обязательное направление в 2-х экз.
в СИФы соответствующих организаций - участников ЕОСИФ
(п. 1.2).
2.7. Библиографические указатели, списки,
перечни, поступающие по восходящему и нисходящему потокам, используются для
пополнения СПА СИФов служб НТИ, поиска и запроса
первичных документов у соответствующих служб НТИ и НБ для докомплектования
своих СИФов.
3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
СЛУЖБ НТИ И НБ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
РАЗЛИЧНОГО УРОВНЯ В ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЕОСИФ
3.1. Целью взаимодействия служб НТИ и НБ
архивных учреждений различного уровня в использовании ЕОСИФ является обеспечение
максимального удовлетворения информационных запросов по профильной
проблематике.
3.2. Все службы НТИ и НБ отрасли являются
пользователями ЕОСИФ.
3.3. Службы НТИ и НБ отрасли в случае
отсутствия запрашиваемых документов по профильной проблематике в своих СИФах, СИФах органов НТИ и фондах
НБ региона должны обращаться в службы НТИ (НБ) вышестоящего уровня:
3.3.1. Службы НТИ ЦГА союзных республик и
архивных учреждений автономных республик, краев, областей - в РСНТИ;
3.3.2. РСНТИ, службы НТИ ЦГА СССР и НИЦТД
СССР - в ОЦНТИ и НБ ЦГА СССР;
3.3.3. ОЦНТИ и НБ ЦГА СССР - в
соответствующие всесоюзные органы НТИ и специализированные библиотеки.
3.4. Направление и выполнение запросов на
получение первичных документов во временное пользование (в оригинале или в копии)
осуществляется по межбиблиотечному абонементу в соответствии с ГОСТ 7.31-81.
Перенаправление службами НТИ отрасли
запросов в органы НТИ (НБ) других министерств и ведомств допускается только на
запросы непрофильного характера с обязательным уведомлением абонента о том,
кому и когда переадресован запрос (абоненту высылается копия сопроводительного
письма).
3.5. Изготовление копий содержащихся в СИФах документов для реализации запросов абонентов и докомплектования СИФа той или
иной службы НТИ (НБ) осуществляется в соответствии с установленным порядком.
3.6. Службы НТИ и НБ архивных учреждений
могут являться постоянными абонентами системы избирательного распространения
информации, осуществляемого службами НТИ вышестоящего уровня.
3.7. Службы НТИ и НБ отрасли обязаны
использовать свои взаимосвязи при подготовке библиографических и
фактографических справок, сборе и обобщении различных информационных сведений
по профильной тематике.
3.8. РСНТИ, ОЦНТИ и НБ ЦГА СССР при
выполнении тематических и других запросов служб НТИ и НБ архивных учреждений
направляют для заполнения карту обратной связи.
3.9. ОЦНТИ и НБ ЦГА СССР осуществляют
координацию и планирование подготовки и выпуска справочника по фондам НБ и
справочно-информационным фондам служб НТИ отрасли.
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ВНЕШНИХ ВЗАИМОСВЯЗЕЙ ЕОСИФ
4.1. Службы НТИ архивных учреждений в
целях полноты комплектования ЕОСИФ нормативными и научно-методическими
разработками организаций и предприятий своего региона, а также материалами
семинаров и конференций по профильной проблематике поддерживают постоянные
взаимосвязи с межотраслевыми территориальными центрами НТИ и ведущими НБ
региона, обмениваясь с ними сведениями о новых поступлениях в
свои СИФы.
4.2. РСНТИ в целях обеспечения полноты
комплектования ЕОСИФ нормативными и научно-методическими разработками
организаций и предприятий республики, а также материалами семинаров и
конференций по профильной и смежной проблематике поддерживают постоянные
взаимосвязи с республиканскими институтами научно-технической информации и республиканскими
библиотеками, обмениваясь с ними сведениями о поступлениях в
свои СИФы.
4.3. НБ ЦГА СССР поддерживает постоянные
связи с ИНИОН АН СССР, ГПНТБ СССР, ГБА, ВГБИЛ, МГИАИ в целях обеспечения
полноты комплектования своего фонда по профильной и смежной проблематике и
удовлетворения информационных запросов.
4.4. ОЦНТИ в целях обеспечения полноты
информационных массивов ЕОСИФ осуществляет централизованный ввод в ЕОСИФ
сведений и материалов из информационных изданий всесоюзных органов информации -
ВИНИТИ, ИНИОН АН СССР, ВНТИЦентр, ГПНТБ СССР, ВЦП,
ВДНХ СССР и других центральных отраслевых органов НТИ.
Приложение N 2
к Приказу Главного архивного
управления при СМ СССР
от 23 января 1988 г. N 13
ПЛАН ОСНОВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
ПО ВНЕДРЕНИЮ ОТРАСЛЕВОГО СТАНДАРТА "ПОРЯДОК
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
СЛУЖБ НТИ ОТРАСЛИ В КОМПЛЕКТОВАНИИ И
ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЕОСИФ"
Срок введения в действие:
с 1 июля 1988 года
┌───┬────────────────────────────────────────┬──────┬───────────────┬─────┐
│
N │ Наименование
мероприятий │ Срок │ Исполнитель
│Прим.│
│п/п│ │ │ │ │
├───┼────────────────────────────────────────┼──────┼───────────────┼─────┤
│
1 │ 2 │ 3 │ 4
│ 5 │
├───┼────────────────────────────────────────┼──────┼───────────────┼─────┤
│1.
│Подготовка организационно-распорядитель-│янв. │Отдел НИМР │
│
│ │ных
документов о внедрении отраслевого │1988
│Главархива │
│
│ │стандарта
(приказа Главархива СССР и │
│СССР, ОЦНТИ │ │
│ │плана основных мероприятий) │ │ │ │
│2.
│Издание и доведение отраслевого │апр. │Отделы НИР и │
│
│ │стандарта до заинтересованных
учреждений│ │ЦГА СССР по │ │
│ │отрасли │ │изданию и │ │
│ │ │ │реализации ар- │ │
│ │ │ │хивовед.
лит-ры│ │
│3.
│Подготовка информационного сообщения
│апр. │ОЦНТИ │ │
│ │(консультации) в экспресс-информации │
│ │ │
│ │серии "Архивоведение,
археография" по
│ │ │ │
│ │применению отраслевого стандарта │ │ │ │
│ │службами НТИ отрасли │
│ │ │
│4.
│Проведение инструктивно-методического │май
│Координационный│ │
│ │совещания с руководителями служб
НТИ │ │совет ЕОСИФ, │
│
│ │ЦГА СССР и РСНТИ по применению │ │ОЦНТИ │ │
│ │отраслевого стандарта │ │ │ │
│5.
│Проведение методических семинаров и
│май - │РСНТИ
│ │
│ │консультаций для работников служб
НТИ │июнь │ │ │
│ │автономных республик, краев и
областей │ │ │ │
│ │по внедрению отраслевого
стандарта │ │ │ │
│6.
│Включение в учебно-тематический план и
│май │ОЦНТИ │ │
│ │учебную программу повышения
квалификации│ │ │ │
│ │работников учреждений государственной │ │ │ │
│ │архивной службы по специализации │ │ │ │
│ │"Научно-информационная
деятельность │ │ │ │
│ │архивных учреждений" (в ИЦКИР)
темы, │ │ │ │
│ │раскрывающей
основные положения и │ │ │ │
│ │требования отраслевого стандарта │ │ │ │
│7.
│Представление в ОЦНТИ оперативной
│IV кв.│Службы НТИ ЦГА │ │
│ │информации о внедрении стандарта и
актов│ │СССР, РСНТИ │
│
│ │внедрения │ │ │ │
│8.
│Организовать проверку внедрения
│I кв. │Комиссия коорд.│ │
│ │отраслевого стандарта в отрасли │1989 │совета ЕОСИФ │
│
│9.
│Подготовка и представление в
│II кв.│Комиссия коорд.│ │
│ │Координационный совет ЕОСИФ акта
о │1989 │совета ЕОСИФ │
│
│ │внедрении
стандарта в отрасли │ │ │ │
│10.│Подведение
итогов внедрения отраслевого │III
│Координационный│ │
│ │стандарта │кв. │совет ЕОСИФ, │
│
│ │ │1989 │ОЦНТИ │ │
└───┴────────────────────────────────────────┴──────┴───────────────┴─────┘
Заместитель директора ВНИИДАД
по научной работе
В.Д.БАНАСЮКЕВИЧ
Заведующий ОЦНТИ
по документоведению
и архивному делу
Г.В.ЧУМИН
Заведующий сектором
В.А.БЛОШТЕЙН